淺析廣西藝術學院財務會計檔案管理

周游

摘 要：在廣西藝術學院從事財務會計檔案管理工作多年，經(jīng)過對當前學院會計檔案管理的剖析，闡述當前學院會計檔案管理的現(xiàn)狀，提出在學院會計檔案管理工作過程中發(fā)現(xiàn)的若干問題，并通過研究提出可行的解決方案。

關鍵詞：會計電算化；會計檔案；藝術高校；解決方案

隨著我國高等教育發(fā)展的不斷推進和改革，尤其是在黨的十七大勝利召開以后，社會主義文化事業(yè)發(fā)展出現(xiàn)空前的大跨步、大繁榮的景象，藝術院校迎來了前所未有的發(fā)展機遇。廣西藝術學院是全國6所?。▍^(qū)）屬綜合性藝術院校之一，廣西唯一一所國家獨立設置的具有碩士授予權的藝術高校。2012年，廣西藝術學院成為文化部與廣西壯族自治區(qū)人民政府共建單位，這對廣西藝術學院發(fā)展來說，有著長足深遠的影響，也意味著學院財務處要面臨一項新的挑戰(zhàn)和任務。會計檔案管理不僅是財務管理工作中一項不可忽視的重要工作，更是整個單位檔案管理中不可或缺的部分。所以，加強會計檔案管理工作是促進廣西藝術學院蓬勃而全面發(fā)展強有力的推手。

一、當前學院財務會計檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.電算化實行不夠全面

廣西藝術學院財務處在2001年引入用友公司的U8財務管理軟件，并實行了電算化財務管理。到目前為止，財務處實行電算化管理已走過了十多個年頭，財務工作在電算系統(tǒng)的幫助下，日常財務管理工作有序高效地進行著。會計人員使用U8系統(tǒng)制作記賬憑證，系統(tǒng)通過識別獲取會計人員輸入的記賬憑證信息，自動平衡借貸，將發(fā)生的經(jīng)濟數(shù)據(jù)登記到電子賬簿中。會計人員還可以使用U8系統(tǒng)中快速查詢到需要的記賬憑證的內(nèi)容、資金發(fā)生流、賬簿等。憑證的保存和管理還是沿用原來傳統(tǒng)的手工方法進行，沒有采用信息化技術進行管理。傳統(tǒng)手工檔案管理有以下缺點：（1）占用極大的存儲空間。（2）管理費時費力。（3）檢索查詢不方便。（4）二次利用不方便、利用率低。（5）檔案損壞、丟失現(xiàn)象時有發(fā)生。（6）不能形成信息網(wǎng)絡。

2.會計檔案管理制度不完善，管理手段落后

至今，我院財務部門還沒有形成一個比較完善的使用電算化技術來管理財務會計檔案的規(guī)范制度，這是由于我院電算化財務業(yè)務起步較晚，既沒有把電算化財務檔案管理納入財務人員崗位責任制中，又沒有配備專人管理，導致電算化財務會計檔案管理的歸檔工作處于傳統(tǒng)手工管理科的狀態(tài)。電算化會計檔案不光存儲于紙質(zhì)檔案上，還高度集中在電腦磁盤、光盤等磁性介質(zhì)上。這些存儲介質(zhì)，是需要有專業(yè)人員對其日常維護和管理的。但財務管理人員大多都是會計專業(yè)，而電算化會計又是計算機領域和財務會計領域的交叉學科，同時具備兩種學科知識的并從事高校財務工作的從業(yè)人員并不多，所以，學院的財務檔案管理方法和手段上沒有得到真正的完善。這易造成檔案形成的過程冗長，或是在某個環(huán)節(jié)積壓沉淀，歸檔不及時，并最終造成檔案的散亂、遺失。已經(jīng)存入本部門檔案室的檔案，沒有進行嚴格控制，檔案借閱管理混亂，這也容易造成檔案遺失或者殘缺。

3.人員配備不足，相關專業(yè)素質(zhì)不高

自我國恢復高考以來，每年的高考人數(shù)呈緩慢上升狀態(tài)，在2009年報考人數(shù)突破600萬人大關。全國藝術類專業(yè)院校相對其他文理工科院校明顯不足，雖然已有很多非藝術院校開設了藝術專業(yè)，但還是無法消化如此多報考藝術的學生。為了容納和培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的藝術學生，提供給學生一個更好的學習生活環(huán)境，我院在2009年提出建設相思湖新校區(qū)的宏偉藍圖。建設一個新校區(qū)，伴隨著大量的基建項目，眾所周知，建設是需要花費大量的人力、物力和財力的，由此我院財務處就承擔著越來越多的財務工作。任何地方的建設，都伴隨著資金流動，我院也不例外。大量的資金流動，使得我院財務日常工作迅速增加，財務會計檔案也隨之成倍增加。財務工作的成倍增加，讓已配備的人員應接不暇。數(shù)年前學院規(guī)模較小，每年招生不足2000名考生，所有學生加起來也沒有達到萬人大學的標準?，F(xiàn)在我院招生人數(shù)已突破3000人大關，全校學生包括研究生已超過萬人。如今已經(jīng)配備的財務人員是學院數(shù)年前核定的標準，已經(jīng)無法適我院如此快腳步的發(fā)展。沒有按要求配備專職并且專業(yè)的會計檔案管理人員，造成財務檔案管理未能及時按要求分類歸檔并制成電子化材料。

二、針對學院會計檔案管理現(xiàn)狀提出改革方案

我院作為廣西唯一一所藝術專業(yè)院校，需不斷加強自身的管理，完善管理體系，提高服務質(zhì)量和培養(yǎng)學生的水平。作為藝術類院校，自然有與其他文理工科院校有很多不同的地方。藝術院校的教師和學生感性程度要超過非藝術院校，所以，因地制宜地制訂針對性的解決方案，有事半功倍的效用。

1.加強領導對會計檔案管理的重視程度

所謂萬事起頭難，財務負責人是我們財務團隊的領頭羊，領導的重視是保障工作持續(xù)、有效開展的關鍵。領導重視后，整個財務團隊才會上下一心，才可以真正的努力去尋找和制訂解決方案，并論證方案的可行性，最后是很好的執(zhí)行方案。

2.通過學習考察，制訂自身的會計檔案管理制度

制訂一個好的管理制度不是靠我們憑空想象，也不是靠某幾個人依靠工作經(jīng)驗而制訂出來的。它是經(jīng)過一個漫長的過程，即提出、試行、修改、再試行，再修改，一直到改無可改，這樣得出的制訂才是完美的。但是，時至今日的我們并不需要如此麻煩，因為我們不是第一個提出建立財務會計檔案管理制度的學校。我們要做的是，首先應該去兄弟院?？疾?，借鑒兄弟院校先進的財務檔案管理經(jīng)驗。選定幾所區(qū)內(nèi)的大型院校，如，廣西大學、廣西財經(jīng)學院，對其財務機構進行考察。其次，依據(jù)考察得來的先進經(jīng)驗，對比自身財務運作情況，建立會計檔案管理制度。最后，在執(zhí)行中不斷修改，以適應我院財務檔案管理的發(fā)展。

3.實行全面電算化會計檔案管理

隨著人類社會的不斷進步，信息技術的充分運用，人們的生活已經(jīng)慢慢地從有紙向無紙化前進。電算化的財務管理不僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更是要利用計算機海量的存儲功能來存儲大量的會計檔案。購買會計檔案管理軟件以及相關的配套硬件，設置電算化檔案管理崗位，專職負責電算化檔案管理，負責系統(tǒng)內(nèi)各類資料的存檔、安全保管和保密工作。通過細化和制訂與會計電算化檔案管理相關的規(guī)章制度，如《電算化會計檔案管理辦法》《電算化會計檔案操作管理制度》《電算化會計檔案管理崗位責任制度》等，為有效管理會計電算化檔案提供保障。

4.提高會計人員的素質(zhì)，重點培養(yǎng)電子信息與會計復合型人才

高校作為國家的事業(yè)單位，機構編制問題成為高校前進的軟肋。高校要招人，就要有編制，而編制是固定的，空的編制只能等現(xiàn)在在職的人員退休，所以，高校人員更新交替較企業(yè)來說是十分緩慢的。財務工作是長久而專業(yè)的日常工作，在高校從事財務的會計人員，一般一干就是一輩子，所以也存在知識結構老化和接受能力下降的問題。當今社會，電子信息技術發(fā)展如此之快，如果會計人員不提高自身的素質(zhì)，就會使得財務機構效率低下，就會延緩高校發(fā)展的腳步。在不能快速注入新鮮血液的時候，財務部門只能通過提高現(xiàn)有會計人員的素質(zhì)，來提高整個財務機構的素質(zhì)。通過開展電算化繼續(xù)教育，提高整個財務機構電算化的能力，重點是培養(yǎng)年輕人，因為年輕人對新事物充滿好奇，并且學習能力很強，可以很快地掌握新的技術和接受新的理念。在這個時代，培養(yǎng)電子信息和會計的復合型人才是財務機構穩(wěn)步前進有力的保障。

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（作者單位 廣西藝術學院）