淺談如何做好高校公文審核工作

摘 要：高校公文審核是具有很強的業務性的工作，要做好高校公文審核工作，必須建設好公文審核隊伍，完善責任機制和協調機制，堅持先排后審、印前再審，逢文必審、每字必核，審寫分離、急文慎審三個原則，審核程序、內容、結構、格式四個要點。

關鍵詞：高校；公文審核；隊伍；機制

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）24-0328-02

高校公文審核是具有很強的業務性的工作，要做好高校公文審核工作，涉及審核人員素質、工作機制、審核原則、審核要點等方方面面。下面筆者結合工作實際，對如何做好高校公文審核工作做一些粗淺的探索。

一、建設一支隊伍

建設一支素質高、能力強的人員隊伍是做好高校公文審核工作的基礎，其為高校公文審核提供重要的人力支持和智力保障。高校公文審核人員每天面對來自不同部門、不同單位的內容包羅萬象、質量參差不齊的代擬稿，如果其工作作風不嚴謹細致、理論功底不扎實深厚，就很難履行好公文審核的責任，甚至產生不良后果。因此，需提升高校公文審核人員隊伍的綜合素質和能力。

一是培養認真負責的工作態度。高校公文出現錯誤，甚至是小的錯誤，就有可能損壞學校形象，甚至出現更嚴重的后果。當前高校的一些公文出現錯漏現象，正是因為責任心出了問題，因此，要培養公文審核人員“眼里容不得沙子”的工作態度，時刻緊繃負責、嚴謹之弦，認真對待每一份公文，遇到問題不輕易相信、不隨便盲從，要根據已有知識和已有經驗仔細地推敲、小心地求證，確保不出現錯誤。

二是夯實扎實深厚的理論基礎。要全面系統地學習上級的各項政策和各類文件，真正弄懂掌握各種新的提法、新的要求、新的規定。要深入學習公文的基本理論，把握公文的基本寫法、一般要求、構成要素等。還要對高校公文可能涉及的教育、就業、文化等各個行業、各個領域的知識有比較全面的了解，力爭以更高的站位、更開闊的視野審核公文。

二、完善兩個機制

完善工作機制，往往能提高高校公文審核工作的效率和水平，使審核工作事半功倍。在高校公文審核實踐中，可以通過完善責任機制和協調機制促使公文審核高效運轉。

一是完善責任機制。公文審核是一項講規范、重程序的工作，每一個工作環節都要專人負責、跟進落實，才能確保公文的質量和時效性。在實際工作中，我們明確了擬稿部門和學院辦公室的職責。第一，擬稿部門職責。擬稿部門待發公文原則上必須經部門領導親自審核簽名后方能送院辦辦理，緊急公文須至少提前一天送至院辦，特事特辦公文必須由分管院領導在發文稿紙上備注緣由。發文單位擬稿人是公文質量的直接負責人和院辦發文對接人，對公文質量全面負責。第二，學院辦公室職責。學院辦公室審核專崗文秘人員負責對公文資料查證、編號送印、體例把關、格式審定、文字修改等等進行把關，辦公室主任主要從事工作管理、事項協調、請示領導等工作。院辦審核結束后將修改好的文稿發回部門公文對接人，確認無誤后再行發文。

二是完善協調機制。高校公文審核工作需要協調，整個審核過程就是統籌兼顧、協調各方、集思廣益的過程，協調到位，審核就能達到事半功倍的效果。高校公文審核工作中的協調要著重做好兩點。第一，協調好領導意見。主要有：通過周全到位的協調，掌握實際情況，補充必要信息，輔助并完善領導決策；通過請示、匯報、調解，把不同部門、不同領導的不同意見，甚至是存在分歧的意見協調一致，統一到公文中，反映各方意愿；通過提出有理有據的意見和建議，對某些不成熟甚至不科學的發文決策進行堅決的否定。第二，協調好部門意見。充分發揮辦公室作為高校行政樞紐的優勢，廣泛征求、充分尊重并認真研究各部門意見，在溝通、討論、協商的基礎上做出判斷和取舍，通過協調使各個部門意見達成一致，為領導決策提供全面、客觀、科學的依據。

三、堅持三個原則

高校公文審核必須堅持一定的原則，才能提升公文審核水平，避免出現大的差錯，出現不良后果。在工作實踐中，要堅持以下三個原則：

一是堅持先排后審、印前復審原則。公文起草完畢后，要先按照規定格式排版，打印好后再進行審核，避免由于疏忽大意而出現起草文稿和排版文稿不一致的現象。同時，公文打印好準備發出前，還要進行最后一遍全面、認真、細致的審核，這可以說是保證公文萬無一失的最后一道防線。在這道防線中，如果發現了錯誤，還可以及時進行更正，避免產生不良后果。

二是堅持逢文必審、逐字審核原則。無論公文的篇幅長與短、質量優與劣，都要對公文進行認真細致的審核，不能形成公文篇幅較短、內容簡單就放松審核甚至不審核的錯誤心理和習慣。同時，要逐字地審核公文涉及的時間、地點、人名、數字、引文等內容是否準確、規范，發現錯誤及時更正。審核篇幅長的文稿時更要精力集中，不能有任何疏忽和大意。

三是堅持審寫分離、急文慎審原則。只要條件允許，公文起草和審核最好由不同的崗位人員負責。原因在于，起草人員在起草公文時已經形成固定的思維模式和視覺模式，如果公文成稿后再由其負責審核，就很有可能得到“公文很好、沒有任何問題”等答案，致使可能存在的問題沒有被發現。同時，據初步統計，在審核工作中容易出現錯誤的公文往往是那些急于發出的公文。出現這種情況，是因為時間較緊，審核人員由于急于完成任務，往往不能保持平和的心態所致。因此，在審核公文尤其是審核急文中，一定要調整好心態，要沉得住氣、穩得住勁。

四、審核四個要點

做好公文審核工作，對于提升高校公文規范性、權威性，提高高校公文質量意義重大。在實際工作中，應從程序、內容、結構、格式四個要點上對公文進行全面、認真、細致的審核，確保公文權威有效、嚴謹縝密、規范達意、體例正確。

一是審核程序，確保公文權威有效。審核程序是高校公文審核的第一個要點，即首先要審核發文的必要性、程序性。對于發文是否有必要，需要辦公室人員做出正確判斷，比如部署一般性、常規性的工作的，就沒有必要發正式紅頭文件，因為正式發文是嚴肅而權威的，可發可不發的就堅決不發，發文過多、過泛，將損害公文嚴肅性和權威性。

對于必須發的公文，要審核發文程序是否齊備，即關鍵環節是否齊全。如果關鍵環節不齊備，或者有關手續不齊全，必須要求相關部門補齊完善后方可發文，否則予以退回重來。嚴格遵循公文的審核程序既可避免出現問題后找不到責任人（部門）或者彼此相互推諉，又可提升公文的準確性與整體質量，確保公文不出差錯、運行規范，維護學校的良好形象。

二是審核內容，確保公文嚴謹縝密。審核公文內容，主要是要審核公文的主題、觀點和材料。首先是審核主題，要審查公文主題的鮮明性、單一性。鮮明性是指提倡怎么做、反對怎么做，或者支持什么，不支持什么，都必須要旗幟鮮明、準確無誤地表達出來，不能含糊其辭、模棱兩可。同時，公文必須突出重點、抓住主要矛盾，不能眉毛胡子一把抓，否則結果會什么都講不通、講不透，甚至讓人誤解，與發文的目的背道而馳。其次是審核觀點，其標準否準確明白。凡觀點提煉不準確、不能準確反映學校或部門意圖，就要重新提煉或加以修改，直至達到準確明白為止。最后是審核材料。主要是審核材料是否確鑿翔實。我們審核公文材料，要判斷材料中的有關時間、地點、人物、政策、規定等內容是否確鑿。只有材料確鑿的公文才是合格的公文。同時，要認真審查材料是否翔實。只有全面占有材料，整體把握和全面分析具體情況，才能用材料充分論證、表達主題意思。

三是審核文字，確保公文規范達意。在高校公文審核中，公文的文字是要素最多，也是需要花最多精力的地方。首先要核標題。要看公文標題能否簡明準確地概括公文的主要內容以及正確地標明公文的種類。也要看標題標點符號的使用恰當與否，除了用頓號、書名號或引號外，一般情況下公文標題中是不能用其他符號的。還要看題目的排列是否符合對稱、美觀的標準，以及轉行時詞語是否有斷行等情況。其次要核字數。要圍繞公文的中心內容，抓住重點，做到開門見山，不講空話套話，把一切與主題無關的內容、材料和論述都刪掉。最后要核用語。用語達意一般與單位風格和文字工作者的文風有關，其審核沒有固定的標準。但也有其基本的要求，即要準確莊重，文雅得體，這只能在實踐中去仔細琢磨和體會。

四是審核格式，確保公文體例正確。首先要審核公文的組成要素是否齊全、恰當。公文有文頭、密級、標題、主送機關、簽發人、附件、成文時間、主題詞等十幾種要素，每個都有其特定的含義和作用，如果公文少了某一個或幾個要素，就會影響公文的效力和單位的形象，因此一定要通過審核確保要素齊全。其次要重點審核文頭。要審核發文字號用得是否準確，發文字號包括機關代字、年份、序號。其中要注意年份的括號和公文序號的寫法。最后要重點審核文尾。文尾主要包括主題詞、印發單位、發送單位、日期、印量等幾種要素，其中關鍵是要審核主題詞，包括其是否直接、全面、客觀等。

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