新時期高校檔案管理工作重要性研究

摘要：高校檔案管理在當前社會發展趨勢下加強編研工作，提升高校檔案管理人員的綜合素質顯得尤為重要。在另一方面，現代高校檔案管理信息從傳統模式轉變為數字化模式，對當前以及未來檔案管理工作會產生深遠的影響。文章對我國高校檔案管理工作重要性進行分析，并提出新時期策略。

關鍵詞：高校檔案管理；綜合素質；新時期策略；影響

高校檔案管理工作是現代高校從事教學工作、科學研究、競爭管理與其他多項院校活動直接形成的對高校與社會有保存價值的多種文字、圖片、音像等不同形式的歷史記錄。現代高校檔案管理工作是新時期高校管理工作中不可或缺的環節之一，并且也是衡量現代高校管理工作水平高低的標準之一。而隨著信息技術的發展，為現代高校檔案管理工作帶來了新鮮血液與巨大挑戰。我們需要認識到高校檔案管理工作重要性，并適時提出相應的工作策略。

1 高校檔案管理工作的重要性分析

1.1 高校檔案資源是其發展的歷史憑證

現代高校檔案資源能夠客觀真實地反映出院校從建設院校初始到逐漸發展的整個歷史過程，通過多元的形式客觀并真實地記錄著高校日常教學管理過程中的每個環節，是院校師生群體辛勤科研與經驗的汗水結晶，是深入認識與把握院校發展客觀規律的主要依據，是每所院校的寶貴財富。

1.2 提高檔案管理工作效率，更好地為高校發展服務

我們提高高校檔案管理工作效率，根本目的在于做好檔案管理服務工作，這是一切檔案管理工作的起始點與落腳點。健全完善的檔案資源在高校黨政管理工作、教研工作、院校建設等方面發揮出難以替代的作用。我們通過對高校檔案資料的查詢與運用，能夠清晰地看到高校自身歷史發展的足跡，能夠看到各個階段院校所取得的多個成績與榮譽。并且，我們也可以從其中發現自身不足，在以后歸納總結經驗教訓，進而做好以后的管理工作。

1.3 廣泛開展電視遠程高等教育工作

由于我國面積廣大，使得高等教育發展極其不平衡，中西部地區在教師資源、教育資源、硬件設備等方面依然處于滯后狀態。然而借助高校檔案的信息資源體系，從互聯網絡開展電視遠程教育活動，對于提高東部教育資源水平，推進西部教育發展有著難以替代的作用。

2 新時期高校檔案管理工作策略研究

2.1 轉變管理人員思想觀念

首先要轉變高校領導層的思想觀念，各層領導要密切關注到院校檔案管理工作，要加大力度支持院校檔案信息化建設工作，要將院校檔案管理工作的發展作為高校整個發展規劃的重要而必要的組成部分。其次要解放管理人員思想，扭轉部門工作作風。而作為院校檔案管理人員要從觀念意識上快速轉變，努力積極地跟上現代高校檔案管理工作的發展進程，增強全局意識，提升觀念認識與服務意識，對院校整體工作安排服從，進而實現了思想意識與工作管理的新跨度。

2.2 要突出高校檔案科室的雙重職能，強化其行政管理職能

我們要將檔案管理工作作為高校內部行政管理工作的重要執行部門，因為法律法規要求其具有“對所屬的單位部門檔案管理工作進行監督與指導”工作原則，并且還要全面負責機關部門的檔案管理工作。因此高校檔案管理部門具有雙重性也正，作為院校職能部門，具有肩負指導與監督的職能；而作為院校業務部門，具有保管的獨特職責。

2.3 加強高校信息化建設，推進管理升級進度

在新時期，加強信息化建設工作是推進我國高校檔案管理發展進程的客觀需求，并且也是高校檔案管理服務工作創新的標志之一。而推進高校檔案科室信息化、網絡化與文字檢索自動化建設，當前已經成為我國高校檔案管理工作的發展趨勢，并且是檔案管理工作取得巨大進展的關鍵。高校應當加大經費投入來改善檔案管理部門的相關硬件設備，對院校檔案資源信息化進行重點改造。我們要以推進高校檔案信息化管理進程作為基礎，以實現電子歸檔目標作為重點工作內容，積極主動推進高校檔案管理從紙質媒介管理轉變為信息化管理進程。我們要根據現代形式對高校檔案工作的新標準，合理運用互聯網絡技術，對院校檔案資料進行歸納整理、加工分類、儲存等，讓高校檔案資料能夠實現多角度檢索，使用戶可以自由獲得系統化的資料信息，加快手動檢索到自動化檢索模式的轉變。我們同時要充分運用校園網絡的優勢，堅持現代網絡辦公，積極鼓勵各個單位部門運用電子文件格式來向上級匯報檔案資料，將電子檔案與紙質檔案有效結合起來，有助于高校檔案信息化建設發展。

3 結束語

總而言之，我國高校檔案管理工作者需要不斷更新思想觀念，轉變管理方式，掌握現代化檔案管理工作的客觀發展規律，樹立起當代高校檔案管理工作觀念。堅持與時俱進，以為讀者服務為宗旨，創新為目標，做好檔案管理工作，讓高校檔案管理工作朝著現代化、科學化方向健康發展。

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作者簡介：初慶華（1968，10-），女，黑龍江省依安縣，本科，人事檔案和各類資料整理，西安市閻良區西安航空職業技術學院人事處。