區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評的實(shí)施與思考

胡家文 韓萌

摘要：北京市區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評對強(qiáng)化檔案行政部門的指導(dǎo)力，提高業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行力，規(guī)范區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作起到重要作用。在測評實(shí)施過程中對工作程序及測評細(xì)則涉及的有關(guān)業(yè)務(wù)問題的思考和把握為今后有效開展測評工作以及促進(jìn)區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作積極健康發(fā)展積累了實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案測評

根據(jù)北京市檔案局《北京市區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評辦法》（京檔發(fā)〔2012〕1號），《區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評細(xì)則》作為對北京市各區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案室工作的綜合測量和評價指標(biāo)自2012年1月起實(shí)施。2012年北京市16區(qū)縣96個機(jī)關(guān)單位通過了測評，其中東城區(qū)對區(qū)屬機(jī)關(guān)單位中的25個單位進(jìn)行了測評，測評工作嚴(yán)格按照測評辦法的程序要求實(shí)施，對強(qiáng)化檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，提高業(yè)務(wù)規(guī)范執(zhí)行力，提升區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作水平起到了重要作用。在實(shí)施過程中對工作程序及測評細(xì)則涉及的有關(guān)業(yè)務(wù)問題的思考和把握也為今后測評工作的開展積累了可資借鑒的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

一、測評的意義

區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評是對區(qū)縣機(jī)關(guān)單位檔案工作進(jìn)行全面的綜合的檢查評價，是區(qū)縣檔案行政部門對各機(jī)關(guān)單位開展工作的抓手，是保證區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量的有效手段。測評只是手段，不是目的，對測評工作的認(rèn)識與評價也不應(yīng)以通過測評單位的數(shù)量或測評得分為標(biāo)志，而應(yīng)以對工作的促進(jìn)和提升為標(biāo)準(zhǔn)。測評的最終目的是提高區(qū)縣機(jī)關(guān)對檔案工作的重視程度，培養(yǎng)強(qiáng)化機(jī)關(guān)工作人員的檔案意識，形成良好的工作氛圍，切實(shí)提高區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作質(zhì)量，為黨和國家積累史料，為百姓民生提供服務(wù)。

二、測評的實(shí)施

（一）結(jié)合區(qū)情，細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)

測評辦法及測評細(xì)則是北京市檔案局根據(jù)全市區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作情況統(tǒng)一制定的，對區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作從領(lǐng)導(dǎo)體系、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)、信息開發(fā)利用、下屬單位管理等各個方面的綜合性評價體系。各區(qū)縣在實(shí)施測評時，有必要根據(jù)本區(qū)縣實(shí)際情況，對測評辦法的工作程序以及測評細(xì)則的具體指標(biāo)及分值做出細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)，使測評工作對本區(qū)縣機(jī)關(guān)起到確切的指導(dǎo)和提升作用。以東城區(qū)為例，為了提高各單位領(lǐng)導(dǎo)重視程度，經(jīng)過請示市檔案局，將“測評后向市局上報材料，審批后下發(fā)標(biāo)牌”的程序調(diào)整為在測評前做全面預(yù)檢，預(yù)檢后即將材料報批，正式測評時對通過測評的單位當(dāng)場頒發(fā)標(biāo)牌，收到了更好的現(xiàn)場效果。在測評細(xì)則的執(zhí)行方面，2010年區(qū)劃調(diào)整后，新東城各單位檔案工作均涉及原東城、原崇文、新東城三個部分的工作內(nèi)容，各部分工作水平不均衡，為了全面考量新東城各單位檔案工作，提高工作質(zhì)量，東城區(qū)將測評細(xì)則的各項(xiàng)指標(biāo)做了量化拆分，對各單位檔案工作進(jìn)行了無遺漏無死角的全面綜合檢查。

（二）雙向培訓(xùn)，精細(xì)指導(dǎo)

測評前，對接受測評單位及測評員進(jìn)行雙向培訓(xùn)。一方面對接受測評單位主管領(lǐng)導(dǎo)及檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，明確測評程序及方法，詳解測評細(xì)則各項(xiàng)要求及量化指標(biāo)。另一方面對測評員進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，包括測評細(xì)則的量化執(zhí)行、證明材料的質(zhì)量要求、各門類檔案的檢查要點(diǎn)等。雙向培訓(xùn)一方面提高各單位對測評工作的總體認(rèn)識和重視程度，明確測評前準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容，另一方面統(tǒng)一測評員對細(xì)則的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，把測評員個體差異對測評結(jié)果的誤差影響降到最低。

在系統(tǒng)培訓(xùn)的基礎(chǔ)上，對被測評單位檔案工作進(jìn)行全面指導(dǎo)。通過指導(dǎo)發(fā)現(xiàn)各單位工作中的優(yōu)長，鼓勵和推動工作，也發(fā)現(xiàn)薄弱環(huán)節(jié)，并采用專兼職檔案員培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)等方法彌補(bǔ)強(qiáng)化。

（三）提前預(yù)檢，精確整改

為了保證測評工作效果和質(zhì)量，在測評方法規(guī)定的操作程序上，另外增加了預(yù)檢環(huán)節(jié)。預(yù)檢時間在正式測評之前一個月左右，由兩個測評員共同進(jìn)行，嚴(yán)格按照測評細(xì)則，對迎檢文件材料、庫房硬件設(shè)施、檔案管理體系及案卷質(zhì)量等逐一系統(tǒng)檢查，填寫評分表，計(jì)算總分，明確指出不符合要求的項(xiàng)目和存在的問題，給出整改建議。

預(yù)檢是在正式測評之前測評員與被測評單位的積極互動，被測評單位在預(yù)檢之后對本單位工作情況有了清晰定位和明確認(rèn)識，根據(jù)預(yù)檢意見及時進(jìn)行針對性強(qiáng)化性精確整改，目標(biāo)精準(zhǔn)，措施得力，工作中許多細(xì)節(jié)問題在這一環(huán)節(jié)得到修正和解決。

（四）領(lǐng)導(dǎo)帶隊(duì)，嚴(yán)格檢查

測評的具體實(shí)施是整個工作的重要環(huán)節(jié)。為了提高各單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視，測評組由市局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或區(qū)檔案局一把手帶隊(duì)，測評程序嚴(yán)格按照聽取工作報告、檢查迎檢材料、庫房實(shí)地檢查、背對背綜合評議、意見反饋及頒發(fā)標(biāo)牌五個步驟組織實(shí)施。有下屬單位的，測評前提前抽查兩個下屬單位，抽查情況計(jì)入綜合評議結(jié)果。

現(xiàn)場意見反饋環(huán)節(jié)內(nèi)容分為兩個部分：一是明確各單位檔案工作中取得的突出成績，給予肯定；二是對測評中發(fā)現(xiàn)的問題即評分中失分項(xiàng)目逐一說明，并提出改進(jìn)意見和建議。測評后迅速整理下發(fā)書面反饋意見，要求各單位根據(jù)測評意見加強(qiáng)檔案工作。

嚴(yán)格測評程序，高標(biāo)準(zhǔn)高規(guī)格執(zhí)行測評，體現(xiàn)了測評工作的規(guī)范性和嚴(yán)肅性，有效提高了各單位領(lǐng)導(dǎo)的重視程度，也提高了檔案人員的責(zé)任意識，實(shí)現(xiàn)了通過測評推進(jìn)工作的最終目標(biāo)。

三、測評中的主要問題與解決策略

在區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評中，也發(fā)現(xiàn)一些操作性和業(yè)務(wù)性問題，下面分析一些主要問題并根據(jù)規(guī)范要求及工作實(shí)踐提出解決策略。

（一）測評與其他工作的銜接

區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案工作測評部署于2012年，主要由業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門負(fù)責(zé)實(shí)施，測評工作如何與1990年至2010年在區(qū)縣機(jī)關(guān)廣泛開展的升級復(fù)查工作銜接，使被測評單位理解工作的繼承性和延續(xù)性，業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門在實(shí)施測評時，如何與局內(nèi)各部門對基層檔案室的工作銜接，全面協(xié)調(diào)，整合資源，推動基層檔案室的全面工作，是一個關(guān)系到測評工作實(shí)質(zhì)效果的重要問題。

1.與升級復(fù)查的銜接。機(jī)關(guān)檔案工作測評細(xì)則出臺之前，大多數(shù)區(qū)縣機(jī)關(guān)接受了升級及復(fù)查。根據(jù)測評辦法要求，結(jié)合東城區(qū)、崇文區(qū)區(qū)劃調(diào)整合并后新東城區(qū)機(jī)關(guān)單位的實(shí)際情況，對于街道辦事處等未調(diào)整合并單位，按照原有目標(biāo)管理等級升級復(fù)查時間進(jìn)行測評，對于各職能局等由原東城、原崇文兩個機(jī)構(gòu)合并為一個的，參照原東城或原崇文升級復(fù)查時間確定測評時間。

2.與檔案局各項(xiàng)基層工作的銜接。測評項(xiàng)目涉及檔案局各部門對基層檔案室的工作，例如檔案移交接收、信息報送、執(zhí)法檢查、信息化、科研工作等，測評前要溝通各有關(guān)科室，匯總情況，在各單位自行提供證明材料的基礎(chǔ)上，參考局內(nèi)各部門的工作記錄確定測評得分，使局館對基層檔案室的各項(xiàng)工作要求與測評工作一體化。

（二）測評員把握標(biāo)準(zhǔn)的一致性差異

在測評工作實(shí)踐中，由于工作經(jīng)驗(yàn)和思維判斷的差異，不同的測評員對測評細(xì)則各項(xiàng)指標(biāo)的理解和把握難免存在差異。為了將這種差異對工作結(jié)果的影響誤差控制在最小范圍，采取了兩個有效措施：

1.指導(dǎo)人員兩人交叉組合指導(dǎo)前提下的業(yè)務(wù)例會。完善指導(dǎo)工作流程，每次指導(dǎo)由兩名指導(dǎo)人員共同完成，指導(dǎo)人員交叉組合，增加不同指導(dǎo)人員配合工作的頻次，提高一致性。每周召開業(yè)務(wù)例會，交流工作經(jīng)驗(yàn)，通報各組指導(dǎo)工作情況，詳細(xì)說明各類業(yè)務(wù)問題的指導(dǎo)意見或解決辦法，統(tǒng)一工作方法。

2.測評細(xì)則項(xiàng)目指標(biāo)精細(xì)量化基礎(chǔ)上的統(tǒng)一培訓(xùn)。前文所述雙向培訓(xùn)針對測評員的培訓(xùn)中，結(jié)合新東城三年來檔案工作實(shí)際情況對測評細(xì)則各項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行精細(xì)量化并通過培訓(xùn)在全體測評員中高度統(tǒng)一，最大程度避免了測評員執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)時可能產(chǎn)生的個體差異。

（三）幾個業(yè)務(wù)問題的解析

在指導(dǎo)和測評過程中，有些業(yè)務(wù)問題較常出現(xiàn)，對這些問題要以測評細(xì)則及有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)為原則，結(jié)合工作實(shí)踐給出解決辦法。

1.列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃

部分單位未能將檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃，要求將檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃不是泛泛之論，而是體現(xiàn)了機(jī)關(guān)從整體工作規(guī)劃上對檔案工作的重視，所以這一標(biāo)準(zhǔn)不能降低，測評時對于沒有列入計(jì)劃的按比例扣分，以促進(jìn)被測評單位在今后的工作中將檔案工作列入機(jī)關(guān)年度工作計(jì)劃，與機(jī)關(guān)中心工作同步實(shí)施。

2.制度的發(fā)布、修訂與落實(shí)

檔案工作制度要及時修訂，切實(shí)貫徹，有效落實(shí)，確實(shí)起到約束和規(guī)范工作的作用。只提供《檔案工作制度匯編》不能說明制度的落實(shí)和執(zhí)行情況。測評時要注意一是制度健全，對各門類檔案是否都制定了相應(yīng)管理制度；二是及時修訂，制度文本內(nèi)容是否全面并與機(jī)關(guān)工作相適應(yīng)；三是制度簽發(fā)，并采取適當(dāng)方式學(xué)習(xí)宣傳使機(jī)關(guān)內(nèi)部廣泛知悉；四是堅(jiān)持考核，要提供制度執(zhí)行的有關(guān)記錄和考核材料。

3.各項(xiàng)工作的時效性

測評是在一個時間點(diǎn)上進(jìn)行的工作檢查，很多檔案工作任務(wù)要求在特定時間段完成，如次年六月底前歸檔，汛期庫房安全檢查等，在測評時要注意檢查有關(guān)工作記錄，確定工作任務(wù)是在規(guī)定的時間按時完成的，對于日常工作拖沓，測評前為了迎檢突擊完成的，要按照測評細(xì)則按比例扣除相應(yīng)分值，并要求被測評單位加強(qiáng)管理，按時完成各項(xiàng)工作任務(wù)。

4.對庫房的檢查

對區(qū)縣機(jī)關(guān)檔案庫房建設(shè)，目前還沒有國家標(biāo)準(zhǔn)，一個單位有兩個、三個檔案庫房或外租庫房，以及庫房設(shè)在地下室的情況仍然存在，新東城多數(shù)機(jī)關(guān)單位由原東城原崇文兩個單位合并而來，上述情況尤為多見。測評時要檢查所有庫房的情況，檢查地下室?guī)旆坑绕湟⒁鉁貪穸日{(diào)節(jié)設(shè)施設(shè)備是否齊全并正常使用，溫濕度記錄及庫房檢查記錄是否完整詳細(xì)，室藏檔案是否安全。

作者單位：東城區(qū)檔案局