淺談貨幣資金內部控制設計

摘 要：貨幣資金是流動性最強的資產。它的特點是普通的可接受性，即可以有效地隨時用來購買商品、貨物、勞務或償還債務。貨幣資金包括現金、銀行存款及其他貨幣資金。一般的挪用、貪污、私分公款等違法亂紀的行為都與貨幣資金管理不嚴、漏洞明顯有關，因此各級單位歷來都非常重視對貨幣資金的監管和使用，強化貨幣資金內部控制和管理，保障貨幣資金的安全是單位日常財務管理的一項重要內容。

關鍵詞：貨幣資金；內部控制；設計

中圖分類號：F59 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）24-0076-02

一、貨幣資金內部控制目標

內部控制是外來語，即Internal Control System。美國會計學界權威機構在《內部控制一整體框架》的報告中提出，內部控制是有企業董事會、經理當局以及其他為達到財務報告的可靠、經營活動的效率和效果、相關法律法規的遵循三個目標而提供合理保證的過程。

我國較早出現“內部控制規范”是1986年由財務部頒發的《會計基礎工作規范》中提出的，該規范只涉及內部會計控制，其定義為“單位為了提高會計信息質量，保護資產的安全、完整、確保有關法律法規和規章制度的貫徹執行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序”。這個定義一直被使用，直到2001年6月22日財務部財會41號文件《內部會計控制規范—基礎規范（試行）》的文件，同樣將“保證會計資料真實，保護單位資產安全，確保國家法律法規貫徹執行”作為內部會計控制的目標。

貨幣資金內部控制目標是單位管理層建立健全內部會計控制的根本出發點。貨幣資金內部會計控制的目標如下：（1）貨幣資金的安全性，是指通過良好的內部控制，防止貨幣資產流失。確保單位庫存現金、銀行存款、有價證券和其他貨幣資金的安全，預防貨幣資金被盜、詐騙和挪用的事件發生。（2）貨幣資金的完整性，是指要確保單位收到的貨幣資金全部及時入賬，檢查單位應收的貨幣資金是否已經全部入賬，預防私設“小金庫”等來侵占單位收入，建立應收貨幣資金臺賬，定期檢查核對，及時與相關部門溝通催繳，保護貨幣資金的完整。（3）貨幣資金的合法性，是指保證貨幣資金取得、使用要符合國家財經法規的規定、會計制度和稅務要求，使用票據規范，手續是否齊備，以確保國家法律、法規在本單位的貫徹執行。（4）充分發揮貨幣資金的使用效益。避免和降低貨幣資金使用過程中的各種風險，尤其是債務風險，加強貨幣資金預算管理，讓單位領導充分重視預算的重要性，科學預算，合理配置短期債務和長期債務的比例，控制債務總量。合理調度貨幣資金，使其發揮最大的效益。

二、貨幣資金流轉過程中常見的錯弊行為及其形成原因

（一）涂改憑證金額

會計人員利用原始憑證管理上存在的漏洞或業務上的便利條件，使用一定的方法，更改發票或收據上的金額，改小收入或改大支出，從而達到貪污的目的。其原因是會計主管人員或指定人員未認真審計原始憑證。

（二）票據“頭尾”不一

票據出票時往往需要套寫，而經辦人員在套寫時不是三聯票據一起復寫，而是先寫發票聯，再寫存根聯和記賬聯，這樣就造成票據記賬聯、存根聯和發票聯金額不一致，從而達到收多報少或支少報多的目的，貪污差額款。其原因是填制收付款原始憑證崗位與收付款崗位職責未分開，或是崗位職責雖然已分開，但在日常工作中沒有監督和及時檢查，核對票據存根和票據記賬聯的金額是否一致。

（三）“丟失”票據或使用不符合規定的憑證

經辦人員對收入現金的票據，有意丟失，或不及時入賬，將現金據為己有；或用收據、白條等憑證向交款人開票，隱匿現金，達到貪污的目的。其主要原因是單位票據管理方面存在漏洞，未能有效地控制票據的數量和編號，也未對收據領用人及時催繳和對收據使用情況的核查，對收入款項的監督不力，造成單位應收收入的減少。

（四）公款私用，挪用現金

經辦人員采用虛寫或涂改現金繳款單等做法，未將款項及時繳存銀行，把公款轉入“小金庫”，挪用后進行體外循環，從而達到侵吞公款或長期占有公款的目的。其主要原因是未建立有效的票據使用制度，稽核人員未發揮作用，未定期或不定期對庫存現金進行賬實核對，未定期將銀行存款日記賬與銀行對賬單進行核對。

三、貨幣資金內部會計控制設計

（一）會計系統的控制

會計系統的控制范圍包括各種應收收入及欠款回收。在單位規定會計期間發生的貨幣收入業務是否已經及時收回并均已按規定計入有關賬戶。通過收入、支出及往來款項變化情況，或記賬截止日后入賬的收入和支出，查找未及時入賬的貨幣資金。其控制方法一般有以下幾種：

1.原始憑證控制。原始憑證包括發票、收據和自制單據等，對原始憑證的控制是利用發票、收據和自制單據編號的連續性，不定期核對收到的貨幣資金與發票、收據和自制單據的金額是否一致；根據票據日期，核對款項是否及時入賬，以確保應收到的貨幣資金全部、及時入賬的一種控制手段。原始憑證種類很多，對外來原始憑證是否符合國家票據管理要求，有無稅務監制章、財政監制章和單位財務專用章或發票專用章；數量、單位、單價、金額是否正確；經辦人、驗收人、批準人手續是否齊全，但目前有些單位發票及收據管理較混亂，給控制設計增加了難度，如違規開具“大頭小尾”“小頭大尾”發票，或不給服務對象開發票。空白發票、收據到處可買，自制收據，收據不聯號或無號，或以白條代替收據，用假發票、假收據報銷，用舊發票、舊收據、重復報銷等。因此，對于發票、收據建立臺帳進行管理。在此基礎上，利用發票編號的連續性，設置專門崗位，負責對存根聯與入賬聯定期或不定期進行抽查核對工作，用于防止發生錯誤與漏洞。

2.銀行對賬單控制。銀行對賬單為各單位開戶銀行于月底寄送給開戶單位的表明銀行賬戶收入和支出詳細資料的文件，是單位和銀行進行對賬的主要依據。單位應將銀行對賬單的期初期末余額與單位銀行存款余額進行核對，以確保銀行存款真實性與完整性的一種控制方法。通過定期獲得銀行對賬單，對銀行存款日記賬進行逐筆核對，查實銀行存款余額，找出未達賬項并編制銀行存款余額調節表。

3.應收和應付款項的核對控制。應收和應付款項核對控制是通過定期與對方核對應收和應付款余額，用于發現是否挪用、貪污單位貨幣資金等違法行為，以達到應收款項及時入賬或貨幣資金是否真實的一種控制方法，另外要注意對于長期掛賬的應收款項，及時發現是否有收回款項不交回沖賬或不及時報銷沖賬的情況。

（二）貨幣資金安全性控制

貨幣資金安全性控制的范圍包括：現金、銀行存款、其他貨幣資金，由于應收、應付票據的變現能力較強，故也將其納入貨幣資金控制范圍內。貨幣資金安全性控制方法一般有以下幾種：

1.賬實盤點控制。賬實盤點控制是通過定期或不定期對貨幣資金進行盤點，以確保現金賬面余額與實際庫存相符。不得白條抵庫和挪用現金，以確保企業資金安全的一種常用的控制方法。單位庫存現金的盤點通常包括對已收到但未存入銀行的現金、零用金、找換金等的盤點。按盤點的時間可以分為定期盤點和不定期盤點，不定期盤點的控制效果通常比定期盤點好，不定期盤點的主要特點就是突擊性強，會給貨幣資金相關崗位的負責人產生一種無形的、潛在的壓力。

2.庫存現金限額控制。庫存現金限額控制是規定單位每日允許留存現金額度，超過庫存限額的貨幣資金送存銀行，為了降低保管庫存現金的風險，單位要科學合理地制定庫存現金余額，從而降低貨幣資金保管中的危險性，這也是會計基礎規范的要求。

3.章票隔離控制。指單位管理各種銀行支票人員和管理銀行預留專用章人員分離。以確保貨幣資金實物安全。

4.不相容崗位相互分離控制。不相容崗位相互分離控制是將不相容崗位分別由不同的人負責，以達到相互牽制、相互監督的作用的一種方法。某項經濟業務授權批準的職務和該項經濟業務執行的職務分開，經濟業務事項和會計事項的審批人員、經辦人員的職責權限必須明確、相互分離、相互制約。重大對外投資、資產處置、資金調度和其他重要經濟業務事項的決策和執行必須相互分離、相互監督、相互制約。執行某項經濟業務的職務和審查稽核該項經濟業務的職務應分工，防止相關人員篡改會計數據、假造票據。貨幣資金收支與記賬分離，即出納不得兼任稽核、會計檔案管理和收入、支出、費用、債權債務賬目的登記工作。建立回避制定，單位負責人的直系親屬不得擔任本單位財務機構負責人，財務機構負責人的直系親屬不得擔任本單位出納工作。

（三）授權批準的控制

授權批準的控制是要求各單位明確規定涉及會計及相關工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內容，單位內部的各級管理層必須在授權范圍內行使職權和承擔責任。一般授權是指日常情況下對正常經濟業務事項的授權，具有一定的規律性和穩定性。特殊授權是指特殊、緊急情況下對非正常經濟業務事項的特殊授權。這種授權方式具有一定靈活性，但也常常含有較大的風險，要謹慎實施。授權批準也是對貨幣資金收入、支出過程的一種控制。貨幣資金的收取必須嚴格執行國家有關部門制定的收費項目和收費標準，做到手續齊備、入賬及時。

（四）定期輪崗的控制

定期輪崗的控制是對單位財務人員要建立定期換崗和輪崗制度，防止一個人在財會部門長期做同一個工作。通過換崗、輪崗可以使財會人員學習新業務，掌握新知識，經驗更加全面，閱歷更加豐富，綜合能力進一步提高，又使常年不“挪窩”易滋生的懶惰習氣得以克服和抑制，還可能使一些長期隱蔽的違規行為因人事變動、他人接手而揭示出來，可謂一舉三得。當然人員輪崗也必須注意連續性、可操作性和相對穩定性，否則可能事倍功半。

四、加強會計電算化建設，提高貨幣資金內部控制效率和效果

第一，要運用計算機對各項會計業務進行檢查。

第二，建立一套先進的財務內部控制信息系統，用現代化手段對財務數據進行整理分析。

第三，在應用軟件開發中，設計會計處理程序時要將制約、監督等風險控制防范功能融入其中，使操作人員必須按照權限和有制約的操作程序才能進入系統處理會計業務，以防范技術風險和防范計算機犯罪。

總之，社會在不斷發展，管理也在不斷改進，在今天有效的控制制度到明天就不一定有效。如果內部控制制度的發展和社會的發展不能同步，那么內部控制制度也會失去應有的作用。因此我們及時根據外部變化，建立與環境相適應的、完善的內部貨幣控制制度體系，才能達到加強貨幣資金管理、杜絕資金安全問題發生的目的。