電子表格中技巧的探討與應用

宋燕福　高加瓊

摘 要：電子表格中有許多操作技巧能提升數據庫管理工作的效率和質量。本文重點分析電子表格操作中應用較多的格式化、公式和數據分析中的一些技巧。

關鍵詞：電子表格；格式化；公式；數據分析；技巧

1 格式化

1.1 “零值”的格式化

有時數值零要進行屏蔽處理，使數據表顯示或打印更好看。常規的屏蔽方法有兩種：

1）系統初始化。通過設置系統參數來屏蔽工作簿中的所有零值。操作步驟如下：①點擊工具菜單中選項命令；②在選項對話框選擇視圖選項卡；③在窗口選項部分取消零值復選框中的選項；④點擊確定按鈕，完成設置。

2）單元格格式化。通過設置單元格格式命令來屏蔽工作表區域中零值。操作步驟如下：①選擇格式化單元格區域；②點擊格式菜單中單元格命令；③在單元格對話框中選擇“數字”選項卡中的自定義方式，在設置類型文本框中輸入“_ * #，##0_ ；_ * -#，##0_ ；”，第1個分號前是正數的格式，第2個分號前是負數的格式，第3個分號前為零的格式，這里省略表示無格式即隱藏；④點擊確定按鈕，完成操作。

1.2 條件格式化

條件格式化即對選擇的單元格區域中滿足設置條件的數據進行格式化，這是一種非常重要和常用的格式化。條件格式化中有單一條件和多條件之分，而多條件之間彼此沒有運算描述，一般認為是彼此獨立互不影響，但實際上它們之間有一定的關聯。其特點：一是多條件完全重復時，第二、三條件中的格式化被屏蔽而不產生作用；二是多條件部分重復時，第二或第三條件中的格式化重復部分被屏蔽不產生作用而只有不重復部分產生作用。如：條件1為低于60分的數值用紅色格式，條件2為大于等于50分的數值用藍色格式并給單元格添加黃色底紋。

對記錄進行條件格式化。條件格式化一般是針對單元格區域，但有時也需要對記錄格式化。如：有補考即各科成績中只要有一門低于60分的記錄添加灰色底紋。

操作步驟如下：①選擇記錄單元格區域A3：G12；②點擊格式菜單中條件格式命令；③點擊確定按鈕，完成操作。

2 公式

2.1 同時計算多條記錄或字段的函數

一次性地計算多條記錄或多個字段稱為同時計算。能同時進行計算的函數有：SUM、AVERAGE、COUNT、MAX和MIN共計5個。其用法是：1）列計算。選擇要進行列計算的單元格區域，點擊自動求和按鈕進行列求和計算或自動求和按鈕旁的下拉式列表按鈕，在列表框中點擊其它幾個函數項進行相應列的計算，并自動增加一公式行；2）行計算。選擇要進行行計算的單元格區域及后一空列，點擊自動求和按鈕進行行求和計算或自動求和按鈕旁的下拉式列表按鈕，在列表框中點擊其它幾個函數項進行相應行的計算，在空列中自動輸入相應公式。

2.2 快速計算的方法

對具有相同計算的公式包括一般公式和所有函數都可以快速進行。一般方法是：拖動右下角的填充柄或雙擊填充柄。這兩種方法各有不足：前一種對大量的計算進行拖動操作不方便，效率低；后一種如有空行或左側有空格（還沒有數據）會在此中斷，導致計算對象減少，運算范圍失誤。解決的方法是：選擇要計算的單元格區域（連續或不連續都行，這項操作很簡便-連續的搭配[Shift]鍵，非連續的搭配[Ctrl]鍵），在當前單元格輸入公式，然后同時按[Ctrl]鍵與[Enter]鍵即可。

2.3 自動計算

增加新記錄時自動增加相應的公式稱為自動計算。自動計算雖然會提高計算的效率，但也要注意計算的范圍，如排位，自動計算會因為預設范圍出錯而導致計算錯誤，因而自動計算要注意區域是否正確。

3 數據分析

3.1 排序

在數據表中一般在首行標題或末行統計項中往往采用合并單元格來編排，格式既規范又美觀。但按常規方式排序會出錯。解決的方法是：選擇區域中不包含標題和統計行就可以按常規方式排序了。

3.2 篩選

高級篩選比自動篩選有三個方面的優點：一是篩選的條件可更復雜，能解決更復雜的篩選問題。高級篩選中單一字段的條件可以多個，而自動篩選中單一字段的條件最多只能是兩個，而在多字段之間條件的運算可為邏輯與或邏輯或而自動篩選只能是邏輯與運算；二是可對重復記錄進行篩選，以避免重復記錄對計算的影響，產生失誤。高級篩選中能對重復記錄進行處理，而自動篩選中不能進行。重復記錄的處理有兩種形式，一是完全重復即記錄中的全部數據都相同，二是部分重復即記錄中的部分數據相同。在多表連接中后一種情形更多見。解決的方法是；選擇部分重復的單元格區域（一個連續區域），然后在高級篩選中選中不重復記錄復選框，最后點擊確定按鈕完成；三是篩選結果可建立新的數據表，可方便單獨對其進行分析處理。高級篩選既能在原數據區域顯示篩選結果，又可將篩選結果建立新的數據表，而自動篩選只能是前者。在新的數據表上進行數據計算等處理，不會因為隱藏數據對計算的影響而出錯。另外，高級篩選還可對原數據表的字段進行摘取，以優化新的數據表。這項操作需要注意的是：數據系列需連續并且要包含條件的字段。