淺談如何完善高校畢業生檔案管理

張靖

摘 要：高校畢業生檔案是學生在學校學習期間，個人的思想品德、學業特長、社會實踐的綜合表現記錄，以后的考評、晉級、提干、轉正、黨團關系處理等，都離不開檔案的參考作用。分三個部分進行高校畢業生檔案管理工作研究，其一是高校畢業生檔案的內容與作用，其二是檔案管理工作目前面臨的問題，其三是針對這些問題采取的解決對策。

關鍵詞：高校畢業生；檔案管理；業務完善

中圖分類號：G478 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）18-0339-02

高校畢業生檔案是學生在學校學習期間，個人的思想品德、學業特長、社會實踐的綜合表現記錄，以后的考評、晉級、提干、轉正、黨團關系處理等，都離不開檔案的參考作用。近些年來，因為就業形勢的多樣化特征開始顯現，有些畢業生忽視了對自己的檔案管理，不重視，甚至沒有相關概念，致使畢業幾年后依然不知道自己的檔案流向，給將來的加薪、提職、工作調動等帶來一定麻煩。最近，國家教育主管部門一再強調，應當加大高校畢業生的就業安置力度，并使各類配套服務能力跟得上就業安置需要。高校畢業生檔案是畢業生實現理想就業的主要憑證，它的管理水平如何一定要以學生與社會共同滿意為依據。所以我們必須更加注重畢業生的檔案管理工作，徹底解決畢業生檔案管理過程中出現的現實問題，給畢業生就業打造良好的環境。

一、高校畢業生檔案的作用

現在畢業生都不包分配，全部采取自主擇業就業形式，而不必再到人事部門報到，所以就使得大多數應屆畢業生忽視了屬于自己的檔案內容，給將來的國家公務員報考、事業單位錄用工作造成一定麻煩。實際上，高校畢業生的檔案內容非常豐富，里面詳細記載了學生的成長歷程，其中包括學生在校時的學習生活情況，像高中畢業表、高考成績記錄表、參加軍訓記錄表、年級段鑒定、成績表、入團材料、入黨材料、獎懲記錄、實習情況記錄、學歷證復印件、體檢詳情等，而在參加工作以后，還會加入轉正手續、單位評價、職稱評定表等，此外黨團關系及政審材料也都存入到了檔案里面。

檔案所發揮的主要作用就是給用人部門提供本人各類信息資源記錄，與此同時也可以當成錄用員工與計算薪酬的根據。高校畢業生檔案所起到的具體作用包括：工作轉正、工作定級、異地調動、研究生報考、職稱評定、公務員報考甚至是退休金認領等內容的參考。所以高校畢業生必須要將檔案從就讀學校轉出去，或者是將其放到工作單位處，或者是將其放在縣級以上人事部門，只有將學籍檔案真正從學校轉出去，才能表示學生已經參加了社會工作。

二、高校畢業生檔案在管理工作中發現的問題

（一）檔案內容沒有個性

現在高校畢業生檔案的內容普遍十分陳舊，無非是高中畢業表、高考成績記錄表、參加軍訓記錄表、年級段鑒定、成績表、入團材料、入黨材料、獎懲記錄、實習情況記錄、學歷證復印件、體檢詳情等，特別是在登記表里面給學生的評價格調雷同，過于模式化，根本沒有真實反映出學生的個人能力與個性特征。

（二）存在棄檔問題

有一部分高校畢業生離開學校時，著急就業，在沒有簽訂勞動合同時，就已經草率認定已經解決了工作問題，這時他們把檔案存放在自己處，還有一部分大學生出于將來跳槽方便的目的，并未將檔案交至教育主管部門與人才交流機構，使得“口袋檔案”問題頻頻出現。而且多數高校畢業生都不重視檔案管理工作，不聞不問、不查不糾，嚴重的“棄檔”問題也時有發生。

（三）檔案材料欠缺

高校畢業生檔案里面沒有高中檔案與黨團材料的現象時有發生。大一新生報到的時候，有些帶來了高中檔案，而有些則是由招生辦統一郵寄至高校。因為各地各校情況完全不同，所牽涉的管理部門也有很大區別，致使有些學生在畢業時根本無法找到高中時期的檔案。黨團材料重點是由學校的黨團組織部門進行協調負責，這部分材料能不能轉至該檔案管理部門，會直接影響到檔案材料的全面性。

（四）個別高校存在檔案積壓問題

國家教育部門在數年前有了一項新規定，要求還沒有找到就業單位的畢業生可將戶口及檔案保留在原來就讀高校兩年。可以說，這項規定的發布初衷是好的，而在執行時的效果卻并不理想。對于畢業生而言，除了參加研究生、公務員等考試的學生可以當作應屆畢業生看待以外，那些待業學生的檔案留在學校并沒意義，有些畢業生鉆了規定的空子，明明已經找到了就業單位，但是卻不愿意把檔案遷走，他們認為檔案留在學校，自己將來跳槽會很方便。據資料統計，大約每年都會有將近15%的學生在畢業以后把檔案與戶口留到學校，這無疑增加了學校的管理工作量和工作難度。

三、如何完善高校畢業生檔案管理

（一）健全檔案管理制度

應當對檔案材料的收集與整理相關工作加以系統歸納，及時處理建檔與歸檔工作，讓學生的檔案力爭全面、科學、準確、合理地反映學生情況。應當理清檔案管理的體系內容，安排協調好組織機構、工作人員的布置。能夠讓專人負責管理學生檔案工作，按照檔案數量配備工作人員。

（二）提升畢業生檔案管理的思想認識

從教育的源頭著手，提升在校及畢業生的檔案管理思想認識。有關專家的意見是：雖然現在很多企事業單位在招聘時更加看重個人能力，可如果檔案欠缺就沒辦法依照規定辦理醫保、社保及住房公積金，個人福利待遇同樣會受到不利影響。對于已經畢業一段時間的學生來講，將檔案放到人才市場代為管理將更加穩妥。高校畢業生對這方面的管理思想絕對不能漠然視之。

（三）創新學校檔案管理方法

對于還沒有完成就業的高校畢業生而言，把檔案放在原就讀學校給予保管，實際上就延長了學生兩年的擇業期，確實能夠緩解學生的就業壓力。但這只是表面工作，這樣做不但會讓學校檔案管理工作量大為增加，同時也對檔案工作內涵、檔案管理軟硬件建設、管理人員綜合素質帶來更嚴峻的挑戰。因此，必須要用更加積極創新的方法進行檔案管理，進一步做好專業檔案管理人員業務培訓工作，建立一支兼職學生所組成的管理隊伍。讓在校學生做檔案管理的兼職工作，要求其首先需掌握檔案管理的工作規律，其次要經常與輔導員進行聯系，及時收集所要歸檔的資料，確保檔案內容的時效性及完整性。

（四）建立為畢業生而設的人才市場

雖然應屆畢業生是各級人才市場的主要服務對象，但是形成更加專業化的畢業生人才市場仍然極為必要。建立形成針對大學生的人才市場，可以強化人才市場專業建設，給大學生創造更多的就業機會，對于檔案管理本身也是極為有利的。現在有一部分地區已經開展了專門針對應屆畢業生的就業代理工作。本項工作所針對的對象是各級高等院校本科與研究生畢業生。當高校畢業生在該處辦理完成代理手續之后，便可以享受到同國有事業單位人員一樣的待遇，比如工齡的連續計算、代辦社保等。這樣的代理服務基本上已經具備了畢業生專業人才市場的條件，它的運作模式是建立在科學化畢業生檔案管理工作基礎之上的，所以它要同高校檔案部門實現緊密協調，并且要求高校畢業生同樣給予配合。而從本質上來說，這樣專業化較強的畢業生人才市場，本身就屬于人才市場、學校、學生聯動制度的外在表現形式，較之當前的檔案管理模式，具有一定的進步意義。

（五）建立健全高校畢業生檔案管理的電子服務體系

現在所使用的畢業生檔案仍然以紙媒為主，這種較為傳統的檔案必須進行手動管理，而檔案信息的針對性服務，也要用手工服務來完成。在社會信息技術普及的大環境下，檔案管理工作一定要適應時代發展，讓紙質檔案過渡到電子信息檔案形式，以期更加符合社會環境要求。首先要明確檔案系統的信息化是一個長期發展的過程，絕非一蹴而就的事。在可預見的一段時期內，將會出現電子檔案同紙媒檔案共存的局面，電子檔案因為材料的收集整理相對容易，而且還具有方便查閱、不易遺失的優點，會更加占據主導優勢。接下來要盡快制定出同畢業生檔案管理相適應的管理系統。電子檔案管理系統的一個顯著優勢就是效率高、功能強，所以建立合適的高校檔案網絡，就能夠徹底解決普通檔案信息所無法完成的檢索、目錄查找功能，還可以用固定的密碼指令實現檔案內容查找與打印服務。這種優勢是傳統檔案管理方式所無法比擬的。電子檔案還能對學生的素質進行形象考評展示，所有專業的學生都可以把在校作業作品集中到電子檔案里面，因為電子檔案的信息高容量，不必擔心檔案袋容納不下的問題。

（六）建立綜合素質優秀的檔案管理人才隊伍

高校畢業生的檔案管理工作，相關人員隊伍要包括畢業生管理機構，也要包括社會服務機構，這兩個機構要實現相互協調配合，才能把工作做好。應當努力改革實施已久的檔案管理機制，塑造出一支綜合素質過硬、業務能力優秀、政治素養可靠的服務隊伍。隊伍人員應當熟練掌握檔案工作政策、電子信息前沿技術，還應當具備強烈的責任意識，以此保障檔案管理工作做得更好。

四、總結

檔案同高校畢業生的自身利益密切相關，可以使用人企事業單位更加全面地了解該畢業生的在校表現、學業能力、個人素質等，以后的考評、晉級、提干、轉正、黨團關系處理等，都離不開檔案的參考作用。所以我們應當仔細研究分析當前高校畢業生在檔案管理工作中出現的問題，并對這些問題逐步加以解決，以期建立形成一套科學系統的高校畢業生檔案管理制度。

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