淺談如何做好醫院檔案管理工作

李美玲 萬寶恒

醫院檔案是醫院的寶貴財富。在日常檔案工作中，要加強各部門的歸檔意識，檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，增強檔案規范意識以及責任意識。

醫院檔案管理工作責任意識檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史紀錄。醫院檔案是由黨群、行政、醫管、科技、基建、設備類和財務等多個部門形成的綜合性檔案體系，是醫院管理中的重要組成部分，更是醫院的寶貴財富。如何做好醫院檔案資料的管理，提高檔案管理水平，更好地服務于醫院各項工作，服務于醫療改革和衛生事業發展，具有重要的意義。

一、加強組織領導，增強全員檔案意識

醫院檔案的形成涉及到多個部門。《檔案法》第五條規定，檔案工作實行統一領導、分級管理的原則。加強組織領導，是做好檔案管理工作的重要保證。目前醫院檔案管理工作中普遍存在著“重醫療，輕檔案”的問題，各部門對檔案的重視程度不夠，對檔案資料歸檔意識淡漠。一般來說，要結合醫院自身的管理體制、組織機構的設置、檔案材料的形成規律建立一個縱橫交織的管理網絡體系，協調各部門配備兼職檔案信息員，從而做到從上而下，層層有人負責，形成上下配合，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎。因此，加強組織領導，建立由院長或副院長直接分管，辦公室主任或副主任負責，專職檔案員及相關職能科室負責人為成員的三級網絡管理模式，加強宣傳教育，普及檔案基本知識就顯得非常重要。認真組織全體員工學習《檔案法》，增強依法管理檔案的理念。讓大家明確《檔案法》賦予職工的權利和義務，并把這種權利和義務變成職工的自覺行動，通過多種渠道、多種形式、多種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規，增強全員檔案管理意識，讓領導和職工重視檔案管理工作，主動關心和支持檔案工作，有利于檔案工作的順利開展，確保檔案管理工作向著規范化管理的軌道健康發展。

二、注重平時收集，增強及時歸檔意識

文書是檔案的前身，檔案是文書的歸屬。檔案的種類名目繁多，形式多樣。因此，要正確處理“有文不歸”和“有文必歸”的關系，明確制定文件材料的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。注重平時收集歸卷，是規范文件管理的需要，是搞好正式立卷的前提，更是保證檔案質量的根本，只有平時做好文件的收集、歸檔工作，才能確保文件不至于疏漏或丟失，保持檔案的完整、準確、系統，規范，便于開發利用。

檔案資料平時收集歸卷是一項經常性的工作，日常工作中要加強檔案工作宣傳，把檔案意識工作擴大到醫院的各個科室，讓大家在日常工作中都有一種“檔案意識”，在平時工作中把應該歸檔的文件主動分類，做好保存工作，定期交給檔案室歸檔。專職檔案人員要做到“三勤”，即腦勤、手勤、腿勤、愛崗敬業，盡職盡責，應根據檔案材料來源廣、范圍大的特點，主動上門，跟蹤收集。檔案管理人員要做到精心編制歸卷目錄，便于檔案資料歸卷管理和查找利用，對平時辦畢的文件材料，應嚴格按照歸檔范圍進行收集。一是把好收文關，做好登記關、閱辦關、必要時運用收文進行催收、督辦；二是把好發文關，三是各部門制發的各種文件材料，要充分利用三級網絡管理模式將應收集的文件收集齊全。第三認真進行材料鑒別，確保所收集的文件材料處理的規范準確。第四，及時做好歸卷工作，盡可能把有因果關系的材料放在一起歸卷。注重檔案材料平時的收集歸卷工作，減少遺漏和丟失，確保檔案質量，提高工作效率。

三、健全檔案管理制度，增強檔案規范意識

建立科學的檔案管理體系，健全和完善檔案管理制度，是促進檔案管理工作規范化的關鍵。在實際工作中，由于對檔案管理這項工作沒有引起足夠重視，在檔案管理人員配備上從不配備專職人員，而是采取人員兼職這種辦法來應付，兼職管檔人員工作變動頻繁，業務不熟，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，難以適應醫院檔案管理工作，嚴重影響了檔案管理水平。在管理手段方面，就會體現管理手段較陳舊，由于不懂得醫院檔案管理，往往在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式反復調用原件，這樣做的后果就會導致紙張發黃變脆、字跡褪色等現象，直接影響到檔案的完整與安全。醫院要結合本單位的工作實際，根據《檔案法》《醫藥衛生檔案管理辦法》等有關法律、法規，制定一系列比較科學、完整、系統、可行的檔案管理規定，對各職能部門的檔案進行統一管理，統一考核，納入醫院目標責任制一同考核。建立檔案的整理、歸檔、保管、利用制度，各個部門都遵循檔案保管期限、歸檔范圍的規定。由專職人員負責檔案工作，負責檔案室的日常立卷、歸檔、編目利用等工作。首先要確定文書檔案的歸檔范圍、歸檔時間和要求、檔案借閱規定、保管及銷毀規定，使醫院檔案管理工作有章可循；其次要對檔案的收集、立卷、歸檔、利用制定科學的流程，使檔案規范化、科學化管理有據可依。在檔案硬件方面一要建立堅固的、防火、防潮的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜、庫房面積每千卷需20～25平方米，二要在庫房內應設置空調、去濕、滅火等設備，庫房設施要做到“六防”，即防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫，做到“三室分開”，即庫房、閱檔室、辦公室三室分開。

四、加強教育培訓，增強檔案人員責任意識

檔案管理是一門專業性很強的工作，其要求管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要有扎實的檔案管理理論知識、科技知識。注重檔案管理人員培訓，醫院應加大對檔案管理人員的培訓力度。組織人事部門要嚴格按照《干部檔案工作條例》三十八條之規定，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的共產黨員從事干部檔案工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。每兩三年對檔案管理人員進行組織培訓，重點培訓檔案管理業務知識，通過系統培訓，使他們了解管理檔案的重要性，增強責任心。支持和鼓勵檔案管理人員參加學歷教育、業務學習培訓，有計劃、有針對性地對檔案管理人員進行全面的、系統地業務培訓。為檔案管理人員暢通職稱評審通道，鼓勵檔案工作理論研究和經驗總結，充分發揮檔案管理人員的主觀能動性，提高道德和法律意識，要有高度的責任感和使命感，不斷提升業務能力和素質，從嚴要求自己，在工作中一絲不茍，嚴格遵守保密制度及其他管理規定，對收集的資料要認真核實，做到認真、及時、完整，分類有序、隨收隨放、定期檢查、把好質量關，確保檔案材料的完整性、可靠性、真實性。

參考文獻：

[1]李巖峰等.衛生文件材料平時歸卷的探討.湖北檔案，1999，（1）.

[2]尹艷梅.對醫院檔案管理工作的思考.中國醫院管理，1997，（4）.