如何有效地推進檔案工作規范化管理

逄錦橋

摘要：作者通過自己的工作實際，結合其他檔案工作者的觀點，提出了有效推進檔案工作規范化管理的觀點：領導、制度、人員三方面缺一不可。只有領導參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作制度并貫徹執行，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展。

關鍵詞：檔案工作領導制度人員

檔案——歷史的痕跡，在人類發展中具有舉足輕重的作用，大到一個國家，小到一個單位，檔案都是不可忽視的部分。檔案因其特殊的作用而受到國內外的高度重視。國際檔案大會[1，2]的召開、人民大學檔案學院的誕生[3]、《檔案法及實施辦法》的出臺，都充分說明了這一點。俗話說“沒有規矩不成方圓”，國有國法，家有家規。企事業要有自己的制度，各項工作也要有自己的規范。所謂的規范化管理，就是管理者制定了一定的規范，工作人員要按照此規范開展工作。檔案作為一個學科，自有一套完整的理論體系。從21世紀開始，各地陸續制定了適合自己的檔案規范。那么如何有效地推進檔案規范化管理呢？翻開歷史的畫卷可以發現，對于此問題的理解大家真可謂是各抒己見、遍地開花。有的認為要切實加強對檔案工作的領導，有的認為要實行檔案的法制化，有的認為要實行檔案的業務指導，有的認為有必要把檔案工作納入目標管理，有的認為應把檔案工作納入部門、個人年終崗位責任制考核，有的認為要把檔案管理導入ISO 9001質量管理標準，還有的認為要加強檔案工作人員的培訓，提高檔案工作人員的素質等等。雖然各有千秋，但卻不失片面。作者結合自己的工作實際，認為要有效地推進檔案工作的規范化管理，需要從領導、制度、人員三方面下功夫，三方面都要抓，三方面都要硬。

一、要有效地推進檔案工作的規范化管理，首要的也是最關鍵的是單位領導要有重視檔案的意識[4]

單位領導要參與檔案工作，對檔案工作進行戰略部署，保證檔案工作在本單位的貫徹執行。具體地說，有以下幾個方面。

1.單位領導或者主管和分管檔案工作的領導參與上級部門組織召開的檔案方面的宣傳會、培訓會、現場會、經驗交流會，從而更加了解檔案工作，檔案意識就會進一步提高。

2.督促和領導相關部門制定檔案工作制度，明確目標，督促相關業務人員對檔案工作人員進行文件的解讀和培訓。

3.督促和領導相關部門制定嚴格的檔案工作獎懲制度，并在年度內體現。

4.督促和領導本單位收文、行文機構向檔案室歸檔工作，賦予檔案工作人員指導行文和歸檔的權力，保證檔案工作的順利進行。

二、要有效地推進檔案工作的規范化管理，必須要建立健全檔案工作制度

在單位領導的帶領下，相關部門要建立健全檔案工作制度，在檔案的收集、保管、利用、人員崗位職責、經費保障等方面都有章可循、有法可依。具體地說，有以下幾個方面。

1.建立健全納入檔案管理工作的領導負責制度、目標管理制度、綜合計劃制度、部門和個人考核制度及獎懲制度。

在單位領導分工的職責中要明確檔案管理工作；在目標管理考核實施細則、任務分解表、目標管理考核結果中體現檔案管理工作；在綜合計劃的制定中，要充分考慮檔案軟硬件的需求，保證檔案管理的設備齊全、經費充足；在部門的考核制度中、在個人的崗位責任制及年終考核中，要體現出檔案管理工作，部門領導應把檔案工作作為衡量部門工作的一面鏡子，列入評先、年終考核等活動中去，與部門、個人考核進行掛鉤。對檔案管理工作抓得好的部門、個人進行表彰獎勵，對玩忽職守造成檔案材料損失或其他原因造成歸檔材料不齊全的單位或個人不能獲得某項榮譽、獎勵或晉升，并視情節的輕重依法論處，獎懲應在年度內體現。

2.建立健全檔案管理方面的制度，使檔案管理的各項工作環節都按一定的標準來進行。如制定案卷質量標準，使分類組卷達到最佳水平；制定接收檔案標準，以確保進館（室）質量；制定整理、鑒定、著錄、標引、檢索、利用等標準，使各項管理工作規范化、統一化；制定檔案電子化管理制度，使檔案數據入庫，實現檔案管理的科學化、現代化。

為了使制度能夠上行下效，為了使院所統一、步調一致，為了使工作人員能夠很好地領會制度的精神，上層檔案業務專業人員要加強對各級檔案工作人員的業務指導。上層管理部門應該組織大家學透檔案法規和各項標準、規范，使檔案工作人員明白分類的依據、保管期限的劃分等細節問題，避免由下層檔案室單方面決定帶來的局限性；同時，上層管理部門要理順分工，加強與檔案人員的溝通，及時發現、解決問題，做到上下信息暢通，指導工作到位。

3.檔案管理工作加強流程管理。檔案是由文件材料轉化而來的，檔案工作通過抓好文件材料形成過程各個環節的質量控制，對檔案工作管理質量的提高具有重要意義。

檔案即“產品”，產品的設計、開發和服務全過程都要符合質量管理要求。要提高檔案的標準化、規范化要求，必須先從文件形成的各個具體環節抓起。從某種程度上講，檔案管理工作中出現的問題，比較容易解決，而文件材料的形成辦理過程中出現的問題，就難以解決，有些問題即使補救了，文件材料也會失去原始憑證和依據作用，檔案就會失去了保存價值。加強流程管理，控制好產品的各個過程，才能保證歸檔文件的有效性，檔案工作規范化管理才可持續性改進。

三、要有效地推進檔案工作的規范化管理，必須要加強檔案工作人員的管理[5]

檔案工作始終離不開檔案工作人員的管理。現代化科學技術手段和先進的科學管理方法，都要由人去掌握和運用。因此，加強檔案工作人員的管理，具有重要的意義。具體地說，有以下幾個方面。

1.檔案工作人員必須具有較高的政治素質，要有埋頭苦干、無私奉獻的高尚的道德情操，這是由檔案工作的性質和特點決定的。檔案是人們社會活動的原始記錄，無論什么情況，檔案工作人員都必須忠于職守，維護黨和國家歷史的真實面貌，必須忠誠可靠、意志堅定、嚴守黨和國家秘密。

2.檔案工作人員要積極參加教育培訓，提高業務水平。在新形勢下，檔案管理人員要有緊迫感和危機感，要不甘落伍于時代的要求，主動地參加繼續教育，更新知識，提高業務能力和水平，檔案管理人員只有掌握廣博的專業知識，開拓視野，提高綜合素質，才能高標準、高質量地做好檔案管理工作。

3.同一個單位的檔案工作者，要形成立體知識結構，改變同等知識水平構成的平面結構。一個檔案館（室）工作人員要具有高級（精通專業技術、進行課題研究）、中級（通曉管理技術）和初級（能夠進行熟練操作）等不同層次知識的人才。對于比較大的立檔單位來說，檔案工作人員比較多，這種層次分類就比較容易；對較小的立檔單位來說，檔案工作人員比較少，有可能就會集研究、管理、技術于一人，對檔案工作人員的要求就會更高。

4.檔案工作人員要履行《檔案法》賦予的權力，理直氣壯地對檔案的前期控制工作進行監督、指導、檢查[6]。檔案的前期工作就是文件材料形成辦理的各個過程。而文件材料齊全完整、規范標準是保證案卷質量的先決條件和開發利用的基本要求。目前，我國的大多數立檔單位，文件材料的形成工作和檔案工作是分開的，所以檔案工作人員參與文件的形成過程尤為重要。檔案工作人員要經常參與單位的行政、經營管理活動，參與工程竣工、設備開箱驗收、產品創優活動，參與科研課題及成果評獎等活動，有針對性地加強單位內部科室文件材料的收集積累工作，從而保證歸檔文件材料齊全完整有效，對達不到規范標準的文件材料不予接收立卷歸檔。

綜上所述，要有效地推進檔案工作的規范化管理，領導、制度、人員三方面缺一不可。只有領導參與、重視檔案工作，才會建立健全檔案工作體制和制度并貫徹執行，形成依法治檔的氛圍，檔案管理工作的各方面才會有章可循，檔案工作人員的管理才會到位，檔案工作才會順利開展。總之，要推進檔案規范化管理，只有上行才能下效。只有上下形成合力，整齊劃一，檔案管理才能真正地規范化。

參考文獻：

[1]王熹.難忘的盛會難忘的經歷[J].中國檔案，2012（10）.

[2]黃霄羽.對十三到十六屆國際檔案大會的回顧與評價[J].中國檔案，2012（10）.

[3]賴世鶴.中國人民大學檔案學院誕生記[J].中國檔案，2012（11）.

[4]黃海濤.切實加強對檔案工作的領導[J].四川檔案， 2004（5）.

[5]劉英，馬秀華，梁輝.檔案管理與檔案人員的現代化[J].山東檔案，2002（2）.

[6]祝新華，孫德莉.談檔案的前期控制工作[J].山東檔案，2002（5）.