招生工作中的數據管理

摘要：改變招生過程中的流程，以先進的技術方案保證所招學員的數據準確、規范，以業務的規則開展招生數據的校驗工作，設計并開發出對應的招生與學籍數據的校驗信息平臺，以此確保所招學員的學籍數據沒有錯誤，以此達到教務的管理為零錯漏的目的。數據的挖掘，迄今大多用在金融等行業，校園的應用較少。經過比對數據，分析高校的招生工作信息化及其前景，闡述以數據的挖掘工作提高高校的宣傳與招生咨詢工作的效率，以便于高校綜合性、多元化地選拔人才，及時地對專業分布與招生計劃進行調整，等等。如今高校在不斷地擴大研究生招生規模，為了應對這一發展方向，須聯系實際的工作，詳述招生的具體的信息化管理所展現的效果，進而改善高校的招生工作之信息化管理。

關鍵詞：信息化管理；高校招生；數據挖掘；數據庫

中圖分類號：G640 文獻標識碼：A 文章編號：1671-0568（2013）35-0177-02

作者簡介：包學文，男，碩士，副教授，研究方向為招生就業管理。

一、信息化管理在高校招生工作中的作用

1.規范數據

采集數據大部分是在報名與復試的階段。在足夠充分的時間里，新學員可以網絡注冊的方式填寫與核對個人信息，通過網絡注冊系統的監測機制，可以防寫入非法數據，以使采集的數據更加準確、有序及完整。規范數據可以使招生工作的整個過程得以順利進行，亦為日后的招生工作與培養工作的管理奠定了很好的基礎。

2.資源共享

信息的價值就是能有效地交流及利用，信息化管理工作可以大大地減少重復性的動作，真正做到以工作效率的提高為目的。譬如，由管理機構的內部可以看到，招生管理部門的職責含有以前期的規范采集數據里的通訊方式等信息，以信息系統快速準確地印發準復試通知書、準考證及錄取通知書，等等；報考點須以數據中不可缺少的信息為依據開展考務管理的工作，以快速制訂考場情況表及其完成編排及打印等不少的工作任務。管理部門把信息由計算機網絡等現代化的通訊傳輸途徑，有效而及時地傳達到各學院；學院以收取的信息快速而有效地進行復試與錄取的工作，且在信息化管理系統中生成與提交標準的、統一的電子形式的文本表格與數據。上述工作，皆是共享相關、相同的信息數據，且運用了信息化管理系統。故此，招生工作得以高質高效進行，且和諧地構筑了協調監管機制。

3.科學決策

信息化管理系統可以使招生工作對信息開展統計與分析工作，有助于下階段任務、決策的制定。譬如，當初試的成績被導入了信息管理系統之后，可以經由分數線的預測，系統對招生的計劃人數和上線的考生人數進行分析與比較，管理機構則會初步地形成對于各個專業的下步工作的具體規劃，對于某些招生專業有多余的人數可被調出，而招生專業生源不足的項則可進行宣傳、引導、調入考生。復試前的工作準備充分，確定分數線，即刻進行復試準備工作，極大地縮短工作中的轉折時間。另外，對于多年報名數據開展統計與比較工作，進而分析過去年份各個專業的報名及所錄人數、分數線等等各方面的信息，招辦能對開發生源與報考專業進行引導等工作提前做好應對方案。

4.服務社會

信息化管理系統更好地展示出招生管理部門具有服務社會的意識。信息發布交流得到加強，招生管理部門可以通過傳統的途徑展開活動，另外可極力地經由網絡方式進行活動。招生宣傳過程中，對學校、學院的介紹和招生專業目錄及聯系方式等靜態的信息，招生管理部門采取多種途徑進行宣傳工作。在印發文本時，可在多個有較大影響力的網站上開展宣傳工作。而常見的問題咨詢等方面的動態信息，就可以經由網絡咨詢論壇和專線的電話或電子信箱等方式開展交流的活動。在安排考場與初試、復試資格及錄取單等考生所重視的信息，皆可通過網絡的平臺發布，以提供大家及時地查閱。

二、提高信息化管理水平

1.進一步提高管理人員的信息素養

人乃是積極因子，其素質與文化水平等方面對信息活動的效率自然具有十分重要的作用。故此，對于管理人員其信息素養的提高也有著十分重要的意義。能夠以新的方法去獲得廣博的知識，能由多個角度去提升認知與分析、提煉信息，能創造合理地利用信息的新方案，是管理人員提高水平的努力方向。現階段的管理人員須經由多種方式，特別是網絡資源，以學到老的理念學得、交流管理方面的經驗，不斷地完善自己的知識體系。網絡應用水平的提高及信息化管理觀念的樹立，對有效地開發、利用信息管理系統去輔助管理工作有著極大的好處。

2.進一步規范化管理，進一步統一數據的標準化

招生工作是具備十分強的延續性的工作，其中各方面表格和數據多格式相對有些固定。總結往年的工作之后，可以聯系當年的工作進行新的調整。而管理機構則須對管理工作進行整體性的整理，從而及時制定出統一的數據要求與表格模式標準，進而對信息管理系統展開更新維護工作，此乃信息化管理的重要保證之一。

3.網絡建設有待進一步受到重視

日新月異的網絡技術為信息的交流提供了靈活且開放的一個平臺。網絡建設須滿足信息化的發展需求。現階段的網絡建設存在著幾個薄弱的環節：

（1）網絡安全。服務器上存放著不少的數據，管理者對其數據備份與防病毒、防攻擊的意識都不強；

（2）不充分的網絡利用。絕大部分的網站主要是用來發布靜態的信息，而有的網站則很少得以更新。如此，其和他部門間或學院間的交流自然很是缺乏。若招生部門的信息交流共享量頗大，則合理地使用網絡會進一步地提高工作效率。

4.積極參與的管理人員，對系統集成的進一步提高有著積極的促進作用

現階段的招生工作，較多的單獨軟件需要獨立處理，而很多軟件的數據接口卻又不完全一致，那么聯系各個單位的任務的特點，可以開展系統自主研發、引進工作，以大大地提升工作的效率與質量。軟件系統的開發、研制是很復雜的一項系統工程，是計算機應用技術與管理思想相聯系的，且需軟件開發人員和管理人員互密切協作的一項任務，是兩方一起完成而取得的智慧成果。招生信息化管理系統主分兩個模塊，即招生單位的招生工作部分和報考點招生工作部分。因為工作特點，其中會有大量的報表與統計要求，多因為模式相對地比較固定，那么由管理者和軟件開發者共同制定詳細的軟件分析，則乃是成形的軟件其健碩性質的根本保障因素。日后的運作過程之中，出現了問題須能及時地得到反饋，協作完善該項成果，只有如此集成化的軟件系統才能更好地為招生管理等工作服務。

三、結束語

在信息化高速發展的時代，招生工作的信息化管理建設已充分地展示了它的重要特性。當今的招生工作，在摸索、思考信息化管理的模式且為達到教育信息化管理的目的，須規范管理過程及先進管理方式、提高管理的效率，并以此真正地使招生工作的管理水平有所提高。在繁瑣的數據中，如何去發現并提取對己有用的數據，進一步有所正確的行動，怎樣可以把有效數據轉化為有利用價值的信息，還需制訂如何將有利用價值的信息進一步轉換為科學的策略，把科學的策略轉化成為工作的效率以提高水平。當今，數據庫系統即便可以滿足數據錄入與查詢、統計等方面的功能，但深入應用需求，則可使挖掘技術始被慮及于應用中，運用它掘出招生數據后臺所隱匿的其它信息，就能更有效地滿足高校招生需求。

參考文獻：

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