新時(shí)期高校檔案管理工作重要性研究

摘要：高校檔案管理在當(dāng)前社會發(fā)展趨勢下加強(qiáng)編研工作，提升高校檔案管理人員的綜合素質(zhì)顯得尤為重要。在另一方面，現(xiàn)代高校檔案管理信息從傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式，對當(dāng)前以及未來檔案管理工作會產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響。文章對我國高校檔案管理工作重要性進(jìn)行分析，并提出新時(shí)期策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；綜合素質(zhì)；新時(shí)期策略；影響

高校檔案管理工作是現(xiàn)代高校從事教學(xué)工作、科學(xué)研究、競爭管理與其他多項(xiàng)院校活動直接形成的對高校與社會有保存價(jià)值的多種文字、圖片、音像等不同形式的歷史記錄。現(xiàn)代高校檔案管理工作是新時(shí)期高校管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)之一，并且也是衡量現(xiàn)代高校管理工作水平高低的標(biāo)準(zhǔn)之一。而隨著信息技術(shù)的發(fā)展，為現(xiàn)代高校檔案管理工作帶來了新鮮血液與巨大挑戰(zhàn)。我們需要認(rèn)識到高校檔案管理工作重要性，并適時(shí)提出相應(yīng)的工作策略。

1 高校檔案管理工作的重要性分析

1.1 高校檔案資源是其發(fā)展的歷史憑證

現(xiàn)代高校檔案資源能夠客觀真實(shí)地反映出院校從建設(shè)院校初始到逐漸發(fā)展的整個(gè)歷史過程，通過多元的形式客觀并真實(shí)地記錄著高校日常教學(xué)管理過程中的每個(gè)環(huán)節(jié)，是院校師生群體辛勤科研與經(jīng)驗(yàn)的汗水結(jié)晶，是深入認(rèn)識與把握院校發(fā)展客觀規(guī)律的主要依據(jù)，是每所院校的寶貴財(cái)富。

1.2 提高檔案管理工作效率，更好地為高校發(fā)展服務(wù)

我們提高高校檔案管理工作效率，根本目的在于做好檔案管理服務(wù)工作，這是一切檔案管理工作的起始點(diǎn)與落腳點(diǎn)。健全完善的檔案資源在高校黨政管理工作、教研工作、院校建設(shè)等方面發(fā)揮出難以替代的作用。我們通過對高校檔案資料的查詢與運(yùn)用，能夠清晰地看到高校自身歷史發(fā)展的足跡，能夠看到各個(gè)階段院校所取得的多個(gè)成績與榮譽(yù)。并且，我們也可以從其中發(fā)現(xiàn)自身不足，在以后歸納總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，進(jìn)而做好以后的管理工作。

1.3 廣泛開展電視遠(yuǎn)程高等教育工作

由于我國面積廣大，使得高等教育發(fā)展極其不平衡，中西部地區(qū)在教師資源、教育資源、硬件設(shè)備等方面依然處于滯后狀態(tài)。然而借助高校檔案的信息資源體系，從互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)開展電視遠(yuǎn)程教育活動，對于提高東部教育資源水平，推進(jìn)西部教育發(fā)展有著難以替代的作用。

2 新時(shí)期高校檔案管理工作策略研究

2.1 轉(zhuǎn)變管理人員思想觀念

首先要轉(zhuǎn)變高校領(lǐng)導(dǎo)層的思想觀念，各層領(lǐng)導(dǎo)要密切關(guān)注到院校檔案管理工作，要加大力度支持院校檔案信息化建設(shè)工作，要將院校檔案管理工作的發(fā)展作為高校整個(gè)發(fā)展規(guī)劃的重要而必要的組成部分。其次要解放管理人員思想，扭轉(zhuǎn)部門工作作風(fēng)。而作為院校檔案管理人員要從觀念意識上快速轉(zhuǎn)變，努力積極地跟上現(xiàn)代高校檔案管理工作的發(fā)展進(jìn)程，增強(qiáng)全局意識，提升觀念認(rèn)識與服務(wù)意識，對院校整體工作安排服從，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)了思想意識與工作管理的新跨度。

2.2 要突出高校檔案科室的雙重職能，強(qiáng)化其行政管理職能

我們要將檔案管理工作作為高校內(nèi)部行政管理工作的重要執(zhí)行部門，因?yàn)榉煞ㄒ?guī)要求其具有“對所屬的單位部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)”工作原則，并且還要全面負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)部門的檔案管理工作。因此高校檔案管理部門具有雙重性也正，作為院校職能部門，具有肩負(fù)指導(dǎo)與監(jiān)督的職能；而作為院校業(yè)務(wù)部門，具有保管的獨(dú)特職責(zé)。

2.3 加強(qiáng)高校信息化建設(shè)，推進(jìn)管理升級進(jìn)度

在新時(shí)期，加強(qiáng)信息化建設(shè)工作是推進(jìn)我國高校檔案管理發(fā)展進(jìn)程的客觀需求，并且也是高校檔案管理服務(wù)工作創(chuàng)新的標(biāo)志之一。而推進(jìn)高校檔案科室信息化、網(wǎng)絡(luò)化與文字檢索自動化建設(shè)，當(dāng)前已經(jīng)成為我國高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢，并且是檔案管理工作取得巨大進(jìn)展的關(guān)鍵。高校應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費(fèi)投入來改善檔案管理部門的相關(guān)硬件設(shè)備，對院校檔案資源信息化進(jìn)行重點(diǎn)改造。我們要以推進(jìn)高校檔案信息化管理進(jìn)程作為基礎(chǔ)，以實(shí)現(xiàn)電子歸檔目標(biāo)作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，積極主動推進(jìn)高校檔案管理從紙質(zhì)媒介管理轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾磉M(jìn)程。我們要根據(jù)現(xiàn)代形式對高校檔案工作的新標(biāo)準(zhǔn)，合理運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對院校檔案資料進(jìn)行歸納整理、加工分類、儲存等，讓高校檔案資料能夠?qū)崿F(xiàn)多角度檢索，使用戶可以自由獲得系統(tǒng)化的資料信息，加快手動檢索到自動化檢索模式的轉(zhuǎn)變。我們同時(shí)要充分運(yùn)用校園網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢，堅(jiān)持現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公，積極鼓勵(lì)各個(gè)單位部門運(yùn)用電子文件格式來向上級匯報(bào)檔案資料，將電子檔案與紙質(zhì)檔案有效結(jié)合起來，有助于高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展。

3 結(jié)束語

總而言之，我國高校檔案管理工作者需要不斷更新思想觀念，轉(zhuǎn)變管理方式，掌握現(xiàn)代化檔案管理工作的客觀發(fā)展規(guī)律，樹立起當(dāng)代高校檔案管理工作觀念。堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，以為讀者服務(wù)為宗旨，創(chuàng)新為目標(biāo)，做好檔案管理工作，讓高校檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、科學(xué)化方向健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]石曉英.淺談高校檔案管理應(yīng)加強(qiáng)的幾項(xiàng)工作[J].唐山職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006年02期.

[2]娜嘉.高校檔案管理存在的問題與對策分析[J].蘭臺世界，2008年19期.

[3]朱春瑜.高校合并給檔案工作帶來的問題及其對策[J].鎮(zhèn)江高專學(xué)報(bào)，2005年01期.

[4]魏自鵬.管理學(xué)視角下的新建高職院校檔案工作的加強(qiáng)[J].重慶電子工程職業(yè)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010年01期.

[5]劉洪，馬仁杰.面向網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化檔案利用工作三要素[J].檔案學(xué)通訊，2003年04期.

[6]盧慧軍.淺談數(shù)字化時(shí)代檔案信息資源的開發(fā)與利用[J].寧波廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2007年03期.

作者簡介：初慶華（1968，10-），女，黑龍江省依安縣，本科，人事檔案和各類資料整理，西安市閻良區(qū)西安航空職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處。