淺談如何做好高校文秘工作

曾樺

摘 要：新時(shí)期對(duì)高校辦公室文秘工作提出了更高的要求，結(jié)合高校辦公室文秘工作的實(shí)際，對(duì)高校辦公室文秘人員的素質(zhì)及工作方法進(jìn)行了分析，針對(duì)存在的問題提出了具體的解決辦法。

關(guān)鍵詞：高校；辦公室；文秘工作

高校辦公室文秘工作者在一所高校的建設(shè)和發(fā)展中，主要起著參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)的作用。面臨著新形勢(shì)下高校的建設(shè)與發(fā)展，要求每一位高校辦公室文秘工作者要切實(shí)結(jié)合本單位的工作實(shí)際，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，深入思考，勇于創(chuàng)新，敢于實(shí)踐，不斷提高高校辦公室文秘工作的水平和質(zhì)量，為高校的建設(shè)和發(fā)展發(fā)揮更大的作用、做出更大的貢獻(xiàn)。

一、高校文秘工作的含義及性質(zhì)作用

所謂的高校文秘工作簡(jiǎn)言之即 “三服務(wù)兩育人”。 “三服務(wù)”即為校領(lǐng)導(dǎo)、師生員工和高校改革與發(fā)展服務(wù)，“兩育人”即管理育人和服務(wù)育人。高校文秘工作的主要任務(wù)可分為常規(guī)性工作和非常規(guī)性工作。 常規(guī)性工作主要包括各類文書、領(lǐng)導(dǎo)講話、匯報(bào)材料等的起草與印發(fā)；學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)活動(dòng)、文字材料的分類整理與建卷歸檔；信息搜集與整理，包括針對(duì)性的專題調(diào)研；機(jī)要文件收發(fā)、處理和保密等工作。非常規(guī)性工作主要包括突發(fā)事件的應(yīng)對(duì)與處理； 信訪人員的接待； 各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他工作。

高校文秘工作的性質(zhì)與作用。從工作內(nèi)容上看， 高校文秘工作者圍繞學(xué)校改革與發(fā)展涉及的一切開展工作， 如： 與校內(nèi)外有關(guān)部門和單位進(jìn)行磋商、往來談判等，收發(fā)、聯(lián)絡(luò)、跑腿等事務(wù)性工作占據(jù)高校文秘工作較大的比例。 因此，事務(wù)性是高校文秘工作的一大特點(diǎn)；與此同時(shí)， 作為協(xié)調(diào)與溝通服務(wù)于師生員工與校領(lǐng)導(dǎo)之間的一座橋梁，又具有較強(qiáng)的服務(wù)性。

二、文秘工作應(yīng)遵循的原則

1.尊重而不迎合

尊重是人最基本的品德。文秘工作者不僅要尊重領(lǐng)導(dǎo)、同事，還要尊重群眾。但是尊重必須要個(gè)“度”。尊重領(lǐng)導(dǎo)很重要，一方面要維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信和榮譽(yù)，從內(nèi)心里尊重領(lǐng)導(dǎo)；另一方面，要幫助領(lǐng)導(dǎo)做好善后工作。

2.服從而不盲從

文秘工作是為很好地協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，大家的目標(biāo)是相同的。因此，文秘工作者需要服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，對(duì)吩咐的任務(wù)必須有效地執(zhí)行。但在工作中要做到服從而不盲從，對(duì)明顯的錯(cuò)誤要不畏懼，勇敢地指出，才能真正做好文秘工作

3.參與而不干預(yù)

文秘人員在參與意見中，必須在自己的職權(quán)范圍內(nèi)，不能越界。若提出的意見被采納，也不能認(rèn)為是自己的正確決策。文秘人員要站在自己的崗位上，不能產(chǎn)生思想錯(cuò)位，不能來干預(yù)、影響領(lǐng)導(dǎo)的判斷。

三、做好高校文秘工作的基本要求

1. 端正態(tài)度，擺正自我

態(tài)度決定一切。對(duì)于文秘工作者來說態(tài)度甚至心情的好壞對(duì)于處理日常工作來說有著很大的差別，要做好文秘工作必須端正態(tài)度，擺正自我，無論遇到什么事情都必須牢記工作第一、愛崗敬業(yè)、客觀公正、恭身于事。 其次，高校文秘工作者要有創(chuàng)新服務(wù)理念。 所謂創(chuàng)新服務(wù)理念，是指人們?cè)谝欢ǖ乃枷胗^念的支配下，對(duì)服務(wù)客體采取的服務(wù)方式、服務(wù)行為和服務(wù)水平的總和。高校文秘者需要適應(yīng)時(shí)代潮流，樹立以決策為中心，以人為本，弘揚(yáng)傳統(tǒng)與開拓創(chuàng)新相結(jié)合的新型服務(wù)理念， 以創(chuàng)造性思維去思考和實(shí)踐創(chuàng)新服務(wù)理念，強(qiáng)化效率意識(shí)。

2.要學(xué)習(xí)政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)，著眼于提高自身素質(zhì)

文秘工作是一個(gè)單位、一個(gè)部門的窗口和形象，文秘工作在辦公室工作中作用至關(guān)重要，是貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖、部署落實(shí)單位或部門工作的重要途徑，是宣傳和樹立單位或部門形象的重要手段。文秘人員綜合素質(zhì)的高低、文秘工作質(zhì)量的好壞，將直接影響到一個(gè)單位一個(gè)部門工作開展的效果。文秘人員的自身素質(zhì)主要包括政治思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，要在工作中真正把握好各種文件、領(lǐng)導(dǎo)講話以及相關(guān)資料的起草、編寫和協(xié)調(diào)工作，必須具備較高的政策理論水平和業(yè)務(wù)工作水平。要做到這一點(diǎn)，必須帶頭學(xué)習(xí)政治理論和業(yè)務(wù)知識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)干部素質(zhì)高，信息面廣，研究問題深，對(duì)學(xué)校工作了如指掌，文秘人員不加強(qiáng)學(xué)習(xí)，就不可能跟上領(lǐng)導(dǎo)的思維節(jié)奏。社會(huì)發(fā)展日新月異，新事物、新知識(shí)、新經(jīng)驗(yàn)層出不窮，文秘人員不加強(qiáng)學(xué)習(xí)，就無法對(duì)工作作出科學(xué)客觀的判斷。因此，文秘人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，進(jìn)一步開闊視野，提高自身素質(zhì)。

3.要轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，著眼于提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量

文秘人員工作在領(lǐng)導(dǎo)身邊，工作環(huán)境特殊，必須堅(jiān)持把作風(fēng)建設(shè)放在首位抓好。文秘人員要經(jīng)常接受黨性教育和鍛煉，不斷增強(qiáng)政治上的堅(jiān)定性，努力做到創(chuàng)優(yōu)爭(zhēng)先、務(wù)實(shí)重干、敬業(yè)奉獻(xiàn)、雷厲風(fēng)行、廉潔從政。要在工作中做到“五個(gè)不讓”，即：不讓領(lǐng)導(dǎo)布置的工作在我手里延誤，不讓需要辦理的文件在我手中積壓，不讓各種差錯(cuò)在我手里發(fā)生，不讓來機(jī)關(guān)辦事的同志在我這里受到冷落，不讓辦公室的形象在我這里受到影響。辦公室文秘人員要主動(dòng)為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，按領(lǐng)導(dǎo)意圖創(chuàng)造性地做好文秘工作，積極為領(lǐng)導(dǎo)排憂解難。要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急，切實(shí)把握好文秘人員的角色定位：到位而不越位。要熱忱地為師生員工服務(wù)，杜絕敷衍塞責(zé)、推諉扯皮現(xiàn)象，要從大處著眼、小處著手，從日常接聽一個(gè)電話、安排一個(gè)會(huì)議、傳遞一份文件、處理一件事情做起。以師生員工高興不高興，滿意不滿意，答應(yīng)不答應(yīng)作為衡量服務(wù)質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。

4.要提高工作創(chuàng)新能力

高校文秘應(yīng)關(guān)注經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的趨勢(shì)，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展趨勢(shì)，做好超前預(yù)測(cè)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供充分、準(zhǔn)確的依據(jù)，提供決策建議，“工作要做到規(guī)范性和創(chuàng)造性相結(jié)合，被動(dòng)性與主動(dòng)性相結(jié)合，不能一味地強(qiáng)調(diào)輔助作用，而放棄自己的獨(dú)立意識(shí)，僅持一種被動(dòng)適應(yīng)的態(tài)度”。由被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變由單項(xiàng)服務(wù)到全過程的服務(wù)轉(zhuǎn)變。 同時(shí)高校文秘工作者要由一般性服務(wù)向優(yōu)質(zhì)服務(wù)轉(zhuǎn)變。改變過去僅僅服從領(lǐng)導(dǎo)照章辦事的方式，積極主動(dòng)地圍繞學(xué)校當(dāng)前的中心工作，找準(zhǔn)師生員工關(guān)心的問題，并提供切實(shí)可行的解決預(yù)案，做到能辦大事，會(huì)辦難事，敢辦新事，創(chuàng)造性地開展工作。

5.要學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，提升服務(wù)技能

網(wǎng)絡(luò)知識(shí)的學(xué)習(xí)和運(yùn)用不同于其它知識(shí)、技術(shù)的學(xué)習(xí)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)更新?lián)Q代的速度極快，新知識(shí)、新技術(shù)層出不窮，這就要求高校文秘工作者必須緊緊跟上時(shí)代前進(jìn)的步伐。首先，作為一名新時(shí)期高校辦公室文秘工作者，要不斷加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)，樹立“終身學(xué)習(xí)”的觀念，經(jīng)常參加一些相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，并注意理論聯(lián)系實(shí)際，不斷提高業(yè)務(wù)能力和水平，堅(jiān)決杜絕因?yàn)榧夹g(shù)不過關(guān)，操作不到位而影響正常工作的現(xiàn)象發(fā)生；其次，作為一名新時(shí)期高校辦公室文秘工作者要在高校開展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、推廣新技術(shù)辦公的工作中起到領(lǐng)頭羊的作用。在加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)、完善自身相關(guān)技術(shù)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，要定期或不定期地給學(xué)校內(nèi)部工作人員做好相關(guān)的宣傳和培訓(xùn)工作，不但要讓他們認(rèn)識(shí)到，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)學(xué)習(xí)的重要性和必要性，還要培養(yǎng)他們樹立自發(fā)學(xué)習(xí)的意識(shí)和觀念。不但要從學(xué)校內(nèi)部開展網(wǎng)絡(luò)辦公，還要積極、廣泛地在校外開展網(wǎng)絡(luò)辦公，提高校內(nèi)外的辦公效率和水平，真正實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)外資源共享，做到共同提高、共同進(jìn)步。

6.提高保密意識(shí)，做好保密工作，杜絕泄密事件發(fā)生

高校辦公室是一所高校的重要部門，同樣也是一個(gè)機(jī)要部門，常常接觸到一些涉密文件和資料。作為新時(shí)期的高校文秘工作者，如何做好保密工作是至關(guān)重要的。作為高校的文秘工作者，要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不該問的不問，不該說的不說，不該做的不做，平時(shí)辦公桌面上要保持整潔、美觀，切忌各類文件、資料隨手亂放，特別是對(duì)一些特殊的涉密文件、資料，更是應(yīng)該做到特殊存放、特殊傳遞和特殊處理。凡是涉密文件應(yīng)一律放在特殊文件或者資料袋中進(jìn)行傳遞，讓領(lǐng)導(dǎo)在審閱處理這一類文件、資料的時(shí)候能夠一目了然，同時(shí)也應(yīng)防止與其它不涉密文件、資料放在一起，而導(dǎo)致泄密事件的發(fā)生。除了紙質(zhì)文件和資料以外，對(duì)待存放和通過網(wǎng)絡(luò)來傳遞、處理的涉密文件、資料更要引起重視、提高警惕、加強(qiáng)防范措施。辦公電腦要安裝相關(guān)的正版安全軟件，并及時(shí)更新殺毒軟件和防火墻等各種網(wǎng)絡(luò)安全工具，設(shè)置有效穩(wěn)妥的電腦和網(wǎng)絡(luò)安全密碼，真正做到涉密電腦專人專網(wǎng)、專人專用，涉密電腦不上網(wǎng)，上網(wǎng)電腦不涉密。積極采取多方面措施，堅(jiān)決杜絕各類泄密事件的發(fā)生。

7.積極探索和運(yùn)用新時(shí)期高校辦公室文秘工作的新思路、新方法，勇于創(chuàng)新，敢于實(shí)踐

鄧小平同志曾經(jīng)說過：“創(chuàng)新是一個(gè)民族發(fā)展的不竭動(dòng)力?！痹谌珖?guó)上下堅(jiān)持鄧小平理論和“三個(gè)代表”重要思想，全面貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的同時(shí)，作為一名新時(shí)期的高校辦公室文秘工作者更應(yīng)該積極地響應(yīng)黨和國(guó)家的號(hào)召，緊緊跟上時(shí)代的步伐，在實(shí)際工作中，開拓創(chuàng)新、與時(shí)俱進(jìn)，做一名創(chuàng)新型的高校辦公室文秘工作者。這就要求我們必須在努力做好本職工作同時(shí)，不斷汲取新事物、新思想，不斷更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高自己工作專業(yè)水平，在工作中不斷創(chuàng)新，在創(chuàng)新中不斷工作。創(chuàng)新需要勇氣和膽識(shí)，要有不怕失敗、百折不撓的精神，要敢于不斷地向陳舊的事物和理念挑戰(zhàn)，要敢于向領(lǐng)導(dǎo)提出自己新穎的觀點(diǎn)，要敢于將新思維、新方法運(yùn)用到日常工作中。要有可能會(huì)失敗的思想準(zhǔn)備，失敗了可以進(jìn)一步改進(jìn)和完善，完善了可以重新再來，要堅(jiān)定自己的立場(chǎng)，不要人云亦云、隨波逐流，要懂得用實(shí)踐的力量去檢驗(yàn)這種新思想、新觀點(diǎn)的正確性和可行性。創(chuàng)新需要理論聯(lián)系實(shí)際，一切從實(shí)際出發(fā)，不能想當(dāng)然的去說話、想當(dāng)然的去做事情，否則會(huì)事倍功半，甚至是事與愿違。要想做好新時(shí)期的高校辦公室文秘工作，就要學(xué)會(huì)用事實(shí)說話，根據(jù)各個(gè)高校的實(shí)際情況，深入調(diào)查研究、積極討論思考，再付諸于實(shí)踐，才會(huì)使決策更具有說服力和可行性。創(chuàng)新需要有科學(xué)的判斷和準(zhǔn)確的預(yù)見，以便給領(lǐng)導(dǎo)提出準(zhǔn)確、及時(shí)并且具有前瞻性的建議和意見，從而更好地起到領(lǐng)導(dǎo)參謀、助手的作用。

總之，新形勢(shì)下高校文秘工作者，不僅要具備良好的職業(yè)道德，還要不斷提升自己的理論與實(shí)際相結(jié)合的綜合素質(zhì)，與領(lǐng)導(dǎo)、同事和諧相處，盡心盡力做好每件事，實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值，成為一名合格的文秘工作者，贏得社會(huì)的尊重。

參考文獻(xiàn)：

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