信息系統在科技項目中應用淺析

一、引言

目前，我國科技項目管理還處于一個比較松散的粗放的管理模式，尤其其中的費用管理與國家要求的專款專用，資金流轉清晰還有一定的差距。鑒于此，急需一套應用系統，一方面對科技項目管理流程進行規范，另一方面解決科技項目資金核算問題，滿足上級單位對科技項目的審計要求，借助ERP信息系統通過創新性WBS結構搭建及開發針對現狀提出了新的科研項目管理系統的設計目標并已建立起了規范的項目管理業務流程。

二、科技項目核算現狀及目標

科技項目核算管理在PS科技模塊上線前采用訂單形式與fico模塊集成，與公司集團化管理需要、科研全成本核算及分資金來源單獨核算等要求尚存有差距，開展ERP PS科技模塊上線主要實現以下5個目標。

（1）四個維度（單個項目、資金來源、成本費用、執行單位）的項目管理和成本核算。（2）按照國家預算科目下達預算，歸集成本。（3）多單位參與的項目完整統一核算。（4）科研項目WBS規則梳理。（5）生產中科研經費歸集思考。

三、ERP PS科技模塊具體實施思路

圍繞實施目標，公司主要通過工作分解結構搭建、預算管控、會計科目和科研科目對應等三方面進行重點設計。

3.1 工作分解機構設計思路

在進行項目結構分解時，可以參照以前相類似的項目或事先確定好的標準工作分解（即SAP標準WBS），拷貝生成新的項目結構，通過此種方法，可以大大簡化項目分解的工作量。

按照關鍵方案確定中的原則，除科技投入統計類的項目、前期費用歸集項目以外，科研項目的工作分解以課題作為拆分的依據，以立項時的課題作為項目定義，同時也作為第一層WBS元素。第二層按照子課題逐級拆分，同時項目管理作為本層的獨立的一個WBS元素，表示在項目過程中承擔單位的項目管理工作。第三層按照課題的工作包拆分，分為自有工作、對外委托工作以及對內委托工作。第四層按照資金來源拆分，分為01國家資金、02上級公司資金、03公司配套資金、04公司依托資金、05分（子）公司自籌資金5類。

同時，為了滿足內部收入和內部成本歸集的需求，每個項目都設置了內部收入的WBS元素，分利潤中心歸集內部收益的內部成本，在第二層以99開頭。

3.2 預算管控設計思路

滿足科研項目財務賬務核算和審計為重要目標，因此在項目報表收集階段，項目組對目前科研項目管理過程中使用到的單據和報表進行詳細的討論分析，以滿足未來業務報表的需求。

3.2.1RICEF的總體設計

通過規范科研項目WBS結構來實現科研項目PS模塊應用及報表分析的優化，其中，（1）一個科研課題在PS中創建唯一的項目定義，該課題及其對應的所有子課題和資金來源都通過創建WBS來體現；通過這樣一個新的科研項目結構實現了四個維度管理需求，既可按單個項目歸集和查詢成本、區分資金來源，又可以按執行單位等進行報表分析；（2）通過財務憑證的“分配”字段實現科研項目預算科目層報表分析的統計，即在財務原始憑證行項目“分配”字段進行科研項目預算科目的標識，后續在進行科研項目管理報表開發時，通過“分配”字段統計所有的科研預算科目匯總報表，以實現滿足科研項目審計的目的；（3）針對科研項目預算科目層預算數據的維護，通過客戶化定制一個批量預算導入程序，將科研項目預算科目層的預算數據導入到SAP系統中，后續根據“分配“字段統計到的實際預算耗用數據，進行科研項目預算科目層次的預算執行對比分析。

3.2.2科研項目成本歸集

科研項目中，成本進入項目的方式包括：（1）直接材料：從倉庫領用的直接材料，進入國家預算科目的“材料費”中。（2）直接費用：財務直接記賬的費用，財務人員須在分配字段上選擇其對應的國家預算科目。由于成本費用科目并不要求分配字段必須錄入，為了保證財務核算人員在核算科研費用時填入分配字段，建議在公司代碼會計憑證層創建字段校驗。即：當會計科目屬于直接記賬的成本費用科目時，檢查會計憑證的WBS元素，如果是E類的WBS元素，則系統返回警告提示：科研類項目須錄入分配字段。（3）作業工時：人工作業工時從經營管理系統中導出后，月末按照計劃作業價格分攤進入科研項目。作業工時費用記入國家預算科目的“人工費”或“間接費用”中。（4）人工相關成本：與人員費用相關的成本，在月末按照作業分配的數量，通過人工相關的次級成本要素，分攤進入項目中。目前項目中已經存在人工相關成本分攤循環，本期項目中，將E類（科研項目）的WBS元素組加入人工相關成本的分攤循環中，僅用于與人工支出相關的成本分攤，“其它”類暫不分攤。

3.3 會計科目和科研科目對應

（1）定義。本期項目將國家預算科目體現在會計憑證的“分配字段”中。分配字段對國家預算科目的選擇由增強的“搜索幫助”實現。（2）應用原則。分配字段是會計憑證中附加的參考字段，既可以通過系統設置的排序碼來決定分配字段的值，也能夠手工錄入。

四、結束語

在實施新WBS結構上線過程中，必定在應用中會遇到好多難題。這就要求我們在實施中不斷的探索新思路，一旦應用成功便以此為榜樣，帶動其他模塊的實施效果。