如影隨形的改變

陳默

“不是說好的嘛？怎么又變了？”職場中我們經(jīng)常聽到這樣的問話，通常比平時(shí)的聲音高30分貝，語調(diào)升八度。常常在我們做好各種準(zhǔn)備的時(shí)候，鏈條中某個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生了變化，牽一發(fā)動(dòng)全身，我們也不得不跟著變化。

職場早年間的我，就非常不歡迎這種變化。經(jīng)常擺出橫眉冷對的臉孔，試圖喝退變化。后來才發(fā)現(xiàn)，“變化君”有時(shí)也身不由己，而且絕不會(huì)因?yàn)槲业男÷斆骰虼笄榫w而退避。于是，識時(shí)務(wù)的我慢慢地將自己的那點(diǎn)IQ，用來盡量去接受和順應(yīng)變化了。

后來帶團(tuán)隊(duì)才發(fā)現(xiàn)，每個(gè)變化，都可能牽一發(fā)而動(dòng)全身，造成更多的變化。這時(shí)候，無論作為團(tuán)隊(duì)的一員還是領(lǐng)導(dǎo)者，都必須懂得積極地管理變化。我們需要在某些準(zhǔn)備工作中，縝密地考慮到各種可能會(huì)產(chǎn)生的變化，并且做出預(yù)案。盡管我們的計(jì)劃并不能窮舉出所有的變化，但我們至少需要制定出面對可能的變化時(shí)，整個(gè)團(tuán)隊(duì)需要如何響應(yīng)。

有時(shí)變化看來很小，但產(chǎn)生的蝴蝶效應(yīng)遠(yuǎn)超我們的想象。所以，團(tuán)隊(duì)的負(fù)責(zé)人拿出再多的時(shí)間去思考變化，都是必要的。

一個(gè)讓我仍然記憶猶新的例子。幾年前，我?guī)ьI(lǐng)公關(guān)團(tuán)隊(duì)承辦了一個(gè)全球活動(dòng)。以往的活動(dòng)，通常由一位公關(guān)經(jīng)理負(fù)責(zé)，而那次的活動(dòng)，因?yàn)橐?guī)模之大以及預(yù)期的影響力之廣，我?guī)Я私?0位公關(guān)經(jīng)理、50多位專業(yè)人員進(jìn)行籌備。由于我了解這個(gè)活動(dòng)的重要性，所以盡管我們做了充分的準(zhǔn)備工作，但我知道越是活動(dòng)開始前，就越會(huì)有不期而至的變化發(fā)生，而且，變化的影響面會(huì)很大。為了不打無準(zhǔn)備之仗，我和我們的團(tuán)隊(duì)做了三級預(yù)案，規(guī)定了應(yīng)對突發(fā)變化時(shí)，如何做決策、如何傳遞信息、如何確保所有人能夠在第一時(shí)間予以響應(yīng)……

籌備了三個(gè)月，風(fēng)平浪靜。開場前兩個(gè)小時(shí)，一條信息由負(fù)責(zé)藝人統(tǒng)籌的公關(guān)經(jīng)理匯報(bào)給我，我們邀請的其中一位代言人，因?yàn)椤凹彝ネ蝗话l(fā)生某種不可預(yù)知的嚴(yán)重事件”，臨時(shí)決定取消出席，無法到場。我絕對相信所有合作的藝人朋友的專業(yè)程度，也深知在這種狀況下，強(qiáng)迫藝人帶著負(fù)面情緒到場，不理性也不人道。

今天講來，可能大家都認(rèn)為不就是一位嘉賓不能來嘛，但是這個(gè)信息之所以會(huì)被傳遞到我（活動(dòng)的最高負(fù)責(zé)人）這里，是有必然原因的—我們的團(tuán)隊(duì)已經(jīng)吸收消化了眾多他們可以處理的變化，而這個(gè)突發(fā)事件，其實(shí)對整個(gè)活動(dòng)會(huì)造成很大的連鎖反應(yīng)。

我立刻群發(fā)短信給團(tuán)隊(duì)全體成員，告知變化，并要求他們按之前預(yù)案中的信息流，聽取他們直屬上級的支配調(diào)動(dòng)。然后，在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)，我們做了如下調(diào)整：

改變了部分藝人的出場順序（要通知到所有藝人），在串流視頻中減去未到場藝人的部分，全部背景畫外音不再念出該藝人的名字（帶一個(gè)配音演員在現(xiàn)場而非提前錄好畫外音是好公關(guān)都懂的道理），改變大屏幕的背景字幕，改變嘉賓與藝人登臺的組合（確保需要改變的人知曉且不會(huì)有負(fù)面情緒），全部新聞稿重新印刷（我永遠(yuǎn)要求公關(guān)公司在現(xiàn)場準(zhǔn)備打印機(jī)和足夠的紙），部分改變座位排表（超過200人的活動(dòng)，我一定要用電腦排位與簽到系統(tǒng)），舞臺管理人員配合改變call sheet，show caller在開場前用工作耳麥再次提醒所有工作人員……

最后一個(gè)動(dòng)作，我走到老板面前，輕描淡寫地匯報(bào)：有位藝人臨時(shí)不能到場，其他一切正常。