在當前形勢下如何做好檔案管理工作

田濤

【摘 要】隨著信息管理的持續發展，檔案管理工作的積極作用逐漸顯露出來，在當前信息管理不斷發展的今天，如何做好檔案管理成為信息管理工作的一項重要指標。考慮到當前信息數據更新速度較快，給檔案管理工作帶來了一定的難度，為此，我們必須對檔案管理工作引起足夠的重視，要將檔案管理工作與信息化工作和法制化工作有機結合在一起，研究出有針對性的措施，全面提高檔案管理工作質量，滿足社會對檔案管理工作的現實需求，提升檔案管理工作品質，保證檔案管理工作取得實效。本文結合當前信息發展形勢，重點討論了做好檔案管理工作的具體措施，為提升檔案管理工作質量提供經驗總結和技術保證。

【關鍵詞】信息管理 檔案管理 信息化 法制化

1 前言

從目前的檔案管理工作來看，檔案作為一種重要的社會資源，只要實現良好的利用，將會對信息管理起到積極的促進作用。考慮到檔案具有一定的社會價值，我們必須要加強檔案管理，通過完善的管理手段和先進的管理模式，實現檔案的有效管理和利用，促進檔案管理的全面發展，從根本上提高檔案管理的質量。基于對檔案管理重要性的認識，我們在檔案管理過程中，要充分分析當前社會發展形勢，在檔案管理工作中做到與時俱進，及時改變管理模式和管理方法，滿足社會對檔案管理的現實需求。

2 做好檔案管理工作要從提高檔案管理人員的素質抓起

從目前檔案管理工作來看，在實際檔案管理工作中，基層的檔案管理員是重要的推動因素，不關選擇何種服務理念和管理方針，沒有基層檔案管理員的推進，檔案管理工作也無法取得預期的效果。所以，要想做好檔案管理工作的質量，我們首先就要從提高檔案管理人員的素質抓起，主要應該從以下幾個方面入手：

2.1制定具體的檔案管理人員守則，選擇專業化檔案管理人才

為了保證檔案管理取得積極效果，我們要在檔案管理人才的選用上入手。首先，我們要根據檔案管理實際制定具體的檔案管理人員守則，保證檔案管理工作有據可依。其次，我們要選擇具有專業素質的檔案管理人才來從事檔案管理工作。

2.2積極開展專業技能培訓，努力提高檔案管理人員素質

由于目前社會發展較快，檔案管理工作也面臨著新的形勢和任務，為了保證檔案管理工作能夠適應形勢發展需要，我們應對檔案管理人員開展相關的專業技能培訓，努力提高檔案管理人員素質，使檔案管理人員在專業素質和職業道德方面都能滿足要求。

2.3宣傳貫徹法律法規，明確檔案管理的重要作用

檔案管理工作在目前具有信息化和法制化的特點，為此我們在檔案管理中也要宣傳和貫徹法律法規，使檔案管理人員能夠熟知檔案管理相關的法律法規，保證檔案管理的有效性和合法性。因此，對檔案管理人員的法律法規意識的培養十分重要。

2.4加強對基層檔案管理人員的管理和引導，使其明確檔案管理的重要性

從目前檔案管理工作的實際來看，為了保證最終的管理效果，我們要不斷加強基層檔案管理人員的管理和引導，要向基層檔案管理人員灌輸檔案管理的重要性，使基層檔案管理人員能夠充分發揮工作積極性和主觀能動性，全面提高檔案管理質量。

3 做好檔案管理工作要有明確的服務管理理念

通過對目前檔案管理的了解發現，在開展檔案管理工作的時候，服務管理理念的確定很重要，而要想做好檔案管理工作就要有明確的服務管理理念。服務管理理念的選擇需要從以下幾個方面入手：

3.1確定主動服務的理念

主動服務的對象是檔案的利用人員，服務的內容很多元化，各類檔案都包括其中。可以用查詢、復制等方式對檔案信息進行推廣，使可利用檔案者擁有高效、便捷的服務。主動服務是一個創新理念，是新形勢檔案工作的必經之路。當前檔案工作的首要任務，就是要確立全新的服務理念，強化檔案工作人員的服務意識，要從傳統的檔案管理向檔案信息系統管理過渡，改變以往僅限于提供檔案原件的低層次的被動服務狀態。

3.2確定運用現代化的信息技術的理念

隨著計算機技術、電子信息技術及網絡技術的發展和普及，檔案工作由手工操作向現代化方式轉變，由實體化管理向信息化管理發展成為必然趨勢。對我國目前的檔案工作現狀來講，網絡化信息服務的興起，既是挑戰，也是機遇，關鍵在于我們如何把握機遇，迎接挑戰，在新的社會環境中重新定位，做好過渡時期檔案信息利用工作。實踐證明，沒有現代化的技術、設備和手段應用于檔案信息資源的開發，就根本談不上科學合理地利用檔案信息資源。運用現代信息處理技術手段來開發檔案信息，可以極大地提高開發能力和效率，從而提高檔案信息資源的利用率和檔案管理部門的服務水平。

3.3確定提供優質的檔案信息的理念

檔案信息的優劣直接影響著服務基礎，要拋開傳統檔案的機制，要積極開發有價值可利用的檔案信息，用優質的信息資源為社會服務，根據社會經濟發展的需要開展檔案服務理念。

4 做好檔案管理工作既要分析現有問題也要制定具體解決措施

雖然目前檔案管理工作得到了高度重視，在開展過程中也得到了積極的推動和開展，但是由于檔案管理體制原因和管理過程中管理手段的制約，當前檔案管理還存在一定的問題。因此，要想做好檔案管理工作我們既要對現有問題進行分析，同時也要制定具體的解決對策，保證檔案管理工作實現預期目標。

4.1檔案管理體制不成熟，檔案管理制度需要統一和細化

在目前檔案管理中，受到檔案管理體制的制約，檔案管理體制還不成熟，檔案管理制度也沒有做到統一和細化，由此導致了檔案管理在具體管理過程中效果不理想，有時甚至還出現沖突。為此，我們必須對現行的檔案管理體制進行改革，必須要建立完善統一和細化的檔案管理制度，保障檔案管理的有效進行，使檔案管理能夠發揮積極作用，取得預期的效果。

4.2檔案管理過程不規范，檔案管理手段需要改革和創新

通過了解發現，在當前檔案管理過程中，存在許多不規范的行為。其中，許多單位在開展檔案管理工作時沒有將檔案管理工作作為一項長期的工作來堅持，而是隨時需要隨時突擊，管理手段單一，難以取得積極效果。因此，為了保證檔案管理效果，我們要對現有的檔案管理手段進行改革和創新，將檔案管理作為長期的工作來堅持，提高檔案管理工作的質量。

4.3檔案管理的法制建設不健全，需要完善的法制制度作為保障

檔案管理同其他管理工作一樣，需要強有力的法律制度作為有效的支撐。但是目前檔案管理的法制建設并不完善，也很不健全，對檔案管理缺乏相應的法律保護，制約了檔案管理的發展。因此，我們要加強檔案管理的法制建設，建立完善的法律制度保障檔案管理工作的有效進行，從根本上提高檔案管理質量，滿足檔案管理發展要求。

5 結論

通過本文的分析可知，在當前形勢下，檔案管理工作是非常重要的，在信息管理中發揮了重要作用。為了保證檔案管理工作能夠取得積極效果，我們必須從提高檔案管理人員素質、明確檔案服務管理理念和分析現有問題并制定具體措施入手，全面深化檔案管理工作改革，從根本上提高檔案管理工作質量，滿足社會對檔案管理工作的需要，促進檔案管理工作的快速發展。

【參考文獻】

[1]許毓華. 增強創新意識 強化檔案管理工作 [J]. 檔案，2005（06）：21-22.

[2]姚玉萍. 市場經濟條件下檔案工作的新課題 [J]. 蘭臺世界，2005（12）：45-46.

[3]古勇. 新時期檔案工作者應具備的基本素養 [J]. 山西檔案，2009（S1）：72.

[4]惠洪霞. 檔案管理工作人員的工作之本 [J]. 蘭臺內外，2009（6）：36-37.

[5]王兆平. 加快中小城建檔案工作的步伐 [J]. 蘭臺世界，2007（11）：56.

[6]劉繼華. 試論檔案工作人員的綜合素質 [J]. 遼寧廣播電視大學學報，2001（2）：49.