淺談高校院系資料室由人工管理到信息化管理的難點

張寒貞

（華南理工大學外國語學院 廣東廣州 510641）

摘 要：本文以華南理工大學外國語學院資料室為參考分析高校院系資料室現狀，淺談院系資料室人工管理到信息化管理的難點，并從時代發展的必然性和信息技術可靠性等方面分析如何克服這些難點，讓高校資料室走向信息化管理之路，為院系師生提供更好的服務。

關鍵詞：高校 院系資料室 信息化管理

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）03（b）-0254-01

高校院系圖書資料室是高校圖書館文獻信息系統的重要補充。高校院系圖書資料室具有較強的針對性和專業性，在為高校院系的學科建設、教師科研工作和學生學習中起著非常重要的作用。由于各種原因，高校院系圖書資料室現在還大多施行傳統的人工管理，使得資料室文獻的查詢借閱、開發利用受到極大的限制，很難適應和滿足目前信息化時代師生的需求。因此高校院系圖書資料室必須走向信息化管理之路，才能更好地為院系師生提供知識信息、教學科研服務。筆者這里就華南理工大學外國語學院資料室（以下簡稱外國語學院資料室）的建設和管理情況加以思考，為高校院系圖書資料室建設發展以及實現信息化管理提供一些參考。

1 外國語學院資料室的現狀

（1）華南理工大學有大大小小31個院系資料室，這31個院系資料室中，理工科資料室大多以期刊閱覽室為主，圖書資料為輔；社科資料室則是圖書為主，期刊閱覽為輔。就外國語學院資料室而言，語言文學類圖書有15000余冊，其余各類圖書有5000余冊，國內外期刊40種，在華南理工大學社科資料室乃至全國理工類高校外國語院系中也算是規模大，圖書多的資料室了，同時也是外國語學院師生借閱圖書的主要來源。

（2）外國語學院資料室至今還是傳統的人工管理。每本圖書的后面都貼有借書袋，里面放兩張借書卡，師生借閱圖書，需要填寫兩張借書卡，一張放在借書袋中，一張放在管理員這里，還書時管理員根據書袋里的書卡找到另一張書卡，蓋上還書章，把兩張卡片放入書袋。這種人工管理方式雖然不復雜，對于師生不多，規模不大的院系資料室來說，也還算方便，但還是有很多潛在問題，比如還書時間沒法控制，使得很多圖書成為學院師生的個人圖書，失去了流通功能，還容易導致一些圖書流失。假如學生在看書的時候不小心把書卡弄丟了，還書的時候管理員就要花費時間找出另一張書卡，還要給圖書補一張書卡，造成人力物力的極大浪費。

（3）外國語學院資料室的圖書按照中圖分類法進行分類編目，按照類別擺放。但是，除了近幾年購買的圖書，資料室原有的大量圖書都沒有電子信息。師生借閱圖書時無法在計算機上進行查閱，還需要在資料室根據大分類一本一本尋找，借閱圖書費時費力，還有可能一無所獲，嚴重影響了師生借閱圖書的積極性。現在，全院師生借閱量不到一千本，圖書的流通數量不到藏書的二十分之一。

2 外國語學院資料室人工管理到信息化管理的難點

（1）現在，學校對圖書建設的重視和支持主要放在了圖書館。我校圖書館文獻資料從采編、流通到典藏，使用計算機管理已經很多年了。學校圖書館購買了價值不菲、功能強大的管理軟件，但卻不對院系資料室開放端口。通過筆者調查發現，我校僅有院系資料室施行信息化管理，使用的信息化管理系統是院系自己購買的系統，跟圖書館的管理系統完全不同，這樣不但浪費了院系資料室原本就不多的建設經費，也不利于院系資料室與圖書館的融合發展。

（2）外國語學院資料室早就意識到信息化管理的必要性，學院領導也很重視資料室的建設與發展。然而華南理工大學院系資料室的經費是院系自行承擔，外國語學院教學任務繁重，無暇發展創收業務，學院經費靠學校劃撥，每年只有少量的985和211經費用在資料室。985和211經費的使用又有嚴格的管理和限制。外語類圖書大多是外文原版圖書，每一本圖書都幾百元甚至上千元，資料室少量的經費全用在購買圖書上了，一直沒有經費進行信息化管理，使得人工管理嚴重制約了外國語學院資料室的發展。

（3）除了學校管理和學院經費短缺的問題，還有一個制約外國語學院資料室信息化管理的難題是管理員的時間和精力。筆者作為外國語學院資料室管理員，同時又是外國語學院網站管理員、科研秘書。每日花費在網站管理、科研管理的時間占用了一半以上，筆者的時間和精力勉強維系現階段的流通管理，無暇花費大量時間和精力將數萬冊圖書信息一本本輸入電腦，為師生們提供更多圖書資料文獻信息。

3 高校院系圖書資料室實現信息化管理的主要措施

（1）首先，學校要重視院系資料室的建設，支持院系資料室一步步走向信息化管理。學校在人事、經費和規章制度上統一圖書館和院系資料室，使得圖書館和院系資料室融合發展，圖書館為院系資料室無償開放管理系統端口，解決院系資料室信息化管理系統難題。在圖書建設方面，圖書館與院系資料室聯合采購、編目，圖書館和院系資料室實現信息共享，這樣有效避免了圖書館與院系資料室重復訂購、也保證了院系資料室后續的文獻信息規范管理。

（2）如果學校無償開放信息管理系統端口，院系資料室需要將現有的圖書文獻進行加工，輸入信息管理系統。外國語學院現在正在籌劃實現信息化管理。筆者了解到，只需要將現有圖書每一本加入磁條，編碼，在管理系統中輸入圖書的編目信息，購買幾臺電腦、掃描槍，門禁系統即可。

（3）作為外國語學院圖書管理員，筆者對圖書管理的知識只能通過在有限的時間內自己摸索學習，學校圖書館沒有針對院系資料室管理員的業務培訓。學校如果能定期對院系資料室管理員定期培訓，統一管理，也會大大提高院系資料室管理員的業務水平，提高管理員的工作效率。資料員也可以實時了解信息管理動態，及時反映給院系領導，加快院系資料室信息化管理建設。

大多高校院系資料室，尤其是文科院系資料室，和華南理工大學外國語學院資料室的情況一樣，期待能盡快實現由人工管理到信息化管理的轉變，充分發揮院系資料室的功能，與高校圖書館全方位融合發展。院系資料室必將進行改革，走向信息化管理之路，才能適應當今信息化時代，不被當前的教育形勢所淘汰。

參考文獻

[1] 胡紅萍.高校院系資料室的功能與發展趨勢[J].黎明職業大學學報，2001（1）：78-80.

[2] 尹佩華.對高校圖書館與院系資料室融合發展的探討—— 以華南理工大學為參考[J].科技資訊，2012（19）：255-256.