教學檔案管理的工作探討

陳娟

摘 要：教學檔案的是教學實踐活動中形成的第一手材料，是教學工作發展的支撐和基礎。目前，教學管理中存在著諸多問題，因此，建立完善檔案管理制度體系，提高檔案管理人員的專業素質是十分必要的。同時，做好教學檔案管理工作，對教學工作發展、教學管理水平提高、教學改革等都具有重要的現實意義。

關鍵詞：系部 教學檔案 管理

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1673-9795（2013）03（a）-0215-01

教學檔案承載著教學管理、教學運行、教學活動等大量資料。它通過保存有價值的文字、圖表、影像等第一手材料，全面地反映了教學管理、教學運行情況、教科研研究、教學活動的過程，對系部提高教學質量、推動教學改革、開展教學研究等方面都有著重要的作用，同時也是衡量教學工作和教學管理的重要依據。教學檔案的規范化管理是提高教學質量和教學管理工作水平的重要保障。

1 教學檔案的重要性及原則

1.1 教學檔案的重要性

教學檔案的收集、整理、保存和利用是教學管理工作的重要組成部分。它從諸多方面反映了系部專業發展、課程建設、教學管理、教學質量、師資隊伍建設等方面的具體的、最真實的情況，是最寶貴的第一線資料，對日后教學工作發展、專業建設、教學管理及提高教學質量起著至關重要的作用。

首先，它可以呈現教學工作的全貌。教學檔案有著十分豐富的內涵與外延。它是教學實踐活動的真實記錄，是教學管理實踐過程中的產物，具有真實性、動態性、集中性等特點，能夠全面而真實地反映教學工作的全過程。

其次，它可以為管理工作的開展提供依據。教學檔案記錄了教學活動的開展情況和取得的成績，同時也記載了教師在長期教學和管理過程中存在的不足和問題，可以幫助學校領導和管理部門順利而完善地處理好其中存在的問題，從而提高決策水平。

再次，它還是加強教師隊伍建設的最有效途徑。加強教學檔案的規范化管理有助于教師評價體系的公平性和客觀性，更有助于在教師中形成良好地競爭和獎勵機制，提高教學質量和科研能力。

因此，教學檔案的建立和管理是具有很重要的使用價值和現實意義。

1.2 教學檔案特點

教學檔案有著與其它檔案不同之處，其特點是材料來源為多層次性、原始性、多樣性、分散性。是教學工作和教學活動最詳細、真實、具體的記載，多為記實性文件，是教學管理工作的第一手材料。它包括了系部在組織教學管理工作、教學實踐活動過程中形成的各種文字性材料、圖片、聲像、光盤等真實原始的記錄。展示了教學過程，教學管理水平等信息資源，是教學工作發展的佐證。

1.3 歸檔分類原則

教學檔案的管理原則：（1）能記載反映系部組織的教學實踐活動和教學管理活動全過程的各種文字性材料、圖片、聲像光盤等。按年代、時間、事件統一歸檔；（2）教學活動和教學管理中真實的原始的記錄。這是在教學管理中的一項最為珍貴的資料，也是最能反映教學過程，教學管理水平提高及系部發展的信息資源和鑒證。

教學檔案可分為以下幾類：（1）上級政策檔案；（2）系部行政檔案；（3）教務管理檔案；（4）考務管理檔案；（5）教、科研管理檔案；（6）實驗教學管理檔案；（7）學生檔案。

2 教學檔案員及管理現狀

現行教學檔案多數無專職檔案管理員，通常是教學干事兼任，由于教學干事在實際教學管理工作中事物比較繁瑣，檔案管理專業知識不足，對檔案收集、整理、存檔等工作不夠規范，有些檔案沒有及時歸檔，使教學檔案管理工作處于松散的管理狀態；同時系部檔案管理制度相對的不夠健全，參與教學工作的人員檔案管理意識薄弱，教學文件材料不歸檔、借用資料不登記、不及時歸等等，造成了現在的教學檔案歸檔缺失、信息不全、資料不完整、不系統管理松散現象。

3 提高教學檔案管理水平的措施

3.1 完善檔案的制度管理

系部在現行的檔案管理工作上：一是需要完善相關的教學檔案的管理制度，施行責任落實制，使檔案工作從制度上做到有章可循；二是系部應選派一名專職的檔案員來管理教學檔案，使教學檔案從歸檔、保存、管理上能真正做到正規化、制度化、系統化；三是向教師及從事教學管理人員宣傳檔案存檔、歸檔的重要性，將教職員工個人相關信息的進行歸檔，建立教師信息檔案，與其年終考核、晉升職稱、職稱評聘等掛鉤，促進教職工對檔案歸檔的認識及責任感和歸檔的積極性。

3.2 提高教學檔案管理人員的業務水平

隨著高校的發展，要求教學檔案的管理水平不斷提高，因此，教學檔案管理員的綜合素質直接關系到檔案工作的質量。現行的教學管理檔案管理人員大多為兼職，日常管理事物繁雜，而又缺少檔案專業知識的培訓，經常出現檔案歸檔不及時，或應付了事的現象，針對這些現象系部應對檔案管理員進行專業知識的學習，提高專業水平和歸檔能力；或系部是專職檔案管理員，為校教學軟件建設及教學評估建設打下基礎。

3.3 增加檔案管理的宣傳、溝通意識

提高檔案管理工作要加強宣傳溝通工作，一方面檔案管理人員要加強檔案存檔重要性、應用性、的宣傳工作，讓教師及從事教學管理人員明確檔案存檔、歸檔的重要性；并將教職員工個人相關信息的進行歸檔，建立教師信息檔案，并將其年終考核、晉升職稱、職稱評聘等相關條件要求清晰的告知，加深促進教職工對檔案歸檔的認識，已及對檔案歸檔的責任感和積極性；另一方面要從思想上改變檔案管理人員的工作態度，從行動上改變“等案上門”的工作作風，積極主動的深入各部門了解對教學檔案的不同需求，對檔案進行跟蹤。為教學檔案歸檔、存檔管理提供一流的優質服務。

總之，檔案是寶貴的教學資源，因此加強檔案的科學管理工作，是教學檔案面臨的新任務。相關管理部門應從未來專業、課程、師資建設等方面發展需要來重視檔案管理工作，以檔案管理的科學化，促進教學工作的高效性和便捷性。

參考文獻

[1] 伊明.論高校教學檔案管理的現狀與創新途徑[J].考試，2010（4）：201-202.