淺談高職院校人事管理信息系統建設

摘 要：建立一套完整的數字化的高職院校人事管理信息系統，可以實現辦公網絡條件下的自動化、數字化管理，并能夠在提高管理效率、提供決策依據和實現信息互通、資源共享、優質服務等方面都起著至關重要的作用。

關鍵詞：高職院校；人事管理；信息系統；建設

中圖分類號：G710 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）24-0322-02

隨著現代化、科技化的不斷發展，高職院校的人事管理工作，已經取得了進一步的發展，從手工操作逐漸轉變為計算機管理。人事信息的網絡化管理即高職院校所建立的人事管理信息系統已經成為高職院校人事管理工作的主流。

高職院校的人事管理信息系統的建立可以擴大人事信息資源的整合，極大地提高了組織、人事、教務、科研等部門的工作效率和服務質量，同時也為學校節約了大量的人力和物資資源，取得了顯著的經濟效益和社會效益。

一、高職院校建設人事管理信息系統的必要性

建立一套完整的高職院校人事管理信息系統可以有效地將全校教職員工的個人信息進行集中整合，形成一個較大的信息資源庫，可以有效地掌握人事異動信息，隨著高職院校辦學規模的不斷擴大，人員流動越來越頻繁，能夠有效地將教職員工的學歷、學位、職務、職稱、科研、考察、進修、培訓、社會服務以及教學情況等數據進行必要的掌握以及能夠及時地跟蹤調整，改變了采用傳統的office組件中的Word、Excel等電子文檔操作、保存的各類數據，往往會出現更改不及時，或顧此失彼，而且修改后的都是當前最新數據，而歷史數據不易保存，即使保存了也不易查找、統計。

高職院校才培養工作狀態數據采集、師資隊伍建設、事業單位年報、高等學?；鶎訄蟊淼刃畔⑸蠄蠊ぷ魍侨耸鹿芾砣藛T較為頭疼的工作之一，傳統的手工操作，不但浪費時間，而且不敢保證數據的準確性，并且不能夠實現數據的共享，人事管理信息系統的建立可以實現數據的自動匯總、分析，管理人員只需設定相應的匯總分析類別，便可以實現相應的操作，大大地提高了人事管理工作的工作效率，而且保證了數據的準確性。

人事管理信息系統的建立可以將全校教職員工的信息有效地匯總在一起，并可以查看相關的佐證材料，這樣可以改變原始的檔案查找方式，教職工的提職資格審察、職稱評定的資格審核、科研成果的申報以及人員退休的審核等完全可以調整電子檔案進行信息的核查，這樣可以提高核查的速度，減少紙質檔案的翻閱次數，使紙質檔案保存更加完整。

二、高職院校人事管理信息系統的設計原則

高職院校人事管理信息系統的建立應當與國家、省、市相關信息采集的相關信息集和信息項保持完全一致，盡可能地遵守并符合國家的相關標準。按照本學院的機構設置以及人事管理層次和模式進行建構，適合人事管理機構的管理，按類別設定不同的權限，滿足更多人員的查找需求，在權限范圍內全面提高學院各部門（單位）對人事信息查找、使用的便捷性。

人事管理信息系統的建立不應單純考慮現有狀況，在設計過程中要富有遠見性，系統的開發應采用較為成熟、可靠的先進技術，能向不斷發展中的現代技術過渡的產品，綜合考慮當前的實用性、較高的性能價格比、系統使用的生命周期、系統今后的擴展和升級等幾個因素。

人事管理信息系統應具有方便和強有力的網絡管理功能，具有較好的可維護性，信息的開發設計要簡便，便于人事管理人員較快地掌握系統的應用，也能夠較好地實現系統的維護與管理的操作。

人事管理信息系統的建立要注意信息的安全性，信息的共享可以有效地提高工作效率，但相對而言就會使信息的安全性能降低，在人事管理信息系統的設計之初要進行深入的調研，征求意見，設計好權限的下發，保證信息的安全。人事管理信息系統的建立，要從硬件、軟件、數據、用戶等多環節全面考慮信息系統的安全保密要求，從技術設計和管理體制上把好關。

三、高職院校人事管理信息系統的功能實現

實現教職工信息統一管理。建立高職院校人事管理信息系統，除了人事基礎的信息之外，教師的教學、科研等也是人事管理信息系統內部數據之一，這樣可以將教師在工作期間的所有的相關信息均予以記錄，以免出現數據的多部門登記，同時也避免了一個部門需求多種數據，由多部門（單位）提供。

建立高職院校人事管理信息系統，可以實現數據的共享，以及信息材料的網上傳遞，避免佐證材料的復印，實現無紙化辦公。

建立高職院校人事管理信息系統，在實現基礎材料完整的前提下，可以按不同類別、不同條件的進行數據的查詢、統計功能，并且可以形成直觀、豐富的圖形圖表，動態的分析可以提高工作的效率，保證準確性，并可以通過WORD、EXCEL等軟件格式導出，便于電子統計的保存。

四、高職院校人事管理信息系統的功能模塊設計

根據人事管理部門職責的不同，通常高職院校人事管理信息系統需要預設以下模塊：人事信息管理模塊，人事檔案管理模塊，人員（異動）管理模塊，工資福利管理模塊，崗位設置與聘任管理模塊，職務（等級）評聘管理模塊，年度考核管理模塊，培訓進修管理模塊，掛職鍛煉模塊，社會服務模塊，人才招聘管理系統，提醒管理系統，數據統計分析系統，系統管理模塊。

（一）人事信息管理系統

人事信息管理系統模塊需要支持不同部門的不同用戶可以有不同的操作權限和操作范圍，信息采集工作可以采取教職員工本人填報，部門（單位）可在辦公室設定一名管理人員，并賦予管理、審核的權限，各部門（單位）管理人員一方面可以將教職工所填寫的人事信息數據審核后及時通過網絡進行上報，另一方面也可以迅速地接收到人事管理部門所反饋的各種人事信息等。采用這樣的管理運行模式，人事管理部門以及基層單位可以對信息進行有效地采集和維護，建立可靠的基礎庫，實現一次錄入，多次使用，資源共享，保證數據的一致性、時效性。

（二）人事檔案管理模塊

在實現原有傳統人事檔案管理的基礎上，人事管理信息系統可以不斷地豐富教師專業知識結構、學術科研成果水平及實際工作業績等材料，逐步達到教學業務檔案和人事檔案的相互融合。一方面能夠更加全面地反映教職員工各方面業績成果，另一方面將紙質檔案轉變為電子信息檔案，為教職員工在今后的出國培訓、進修、離職等服務提供了極大的方便。

（三）人員（異動）管理模塊

通過此模塊可以有效地掌握學校人員的部門（單位）變化情況以及新入職、退休人員的具體情況。實現人員（異動）網絡化管理，當有新員工入職時可以在簽訂合同后，通過網絡程序，完成相應的報到手續，退休同理。當學校人員部門（單位）發生變化，或職務發生變化時，也可根據學校的相關文件調整相應的項目，通過網絡告知各部門（單位）。

（四）工資福利管理模塊

工資福利管理模塊包含教職員工的工資管理、薪級管理、崗位津貼管理、績效工資管理以及保險管理、喪葬費管理、公積金管理等。通過此模塊的操作管理，可以根據人員的增加、減少、職稱職務的調整等流程傳遞的數據，對相關人員進行工資變動處理；對人事代理人員和企業性質人員的保險繳納情況進行管理，自動生成相應報表；學院福利、加班費的發放情況進行信息化管理。避免手工操作，減少錯誤率。

（五）崗位設置與聘任管理模塊

按照省、市人社部門的統一安排部署，根據學院編制的核定情況確定各類人員以及各等級人員的數量，通過網絡發布崗位設置和聘任方案，教職工可以在網上進行相關申報工作并通過網絡上傳提交申報材料。完成崗位設置與聘任的網上操作，包括信息報送、表格的填寫以及崗位及等級的即時調整等。

（六）職務（等級）評聘管理模塊

職務評審的教職工在人事管理系統的相應模塊填寫職稱評審表格，相關職能部門通過人事管理信息系統進行申報人員所提交的相關佐證的審核工作。利用人事管理信息系統可以減少職稱評審時表格手工填寫、數據審核的重復性勞動，提高材料的準確性和工作效率，且能讓評委了解到申報人員更全面的信息，使評審工作更加公開透明。

（七）年度考核管理模塊

年度考核工作是事業單位院校每年都要進行的一項工作，通過此模塊的操作，可以實現員工在人事管理信息系統中填寫年度考核表，并通過系統傳至部門（單位），統一報至人事管理部門。并可以通過系統進行考核結果的數據統計與分析功能。

（八）培訓進修管理模塊

當教職員工擬進行學歷、學位教育以及業務能力培訓時應進入本模塊填寫相應的表格，進行申請，當批準后方可進行；當教職員工完成學歷、學位教育或業力能力培訓時，應在系統中提交總結并附相應的佐證材料。

（九）社會服務模塊

高職院校的特征之一便是社會服務工作。高職院校的教師基本上都是雙師型教師，具體企業的兼職經驗，或參與到一些社會科研等。通過此模塊可以對高職院校教職員工在企業兼職、或參與企業研發等情況進行記錄備案，并進行統計分析。

（十）人才招聘管理系統

當學校進行人員招聘時，可以在學校的主網站發布人才招聘的政策以及人才招聘的相關信息。應聘人員可以登錄人事管理網站進行注冊申請，在網上登錄系統，填報應聘信息，并提交相應的佐證材料，人事管理人員在網上查看并審核應聘人員信息，并可以將應聘人員信息分撥至用人部門（單位），使用人單位可以全面了解報名人員的基本情況，組織考核面試，并在網站進行公示。實現人才招聘工作的網絡化、信息化管理。

（十一）提醒管理系統

提供待辦事項通過系統消息和短消息提醒等多種功能。當管理員需要傳遞消息給某用戶的時候，可以通過系統給某人發消息，如果沒有回復則系統會不斷提醒該用戶有任務要做。同時本模塊還支持將消息內容發送到用戶手機上。

（十二）數據統計分析系統

人事統計報表是人事管理工作中必不可少統計項目之一，手工統計的數據可能出現統計的誤差，尤其在現在報表多表關聯的情況下，即使一點點的錯誤也會導致數據的無法提交，使用數據統計分析統計，可以方便人事管理人員使用特定的統計功能和豐富的查詢功能，可以按用戶的要求進行任意的查詢。方便各類人員查看相關信息，為學院各類報表填報、師資隊伍建設、人事調整、政策制定提供信息支持。

總之，高職院校人事管理信息系統的建立是高職院校“數字化”校園建設的重要組成部門。通過人事管理信息系統的建立，可以不斷提高高職院校的人才服務質量，提升高職院校教育教學水平，為社會的發展提供更多的技能型、復合型人才。