論如何編好工程聲像檔案和電子檔案

為了規范建設工程檔案的管理，統一建設工程檔案的收集；整理；編制；驗收移交標準，其中就要求建立完整準確的系統的工程聲像檔案和電子檔案。比如：四川廣安鄧小平故居紀念館內的聲像檔案和圖片展覽電子檔案就很做得很好，播放十分鐘，就讓參觀者很有震憾力和宣染教育意義。在實際工作中我們往往注重文字檔案和照片檔案，對其編制也比較有經驗。但對工程聲像檔案和電子檔案的編制往往存在多種缺陷。許多資料員根本不知到如何去編好工程聲像檔案和電子檔案。

工程聲像檔案的編制：

（三）編制內容：

1.開工前應拍攝的內容：

（1）工程原址原貌。（從多方位拍攝）

（2）原重要地物或紀念物。

2.主體工程施工應拍攝的內容：

（1）主體工程設計模型。

（2）地基基礎及施工技術工藝制作。

（3）施工現場整體工程施工情況。

（4）重要的隱蔽工程。

（5）主要的鋼筋制作和安裝。

（6）能反映主體混凝土灌筑質量等。

（7）管道及設備安裝。

3.工程施工組織及工程質量應拍攝的內容：

（1）工程開工儀式。

（2）施工中主要的質量檢查驗收。

（3）工程竣工儀式。

4.工程竣工驗收應拍攝的內容：

（1）單體建筑物全貌。

（2）整體建筑物全貌。

（3）室內狀況。

（4）室外環境及設施。

5.工程聲像檔案的質量要求：

（1）工程照片要求圖像清晰，要有文字說明：包括拍攝事由；時間；地點；人物；背景；攝影者。

（2）進行錄像擋案拍攝要求分類拍攝，不同項目要分開拍攝。

（3）拍攝對象應能提供不同角度的場面。

（4）拍攝圖像要求清晰、色彩飽和度正常。

（5）要求盡量采用分辨率達到3000X2000像素的數碼相機拍攝。

（6）要留保同期聲，可插入音樂、解說詞和字幕。

6.工程聲像檔案的歸檔整理：工程聲像檔案的整理編制工作包括：填寫案卷封面、卷內目錄、總說明、卷內備考表和文字說明等。如果是工程錄像檔案，檔案盒上要標有簡單說明，內容包括：工程名稱、錄制人、審核人、或審批人。如果是工程照片就要求符合以下要求：

（1）案卷封皮要用硬紙板，白紙要用80g書寫紙，釘子要用鋁釘，膠水要用硫磷酸酯和富馬酸二甲酯。

（2）案卷封面、卷內目錄、總說明、卷內備考表按規定填寫好就行了。

二.工程電子檔案的編制：

1. 工程電子檔案的種類：文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件。

（1）將紙質文件按照檔案管理要求通過掃描形成的電子檔案。要與紙質文件一一對應，內容要求真實，準確、完整。

（2）將非通用文件格式的電子文件轉換成通用格式。如施工圖CAD電子文件。若無法轉換，則應將其紙質文件掃描成電子文件，以JPEG，TIFF（G4）文件為通用格式。

（3）在無法獲取紙質文件對應的電子文件的情況下，應掃描該紙質文件，并收集掃描后的圖像文件。

2. 工程電子檔案的鑒定：

（1）對每份電子文件要鑒定是否在歸檔范圍內。

（2）對每份電子文件要鑒定是否與相應紙質文件完全一致，若不一致，應重新收集正確的電子文件和紙質文件。

（3）對每份電子文件要鑒定是否包含有效的、可讀的數字物簽名，若不存在，應收集簽名后的文件或紙質文件的掃描件。

3. 工程電子檔案的整理和歸檔：

工程電子檔案的組織和排理順序要求按紙質檔案文件整理要求進行并與紙質檔案一一對應。同一項目的所有電子文件歸檔前應轉換為TIFF格式的圖像文件，同時保留轉換前的電子原件。電子原件與電子轉換件及目錄數據要求分別存儲到符合要求的脫機載體上。