論物資供應工作實施計算機程序化管理

摘 要：物資供應管理包括物資計劃、物資采購、物資驗收入庫、物資保管保養、物資審批發放、物資使用跟蹤管理、物資定限額管理、物資考核分析等工作，在一個企業，生產用的物資常常有上百種，上千種甚至上萬種，物資供應是每個企業再生產的前提，在生產中起著非常重要的作用，物資供應管理工作中有大量手工工作，工作量大、繁瑣且不準確等，本文論術了物資供應工作實施計算機程序化管理的先進性、簡便性和科學性。

關鍵詞：物資 程序化 管理

一、企業傳統的物資管理的特點

物資供應是每個企業再生產的前提，物資管理工作是企業降低成本、節約成本提高經濟效益的最有效的途徑，企業生產所需物資種類繁多，供應商數量多且分散，從生產所需申報物資計劃到最終的分析考核控制管理環節多。由于基層單位分散，物資供應部門往往采用建立多個基層二級倉庫就近供應的辦法，以保證生產正常需要。物資供應部門根據需要對物資的發放權進行集中調配，以最大的程度降低整體倉庫的存貨成本。但采用手工管理手段容易出現一些管理瓶頸：如兩級倉庫庫存不統一、物資使用單位的需求計劃與物資采購部門的采購計劃以及在生產后期的材料消耗考核分析不能形成閉環控制等。市場動態要求響應速度越來越快、物流的流轉要求越來越敏捷；物資電算化的推動和實施，使自身的業務流程得到優化，管理進一步提升。為了進一步提高效率、優化管理。建議使用計算機軟件物資管理模塊系統，從而實現物資供應系統的信息化管理。

二、物資計算機程序化管理系統方案

1.系統提供存貨核算功能：

（1）提供按部門、按倉庫、按存貨核算功能；（2）為不同的業務類型提供成本核算功能；（3）可以進行出入庫成本調整，處理各種異常；（4）方便的計劃價/售價調整功能；（5）存貨跌價準備提取、滿足上市企業管理需要；（6）自動形成完整的存貨賬簿；（7）符合業務規則的憑證自動生成；（8）功能強大的查詢統計功能。

2.存貨核算有以下內容：（1）假退料核算：適應工業企業的要求，增加假退料的處理及核算。（2）期末處理：系統計算出的出庫單價為負數時按零出庫時取成本的方法處理。（3）暫估處理：暫估成本處理菜單名稱改為結算成本處理。對采購入庫業務，如果結算單價與暫估單價不一致自動生成出庫調整單，并可按明細的出庫單生成。（4）出入庫調整單：出入庫調整單可當時不記賬，增加事后記賬的功能。系統自動生成的出入庫調整單。（5）制單：制單時，憑證摘要用戶可自定義?？筛鶕{撥單、組裝單等特殊單據生成憑證。（6）產成品成本分配：產成品成本分配后應可以恢復分配的數據。界面中顯示存貨的編碼、名稱、規格型號、代碼等信息。（7）個別計價的存貨提供按各個批次進行統計分析的功能。（8）存貨差異分攤表、出庫/入庫匯總表增加“對方科目”作為匯總依據。（9）出庫匯總表、入庫匯總表中，按部門核算時，既可按單據部門也可按倉庫所屬部門匯總查詢。（10）存貨總賬可選擇存貨分類的各個級次進行查詢，即允許用戶只查詢某一存貨大類的賬表。（11）庫存資金占用提供按存貨分類各個級次及末級存貨占用分析。

3.業務處理：用戶進行批次凍結、失效日期維護、遠程應用、整理現存量、對賬結賬等操作。

4.賬表：用戶可以查詢各類賬表，包括庫存賬、批次賬、貨位賬、統計表、儲備分析賬表。

三、計算機程序化管理在實際工作中的運用

1.多計量單位：系統設置一個存貨多個計量單位。在存貨檔案中設置每一存貨是固定換算率還是變動換算率，固定換算率支持多計量單位，變動換算率只支持雙計量單位，同原來的模式。

2.批次管理：改進批次管理功能，提供批號合并及自動選擇批號功能。為了方便用戶操作并提高操作的效率及準確性，出庫時提供三種選擇批號的方法：手工確定、批號先進先出、近效期先出。

3.保質期管理：可對存貨的保質期、生產日期及失效日期分別進行管理。在存貨檔案中設置每一存貨的保質期，單據上提供生產日期、保質期和失效日期三項。

4.保質期自動預警：可進行保質期的自動預警（進入系統），自定義各存貨的預警天數，并可在單據上對失效的存貨進行報警控制。

5.貨位管理：為了減化用戶的操作，提高工作效率，對存放位置相對比較固定的存貨提供批量自動指定貨位的功能。

6.不合格品管理：增加對不合格品的管理功能。增加不合格品記錄單，記錄不合格品的產生；不合格品處理單，記錄對不合格品的處理情況；不合格品備查簿，記錄不合格品的產生及處理、結存情況。

7.特殊單據：調撥單、組裝單、拆卸單、形態轉換單等特殊單據增加單據修改、單據審核的功能。單據審核時生成其他出入庫單。

調撥單、組裝單、拆卸單、形態轉換單等特殊單據用戶可選擇是在特殊單據審核時更新現存量還是在其他出入庫單審核時更新現存量。

8.配比出庫、限額領料單：將原參照采購計劃的主生產計劃生成限額領料單時，改為根據采購計劃的生產訂單生成限額領料單；已完成的生產訂單生成限額領料單不再參照；超限額領料時，可設置超限額的范圍，在此范圍內可超限額發料；限額領料單提供批量關閉的功能；配比出庫單的表頭增加出庫類別。

9.出庫跟蹤入庫：對已經出庫的物資進行跟蹤管理，可實現對該種物資保管的質量、供貨供應商進行跟蹤管理，同時也是計算存貨庫齡的依據。領料出庫單跟蹤材料入庫單提供兩種方式的跟蹤，第一種由供應科手工跟蹤。第二種方式由系統自動跟蹤，自動跟蹤提供先進先出、先進后出兩種方法。

10.遠程應用：可單獨對基礎檔案進行導入、導出?；A檔案可選擇檔案的具體某個字段進行導入導出，以解決集團總部與分部之間的數據權限及數據保密性的要求。導入、導出單據時用戶輸入過濾條件后，系統將滿足條件的單據顯示在屏幕上，提供用戶再次選擇并確認單據的功能。

11.出入庫成本：用戶可按各種單據分別設置單據單價及金額來源。錄入出入庫單時系統可自動計算單價、金額。例如出入庫單用戶可選擇自動帶入存貨的參考成本、最新成本、計劃單價或根據計價方式自動帶入單價。

12.替換件：出庫時，如果存貨可用量不足，用戶可選擇用存貨的替換件進行出庫。

13.單據應收應發數：入庫單增加應收數量和應發件數兩列，出庫單增加應發數量和應發件數兩列，以解決不同部門之間的分工協作及權限劃分的問題。如采購業務，應由采購員填寫應收數，庫管員根據實際入庫情況填寫實收數；產成品入庫業務，車間生產完工后，由車間人員填寫產成品入庫單的應收數，庫管員根據驗收入庫情況填寫實收數。對于庫存調撥業務，調度員填制調撥單，調撥數即為調出倉庫的應發數和調入倉庫的應收數，調入倉庫的庫管員根據實際收貨情況，填寫實收數。

14.最高最低控制：最低庫存量也稱保險儲備，是指保證生產正常運行時的最低物資儲備量，低于此儲備量將出現生產中斷的最低儲備量。最高儲備量是指在控制周轉率、周轉次數的最高庫存量，最高最低物資庫存量報警和預警可按該種物資的庫存量進行控制，也可周轉率、周轉次數進行控制，用戶在選項中設置。

15.各種賬表，過濾條件中如果有存貨，則可按存貨的16個自定義項作為過濾條件。

16.單據表頭表體增加自定義項，存貨檔案增加自定義項，庫存的賬表查詢要相應增加自定義項。

17.收發存匯總表、存貨分布表等報表增加金額列，用戶可選擇按參考成本、最新成本、計劃價（售價）查詢金額。

18.實物賬：如果用戶以審核作為實物出入庫的標志，則審核日期為實物實際出入庫的日期，為了查詢實物賬，因此收發存匯總表、出入庫流水賬等賬表的過濾條件中加審核日期的起止范圍條件，既可按存貨實際出入庫的日期（即審核日期）進行查詢，也可按單據日期進行查詢。

19.收發存匯總表、流水賬按項目統計：可按單據上的項目進行統計分析。如查詢各項目存貨的出入庫情況。

20.現存量查詢：用于查詢存貨的最新現存量信息?？砂磦}庫、存貨、批號、貨位、條形碼等關鍵字進行組合查詢。

21.不合格品備查簿：用于查詢不合格品的發生及處理情況。

22.入庫跟蹤表：用于查詢出入庫跟蹤的存貨的來源及去向。取消原批次結存表。

四、物資程序化管理的目的和意義

物資供應管理信息系統從統一采購管理的角度出發，以生產為龍頭，合理地平衡、制定需求計劃和采購計劃，合理安排配套物資的搭配比例，科學降低庫存資金占壓，使企業獲得更大的經濟效益。運用信息化的平臺，將分散的倉庫物資管理信息通過聯網集中及時傳送，解決了倉庫多而散、管理難的問題，并以此為契機，幫助企業強化管理，真正達到提高物資管理水平、控制成本和提升生產效率的目的。

物資程序化的推動和實施，使自身的業務流程得到優化，管理進一步提升。為了進一步提高效率、優化管理。建議使用計算機軟件物資管理模塊系統，從而實現物資供應系統的信息化管理。