淺談環境檔案管理實現電子化信息化的必要性

摘要：環境業務檔案和文書檔案等紙質檔案的收集和整理是環保檔案管理中最基礎的日常管理工作。但在文件電子化逐漸替代紙質文件的信息時代，我們要利用信息技術實現環境檔案信息化管理，這不僅僅是使用電子檢索，還要充分做好電子文件的歸檔和利用。在加強電子文件歸檔的同時，必須將原有的紙質文件轉換成電子圖片的歸檔方式保存起來，以便利用。所以，我們應充分認識電子文件的特點，結合環?？萍紭I務檔案的實際情況，確保檔案的安全性、完整性，為環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科技研究及解決業務管理問題提供有效、準確的檔案資料。

關鍵詞：環保；檔案管理；電子化

一、傳統環保檔案歸檔管理現狀

1.環保檔案的特點

環保工作是一項具有多領域、多方面性的科學技術工作，它涉及的方面也是多元素的。在進行環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科技、環境法制信訪、環境研究等一系列的專業活動中會產生不可改變的大量原始資料，這些原始資料就是我們環保檔案形成的不可缺少的真實材料。

2.傳統的環保檔案管理方法

因為檔案室一般都是綜合性的，檔案管理員在收集檔案的過程中用科學的方法和嚴謹的態度來對待每項工作。管理員把一系列的環保專業工作中產生的原始資料進行收集并進行分類。管理員首先根據《國家環保局環保檔案管理分類法》將紙質檔案分為六大類：財務檔案、文書檔案、音像檔案、照片檔案、實物檔案和環保科技業務檔案，其中環保科技檔案又分為環境管理、環境監測、環境污染和防治、環境監理、環境科學研究、環境工程與基本建設、儀器設備和環境標準、計量，然后再按《國家環保局環保檔案保管期限》和《茂名市環保局文書檔案保管期限》進行鑒定。檔案保管期限一般分為三類：永久、30年和10年。檔案管理員通過系統的方法將紙質檔案迅速而規范地整理起來，使檔案信息發揮到有效的作用。

雖然檔案管理員按照《檔案法》的規定的“八防”來完成日常的保管工作，但以現在的紙質保管方法來說，紙質資料很難避免發黃、發霉、生蟲、遺失等問題的發生。面對大量的紙質環境保護的原始資料檔案，有什么方法能更有效地將這些問題解決呢？這就是我們探討利用電子文件歸檔方法的必要性。

3.電子文件歸檔管理方式不被重視的原因

電子文件歸檔比紙質文件歸檔的工作量大且技術含量高，很多人不愿承擔此項工作，一方面是因為怕增加工作量，另一方面是由于必須借助計算機進行編目歸檔、存檔和管理，這對不懂計算機操作的管理立卷人來說不容易接受。概言之，電子文件歸檔工作難以發展的主要原因是：（1）硬件設備和軟件的配置中需要高端的技術和大量資金支持；（2）發展電子文件歸檔需要專業的計算專業技術和檔案管理人員相結合人才。因此，我認為，實現檔案管理的電子化不僅要檔案工作人員花更多的心思和付出更多的勞動，也需要單位領導的高度重視。

二、環保檔案管理電子化的特點和方式

1.電子文件的特點

電子文件通常是指人們在社會活動中形成的，以計算機光盤、磁片等化學磁性材料為載體的文件材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙、紙質文件轉換成的電子圖片檔案等。與紙質文件相比，電子文件有以下幾個特點：（1）不是直現的紙質文件，它需要通過現代辦公設備的支持才能使用；（2）可以直接由計算機等現代化設備迅速地處理和傳遞；（3）可以實現檔案資源的使用共享，不會受到時間和距離的影響；（4）電子文件的保存條件和要求與紙質檔案不同，雖然對保存場地要求不高，但對環境的溫度、濕度和防磁性等條件要求較高。

2.電子文件歸檔的方式

目前電子文件歸檔方式有兩種，一是將文件保存在磁盤上，二是網絡移交歸檔。將電子文件保存在磁盤上，從理論上看可以長期保存，但由于電子的載體不像紙質檔案的載體那樣穩定安全，它的穩定性差、易損壞。如何確保電子文件的安全存放，如何做到電子文件的數據不丟失，這些細節是管理工作中必須重點考慮的。面對這些問題我們不得不制作多份備份磁盤存檔，然而存貯磁盤的數量增多和滿足磁盤的存貯條件的設施等增加的工作，無疑會讓工作人員感到人手不足和工作壓力增大。而最佳的文件保存方法就是將文件采用網絡版辦公自動化檔案管理系統歸檔，這樣的歸檔相對安全，且便于利用。具體工作主要由辦公室和計算機與信息管理部門合作。按電子文件歸檔的需要，由辦公室統籌本單位管理工作；因信息部門具有一定的技術設備及人才條件，由信息中心負責規劃和完成日常工作中形成的具有保存價值的電子文件歸檔，這是最佳的歸檔途徑之一。當然，這只是過渡時期的管理方法，最好的方法是做好網絡存貯的同時把文件存入光盤，以確保文件的安全。

3.確保信息安全是電子歸檔的重要工作

在文件中，印章和簽署標志著文件的效力和真實性，在電子歸檔中也應確保印章的安全。但在現在電子文件歸檔不成熟和信息技術不穩定的情況下，要確保文件的印章不被修改，我們應將重要的電子文件用挎貝的方式，利用光盤存檔，在此同時也要確保紙質文件的保存，做到紙質、網絡、光盤三種存貯方式并存。在磁盤、光盤等介質保存文件耐久性的問題未得到技術解決之前，電子文件與紙質檔案并存是目前最安全的方法。

三、環保檔案管理實行電子歸檔的必要性

茂名市市環保事業越來越受到大眾的重視，在環保工作過程中產生了大量的文件，上傳下達的文件和本單位產生的文件數量越來越多，種類越來越多樣，每次污染事故的處理文件也應得到方便利用和永久性保存。目前茂名市環保局的文件都是以紙質方式存貯，有些經過電子傳閱的文件，只能臨時存在辦公自動化平臺上，沒有經過任何的技術處理，未達到電子文件歸檔的要求。利用電子文件歸檔，方便存貯和利用，成為迫切的問題。

經過上述的探討發現，茂名市環保局現有的辦公自動化系統與上級部門文書往來等所產生的電子文件未得到規范的歸檔管理。開展環保檔案電子化志在必得，因為環境信息與技術中心就是集以上三個部門職能于一體的綜合性部門，其職能包括全局綜合檔案管理、計算機、網站維護等，環境信息與技術中心現有三名本科計算機畢業的專業人員，配有兩名專職的檔案管理人員。其中一名計算機人員經過三期檔案業務人員上崗培訓，具有較高的將檔案歸檔知識和計算機信息技術相組合的技能，我們應利用好這種優勢，加快環保局電子文件歸檔工作和完善紙質檔案轉換成電子圖片檔案工作的開展。在掌握電子文檔方法后，還面臨電子文檔歸檔的設備購置和信息安全管理等問題，我們應爭取領導的高度重視，把做好電子歸檔工作計劃寫進領導工作日程中，制定完善的電子文件歸檔制度，提高環境檔案的利用價值和安全性，實現信息共享，提高工作效率。如果計劃、設備和管理制度的完善等得到落實，一定能很好地完成電子檔案的歸檔工作。

將傳統歸檔方法轉向電子文件歸檔是必要的，也是檔案管理規范化的必經階段。在電子信息化高速發展的時代，如何使磁、光介質的保存時間更長，還有待科技的改進。雖然現在仍是電子文件與紙質文件并存管理，但電子文件將逐漸取代紙質文件。檔案管理工作的生命在于發展，出路在于創新，我們應不斷學習新技術，建立電子檔案，提高我們環境檔案的利用價值和安全性，實現信息資源共享。

參考文獻：

[1]劉建平.從信息和信息科學看檔案[J].山西檔案，1996（01）.

[2]歸檔文件整理規則DA/T22-2000[S].中華人民共和國國家檔案局，2000.

（作者單位：廣東省茂名市環境信息與技術中心）