關于計算機技術運用于電子檔案管理的分析思考

摘 要：每個上班的人都在單位有自己的檔案，檔案是指機關，團體或者企業為了規范管理，把員工的資料或者生產銷售情況等做統籌的記錄，以便以后查詢，利用和參考，并按專門的方法進行整理歸檔。比如人事檔案，會計檔案，病歷檔案等等，不過以前的檔案都是紙質的，保存或尋找起來都特別麻煩。現在隨著計算機科技的發展，電子檔案已經越來越多的應用到各行各業中，為了對電子檔案有進一步的認識，本文結合實際情況對電子檔案的運用進行探討。

關鍵詞：探討；電子檔案管理；計算機技術

1 前言

在企業中，檔案記錄了企業成立時間，經營的各種產品資料以及各個時間段的銷售情況和企業發生的改革等等，為企業以后的經營發展提供了更加真實更加可靠的參考依據，在企業發展運營中起著至關重要的作用。以前企業里的檔案都是用手寫的，這樣特別浪費時間，而且時間長了紙質的文檔就會發生損壞，很可能會丟失很重要的文件，并且在后期查詢資料的時候很麻煩，為企業造成不必要的損失。但是電子檔案的出現為企業的管理工作提供了很大的方便，大大減少了管理工作的難度，同時也提高了員工的工作效率。下面我們開始分析電子檔案管理的有關細節[1]。

2 電子檔案的概念及優勢

電子檔案不同于傳統紙質的檔案，以前紙質的檔案容易損壞，查詢資料也很麻煩。但是電子檔案就跟它有更加鮮明的對比了，不僅不容易損壞，查詢起來也特別方便。紙質檔案是以紙為介質，而電子檔案則是用計算機磁盤等電子設備作為介質用來保存文檔的，比如現在應用廣泛的U盤，手機內存卡，移動硬盤等等，這些都是儲存設備，它們不僅存儲方便快捷，而且便于攜帶，只要有電腦隨時隨地都可以用。這些檔案不同于紙質檔案，看得到摸不著，比較虛擬，以下簡稱虛擬檔案，虛擬檔案是在計算機上以比特和字節的形式來表示檔案信息的，和紙質檔案是不同的。虛擬檔案可以在電腦上互相流通，也可以在互聯網上建立遠程管理系統，如圖1。要想使檔案的比特和字節能隨機定位于用戶的網絡終端，使字節和比特以數字，文字，圖表，符號和圖像的形式出現在用戶面前，就必須要使用正確的硬件和軟件。

目前市場上儲存電子檔案的大多是U盤，光盤，內存卡，硬盤等，這些存儲設備可以有效地保證文檔的完整性和安全性。傳統的手寫檔案在書寫過程中很有可能造成失誤，引起信息錯誤，那么在以后查詢的時候更會錯上加錯，極有可能給企業未來的發展造成很大的損失。那么電子檔案就避免了這個錯誤，它在操作過程中如果出現操作錯誤，計算機會自動發出錯誤警報，這樣就大大提高了文檔的正確率。另外，電子檔案可以隨身攜帶，無論何時何地需要，都能給用戶展示最精準的數據。并且占用存儲空間小。正所謂U盤在手，信息全有。

3 計算機技術在電子檔案管理中的運用

隨著電腦技術的快速發展，電子檔案也越來越廣泛地應用到企業中，它的產生給各行各業帶來了莫大的方便[2]。所謂跟上時代，跟上步伐，企業才能走的更遠。電子檔案把企業的管理難度大大降低了，那么操作起來就更加方便快捷，也提高了企業的工作效率。那么從事電子檔案管理的工作人員，要想把這項艱巨而光榮的任務做好，就一定要對電子檔案有更深的了解，對它的性能要了如指掌，才能把企業的檔案管理工作做的更加得心應手。

3.1 存儲

對于以前手寫的檔案大多數都是用紙質的，時間長了的檔案都儲放在檔案室里，要占用一間房子，那么日積用累以后紙質的檔案越來越多，檔案室里存儲放不下就只能再加一間房子來繼續儲存紙質檔案，這樣無限期循環起來。就加劇了存儲室的負擔[3]。那么電子檔案就跟傳統的紙質檔案有著天壤之別了，檔案人員只需要把檔案輸入電腦，它就會自動存入計算機的數據庫中，它不僅占用空間小，而且存儲空間大。

3.2 查詢

企業在發展過程中，會經常參考往年同期的記錄來作比較，來確定公司的進展。那么如果使用的是紙質的檔案的話，尋找起來就很麻煩了，要動用大量的人力來參與，還要浪費大量的時間，這樣就降低了員工的工作效率。但如果使用的是電子檔案的話，在計算機相應的文件上只要輸入所要查詢的數據代碼，計算機就會自動而準確地為您尋找出你所需要的資料[4]。這樣不僅減少了大量的人力，還為公司減少了大量的時間。這樣工作效率也就大大地提高了。企業的發展也就蒸蒸日上。企業很有可能會因為這個扭虧為盈。

3.3 監測

以前傳統紙質的檔案不能加密碼，那么企業內部檔案就存在很大的危險性，如果檔案被竊取就會給企業帶來很大的損失。那么使用電子檔案就不會出現這樣的情況了，有自動的監測功能，它還可以設置密碼，這樣就不會被竊取，使企業的檔案信息的安全性大大提高，從而避免了企業的損失[5]。

4 結語

隨著現代電腦科學技術的不斷發展，電子檔案也一步步代替了紙質檔案，越來越廣泛的被應用到各行各業中，這樣使企業的經營管理更加得心應手，大大提高了企業運營和操作的工作效率。那么要使自己的企業更接近現在科技的發展軌道，就更需要培訓計算機科技方面的人才，為電子檔案管理工作更好地服務[6]。

[參考文獻]

[1]傅榮校，著.檔案管理現代化：檔案管理中技術革命進程的動態審視.浙江大學出版社，2010.

[2]（美）哈格，等，著，嚴建援，等，譯.信息時代的管理信息系統.北京：機械工業出版社，2011.

[3]（美）薩曼達，（美）希瓦史塔瓦，著，羅英偉，等，譯.信息存儲與管理：數字信息的存儲、管理和保護.北京：人民郵電出版社，2011.

[4]馬長林，宗培嶺，等，主編.檔案館信息化建設探論.上海：上海社會科學院出版社，2011.

[5]劉越男，著.建立新秩序--電子文件管理流程研究.北京：中國人民大學出版社，2012.

[6]安小米，等，編著.基于ISO15489的文件檔案管理核心標準及相關規范.北京：中國標準出版社，2012.