淺談圖書資料檔案信息化管理的優勢

摘 要：隨著我國文化建設的不斷發展，圖書資料檔案的建設與管理越來越受到重視。并且，伴隨著信息時代的到來，圖書資料檔案的信息化管理成為了必然的發展趨勢。圖書的資料檔案要真正的發揮其提高人們的文化素質的作用，就必須實現信息化管理，將圖書管的資料以及檔案等實現資源的共享，為社會提供服務。本文詳細論述了圖書資料檔案管理的主要問題，并進一步探討了圖書資料檔案信息化管理的優勢以及有效途徑，以供大家交流。

關鍵詞：圖書資料；檔案；信息化管理

近年來，由于科學技術的迅猛發展，傳統的圖書資料檔案管理已經跟不上發展的要求，比如說管理制度不夠健全、管理者的檔案意識淡薄和管理觀念的滯后性等。為了解決目前面臨的這些問題，實行圖書資料檔案信息化管理勢在必行。

一、傳統圖書資料檔案管理存在的主要問題

1.1 管理制度欠缺。管理者不知如何規范和管理圖書資料檔案，致使工作人員在收集資料的時候面臨著各種各樣的壓力和挑戰。有的不知道哪些資料是用來歸檔的，哪些不是歸檔范圍內的，這就導致圖書資料檔案范圍不夠全面、材料不集中和不能及時歸檔等現象時常出現。目前，還沒能建立一套完整的圖書資料管理的制度。

1.2 管理意識的淡薄性。圖書資料檔案是檔案工作中非常重要的內容，它能夠反映圖書工作的成果。由于人們沒有認識到它的重要性，這樣就不能及時有效地搜集檔案資料。也無法把圖書資料檔案管理工作列入檔案工作的主體和重要組成部分。

1.3 管理觀念落后。傳統的圖書資料的歸檔方式比較落后，缺乏開放與創新意識。由于大多檔案資料都是以紙質形式存在的，隨著時間的推移，檔案資料也堆積的越來越多，不但會占用大量的儲存空間，還需要做好濕度、溫度控制和防蟲工作，導致檔案管理成本非常高，使用效率卻比較低的問題。

二、圖書資料檔案信息化管理的優勢

隨著社會的發展，以往的圖書資料檔案管理方法已經無法滿足讀者的要求和適應社會發展的步伐。為了適應這種現實情況，這就要求檔案的管理工作要實現信息化和現代化管理。由于計算機技術普遍使用和迅猛發展，這就為圖書資料檔案的信息化管理提供了非常成熟的條件，所以實現信息化管理已經成為必然的發展趨勢。

2.1 信息化管理激發了圖書資料檔案的社會效益。圖書資料檔案的信息化管理是圖書資料集成管理的基礎，在網絡平臺上，將圖書檔案文件等集成電子信息，只有在信息通道的基礎上，各不同功能的部門、環節才能跨越空間、時間以及不同環境的障礙，實現信息的自由流通。只要做到了圖書資料檔案的信息化管理，才能提高檔案管理運作的整體水平與社會效益。

2.2信息化管理使圖書資料檔案的保存方式得到了改善。在資料室或圖書館中，工作人員要對各類圖書資料進行及時的記錄。將圖書資料檔案進行信息化處理后，可以有效地保護圖書資料原件，避免檔案原件被過多地直接使用或過多借閱，減少了資料原件損壞的風險。通過這樣的管理達到了保護圖書資料檔案原件的目的，有效地降低和避免重要資料的丟失，使圖書資料檔案的保存方式得到了極大的改善。

2.3信息化管理有利于圖書資源的整合和共享。通過進行系統的信息化管理，使得圖書資料檔案的信息具備了有效性和共享性，進一步擴大了這些檔案資源的使用范圍。在網絡平臺上的檔案電子文件比原件更易于導航，方便了使用者快速瀏覽所需要的信息；也可擴大原始檔案的應用程度和應用范圍；更有利于工作人員按需瀏覽，保持隨機存取，極大的提高了檔案原件的利用率，最大限度地實現圖書資料檔案信息的資源整合和共享。

2.4信息化管理使圖書資料的檢索和使用更加便捷。將圖書資料檔案進行信息化處理后，采用了電子目錄和電子文檔歸檔，提供快捷的電子信息查詢系統，使用者在應用時只需輸入圖書資料的關鍵詞，相關檔案資料信息就可呈現在計算機屏幕上。工作人員和借閱者只要有需要，就可以及時、準確、系統的獲取更多的圖書資料檔案信息。

2.5 信息化管理大大節約了有限的人力資源。將圖書資料檔案進行信息化管理可以使檔案管理人員從重復繁瑣的勞動中解放出來，利用計算機進行工作，極大地改善了工作條件。在檔案信息改動時只需輸入相關的指令就可以自動完成，減少檔案管理人員手工操作的錯誤，有效地提高了工作效率，大大節約了有限的人力資源。

2.6 信息化管理極大地提高了服務的質量。建立一個基于局域網的檔案信息化管理系統，可以讓內部工作人員自行查詢所需信息，并且能和客戶進行及時的溝通和聯系，從而為客戶提供更為方便和快捷的服務。將圖書資料檔案進行信息化處理后，工作人員對其管理的各類圖書資料檔案都非常了解，提高了客戶的滿意度。

三、圖書資料檔案信息化管理實現的有效途徑

3.1 加強與當地圖書館的共建，加強社區圖書管的建設。加強館藏資源的信息化并且實現社會服務是現代圖書管作為我國文化事業建設重要機構的主要職責之一。首先，圖書館要充分利用其信息資源、設備資源以及人才資源的優勢為社會大眾直接的提供知識信息化服務。其次，應該充分發揮圖書館的專業人才的資源優勢，加強與地方文化建設機構的聯系，幫助地方文化建設，構建社區圖書館等。最后，圖書館可以采取共建的模式，在政府進行文化投資的基礎之上，加大宣傳力度，發動社區群眾捐贈期刊、捐贈圖書，建立社區圖書館數據庫，以滿足社區公眾對與信息知識的需求。

3.2提高圖書檔案整理管理人員的信息化意識和水平。要實現圖書資料檔案的信息化管理，最根本的是要轉變意識，轉變管理人員的意識，加強信息化意識的教育。讓其樹立牢固的信息化管理意識。另外，要加強圖書資料檔案管理人員信息化管理的水平，通過信息化培訓提高其實際的管理技能。從深度和廣度上擴大圖書資料檔案的信息化管理。

3.3綜合采用各種方法提高圖書管資源的共享性。資源共享為我國圖書館界的努力提供了一個方向。我國圖書館在長期的封閉發展過程中，形成了割裂的局面，有公共圖書館、高校圖書館、科研圖書館、專業圖書館、兒童圖書館等之分，并且每一個類型的圖書管各自管理、不相往來，這樣也就導致了圖書資源、網絡資源的重復采購，造成一些資源的封閉使用，沒有充分發揮其利用率，也不利于讀者的選讀和利用。因此，為了實現圖書館的圖書資料檔案的信息化管理，圖書館應該加強聯系，實現各類型的圖書館資源傳遞，資源共享。

四、 結束語

總之，圖書資料檔案作為提高人們文化水平的重要工具，實現其信息化管理，提高資源的共享性，以便能夠為廣大的社會服務，是促進我國社會主義精神文件建設的重要手段。面對當今形勢和信息技術的發展，通過圖書資料檔案信息服務手段，對檔案資料進行加工和整理，滿足社會公眾的需求，使檔案信息做到真正地服務于大眾，服務于社會。

參考文獻：

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