淺談如何加強高校院系圖書資料室的管理和創新

道日娜

摘要：資料室在知識創新、技術創新、服務創新體系中是不可或缺的，是系教學、科研發展的助力器，是信息資源的發源地。院系資料室參與教學、科研具有其他部門無法比擬的優勢。院系圖書資料室是專業資料室，擁有豐富的信息資源，保存有大量珍貴的專業圖書，其資料具有專業性。闡明了高校院系圖書資料室的作用，就如何加強高校院系圖書資料室的管理和創新提出了一些建議。認為院系圖書資料室可以從建立專業特色數據庫、資源共享、規范管理及人員培訓等方面著手，來更好地發揮院系圖書資料室的作用。

關鍵詞：院系圖書資料室 管理 創新

資料室的收集與整理工作使資料相對集中，可為教師及時提供新的信息并節約大量時間，從而便于教師進行教學科研的前期準備工作。院系圖書資料室可為全院教師、學生提供良好的讀書環境，專、快、準的信息服務，使得院系圖書資料室成為教學科研工作中不可缺少的一部分，同時也便于師生共同參與資料室建設。

一、社會可持續發展對圖書資料室的要求

可持續發展戰略是當今社會廣泛認同的一種全新發展模式，其宗旨是保證人類社會具有長遠的持續發展能力。持續發展觀是一種全面發展觀，主張以持續最佳發展取代單純追求眼前利益的短視發展，提出“發展=經濟發展+社會發展+人的發展+自然發展”的觀點，謀求社會的全面進步，強調社會發展的整體性和綜合性。同時，其模式應該由傳統的依靠自然資源的開發而轉向依靠自然、經濟、教育、文化的整合。持續發展是人類發展觀由傳統的工業文明向現代的生態文明的一次歷史性跨越，它不僅要求人們的經濟意識和環境意識發生根本的轉變，還要求人類的發展觀發生轉變，不僅需要經濟及生態環境的優化，還需要社會人文環境的優化。從社會大環境而言，圖書資料室作為社會科技教育文化領域的重要組成部分，必須與社會協調共進，因此，圖書資料室的可持續發展是社會發展的現實要求。

圖書資料室的信息中心地位說明社會的持續發展不能失去圖書資料室的支持，圖書資料室自身也要與社會緊密結合，根據社會需求的持續變化，不斷地改變服務方式和管理機制，以適應時代對圖書資料室的要求。

圖書資料室的可持續發展可以理解為能夠達到與社會協調發展，始終保持自身與社會的同步，保持并促進社會發展優勢的發展戰略與模式，真正實現與社會的協調、和諧與共進。

二、高校系級圖書資料室的現狀

（一）管理脫節。高校系級圖書資料室是高校圖書情報組織的一部分，是高校各系教學和科研工作必不可少的輔助機構。系級圖書資料室行政上隸屬于各系，但因各系對圖書資料具體業務工作不懂如何指導，而形成領導不太過問，圖書館也無人管這項工作，導致系級圖書資料室成為名副其實的“兩不管”。

（二）服務不協調。有些部門存在情報意識淡薄問題。一方面，只把圖書資料室看成“圖書資料儲藏室”，是借書還書的場所，其建設與發展成了被校系遺忘的角落。另一方面，文獻資料不對外，開發利用不夠；文獻采集隨意性大，重復率高，造成文獻品種少，利用率低，人力、物力、財力嚴重浪費。同時也存在藏書數量不夠與質量不高，沒有充分認識到發展藏書是圖書資料室的內在需要。圖書資料室之間各自為政，缺乏溝通協調，文獻信息資源短缺和閑置并存，圖書資料的相互封閉，不能為其他系尤其是相近學科、相近專業服務，降低了文獻資料的利用價值。

（三）服務手段落后。目前，由于長期以來對圖書資料人員隊伍建設不夠重視，缺乏必要的素質和技能培訓，以至于系級圖書資料室僅具有流通、閱覽功能，處于“借借還還”的被動服務狀態，業務的單一使圖書資料室的職能萎縮，整體功能也在不斷下降。主要精力都用在了應付借借還還打掃衛生上。管理不規范，一些人借書太多，長期不歸還，使圖書資料難以深層次管理與開發，客觀上制約了系級圖書資料室管理工作的創新和發展。他們只能從事簡單的編目、借閱、流通登記和圖書資料整理等一般性的服務工作。而對充分開展利用文獻資料，編寫教學科研需要的二、三級文獻、專題資料和咨詢服務、跟蹤服務等高層次服務工作心有余而力不足，體現不出圖書資料室的學術性質，也使文獻資料的功能無法充分發揮出來。

（四）經費嚴重短缺。經費是保證系級圖書資料室各項工作目標實現的重要手段之一。長期以來，由于認識上的偏差，特別是近年來圖書資料大幅度漲價，學校所撥經費更顯短缺，嚴重影響圖書資料的數量和質量，圖書資料入藏量的逐年遞減和圖書資料陳舊率與日俱增，滿足讀者的需要越來越困難。資金短缺也影響相關設備購置，制約著圖書資料室實現自動化管理的進程，影響著圖書信息服務質量和工作效率的提高。

三、圖書資料室可持續發展之策略

（一）建立具有專業特色的數據庫。院系圖書資料室作為具有專業特長的讀者與專業資料之間的橋梁，在開展信息服務時，要把搜集來的大量資料進行研究、綜合、分析、歸納、提取、加工，分門別類地把有價值的資料集中并加以推廣或儲存備用[3]，建立具有本專業特色的數據庫。這樣既可以提高信息檢索的速度，又便于與其他數據庫資源共享，實現文獻的自動化管理。

（二）開展資源共享。現代信息技術，尤其是網絡通信技術的應用，使文獻情報工作能夠在一個弱化了時空概念的、虛擬化的電腦空間中運行，這就使相應的管理從內涵到外延都發生了很大的變化。院系圖書資料室與學校圖書館聯網，不但可以實現資源共享，更可以提高工作效率，更好地為讀者服務。讀者通過網絡查詢，就可以知道哪個院系圖書資料室藏有圖書館未曾收藏的專業性較強的圖書或期刊。如果能夠實現各院系間的資料共享，可以進行資料的互借，那么將能使圖書資源得到更好的利用。

（三）重視藏書建設。院系圖書資料室作為專業性強的服務機構，要重視藏書建設。要多渠道籌措購書資金，解決經費不足的問題。在學校撥給院系有限的購書經費以外，還應在本單位的創收基金、科研經費中撥給資料室一定的經費作為藏書基金。要改革圖書資料的采集模式，多聽取教學科研人員的建議，確定購買圖書資料的重點和方向，提高資料采集的針對性和工作效率。

（四）加強現報閱覽管理。現報閱覽也是院系圖書資料室服務內容的一部分，現報的管理服務工作應緊跟時代發展的腳步，注意調整投入力度，加強貼近時代貼近讀者的報紙的征訂工作適時調整結構加大管理制度的改革力度，努力提高服務質量，并不斷，滿足讀者日益提高的要求。現報閱覽服務應緊緊地圍繞著開放性、時效性、針對性、多元化和以人為本的原則，為讀者提供高效的立體服務，從而使學院圖書資料室整體服務功能得以完整，乃至進一步的完善。

報紙文獻的開發服務必須遵循時效性原則，最大限度地“節省讀者的時間”，以最快的速度、最短的時間，將最新的報紙文獻傳遞給讀者。因此，報紙文獻的每日更新成為現報閱覽服務工作的主要特點。更新與整理要注意的就是報紙目錄的順序不要混淆，單種報紙不要漏版，版次要清楚。整理報紙是比較麻煩的事情，也是館員比較頭疼的事情。在這些環節與細節上，館員要有耐心，以免影響服務質量。

（五）規范借閱制度。院系圖書資料室要想更好地為師生服務，沒有健全的借閱制度是不可能順利開展的。比如借閱數量、借閱時間、超期或丟失損壞圖書的罰款規定等都必須有章可循、有法可依。通過建立規范的借閱制度，來提高期刊、圖書的利用效率。

參考文獻：

[1] 朱祖慶.未來的圖書情報管理和服務問題.未來圖書館，2008.09.04.

[2] 馮鏡.淺談多媒體信息技術與圖書館情報管理.計算機科學，2008.09.25.

[3] 尚祖業，李旭.淺談公關意識與圖書館情報管理.2009.08.06.