文件連續體理論在數字時代的應用及發展

劉華 吳冰倩

摘要：本文對文件連續體理論進行了簡要的闡釋分析，解讀了曾于20世紀80年代提出連續體管理思想方法的澳大利亞檔案學者Frank Upward、Sue Mckemmish和Barbara Reed等在近年發表的關于文件連續體在數字時代新應用的論文，分析了近年來連續體模式在數字信息保存等方面的新應用，以及文件連續體模式在數字時代的新發展；結合我國檔案學研究實際情況，探討了值得我國檔案學研究和借鑒的新思路，希望能促進和加強文件連續體理論和模式在我國檔案管理實踐中的應用。

關鍵詞：文件連續體理論數字時代電子文件管理

一、文件連續體理論源起和發展

文件連續體理論是關于文件運動的理論，其思想最初萌發于20世紀中葉澳大利亞檔案學者LanMaclean的觀點之中[1]，80年代在澳大利亞學界萌發理論概念，90年代中期逐漸受到國際檔案界的學者關注。1996年澳大利亞檔案學者Frank Upward發展并完成了文件連續體的模式構建[2][3][4]。Upward的文件連續體模型中用一個多維坐標系來描述文件的運動過程，從4個維度、4大主軸、16個焦點來理解文件的整個生命過程，如圖1所示。

（1）文件保存軸涉及人類活動所產生的各項記錄及保存，包括文檔、文件、單一檔案及檔案群。（2）證據軸追溯、探究各項活動與措施、提供的證據、乃至于一個組織或個人的歷史活動至社會群體的記憶。（3）事務活動軸標識文檔、文件所透露的各項活動，包括行動措施、活動、功能與目的。（4）執行主體軸顯示相關活動所聯系的人或機構，包括執行者、執行部門、執行組織機構以及制度。同時，該圖還揭示了文件的四維運動過程。第一維（形成）關注的是文件的形成，包括文件形成者、文件形成者所承辦的事務、文檔本身（不管是否具有檔案的特點）以及在文檔中體現出來的事務處理的軌跡。第二維（捕獲）指的是文件的捕獲，包括與文件形成者相關聯的工作部門、導致一項事務發生的業務活動、文檔與其背景信息、與其他文件之間的關系共同構成一個文件整體，該文件具有憑證性。第三維（組織）是文件組織，一個組織機構與其業務職能、構成這些職能的活動緊密聯系，而且與檔案以及機構本身的記憶緊密相連。第四維（聚合）是社會集體記憶的聚合，反映文件與檔案在社會中的地位和價值。該模式明確提出了文件連續體理論涵蓋的4個方面——文件的形成、文件的捕獲、個體和法人機構記憶的組織、社會集體記憶的合成。

二、數字時代文件管理的挑戰

數字時代，文件和檔案的形成及利用的新興技術快速發展。我們已經陷入一個不斷膨脹且還在持續不斷發展的信息記錄世界。KateEichorn曾在其文章中提到，網絡時代的社區群體到處都在學著熱愛檔案（learning tolovethearchive）[6]，但富有諷刺意味的是，為什么反而是專業類的檔案職業，卻有被社會邊緣化了的趨勢呢？在談到檔案學被邊緣化的問題時，Upward認為，表面上看可能是我們過于關注僅僅是對檔案物理層面上的保管，而對于整個文件記錄和歸檔的過程的精力注入不夠[7]。但更深層次的原因是，沒有使用連續體的理念將記錄保存和歸檔問題整體看成為一個不斷變化和求新的過程，還是停留在將檔案當作是保管的靜態事務而并非文件運動的視角。他認為使用基于生命周期模式來對數字時代的文件和檔案進行分離管理已不再適用，要使用信息生態觀代替原有的將檔案看作有限的最終產品的觀念，要將檔案群看成是一個變化和不斷創新的過程，要使用綜合集成概念和以過程為中心的連續體理論來指導實踐。事實上，數字時代檔案學邊緣化的問題全球的學者都在深入分析，我國也有不少學者重視這個挑戰。如目前普遍地對檔案專業的課程設置進行修改以及部分高校對檔案學院名稱的變更，就可窺見一斑。我國學者王新才等在提及檔案學發展前景時，指出目前檔案學發展壯大的難點有二：其一是如何打破檔案學社會需求不足的僵局；其二是在吸收其他技術學科長處的時候，檔案學怎樣保持自己的專業特色。[8]

數字時代，大量電子文件的出現給傳統檔案管理提出了挑戰。首先，在數字環境中，許多具備文件性質的信息已不再具有物質實體，因此實體的保管不再是檔案專業最根本的任務，取而代之的核心問題是如何在大量的數字信息中識辨出具有保存價值者予以捕獲和保存，以便提供再利用。其次，在數字環境下，電子文件的出現暴露出文件生命周期理論在理論假設上的盲點與武斷。電子文件是可變的，依時間與環境而改變，它沒有明確的實體可供管理。最后，電子文件也質疑了現有檔案管理思維的邏輯性和合理性。數字時代的電子文件存儲對檔案形成機構已然不構成壓力，因此將文件定期轉移給檔案館的需求大幅降低，加上電子信息可輕易復制并大規模傳播，檔案館所存信息未必是獨一無二的內容，技術的變化也可能造成檔案館所存信息無法讀取，造成信息內容全部或者部分喪失等等。文件連續體就是在電子文件這種思潮中興起的一套理論，旨在重新建立檔案管理思維，以有效整合各種形態的文件保存活動。因此文件連續體理論自上世紀中期提出和形成后，一直被用于指導電子文件管理制度與規范的構建和優化模式的實現[5]。文件連續體理論的提出與電子文件興起有關，但它并不是專為電子文件打造的理論。Upward和McKemmish均明確指出該理論的目的在有效整合各種形態文件的管理，不因文件是紙質、電子或其他可能形態而有管理思維上的落差與斷裂。

三、數字時代運用文件連續體理論重構檔案工作理念

值得一提的是澳大利亞為避免傳統的檔案管理跟不上科技和社會發展的腳步，于2011年提出了數字連續性計劃，數字連續性的涵義是“需要的時候能找到，需要的時候能打開，提供的是需要的、可理解的和可信的，信息在其全壽命期內可以滿足所有用途”。

Upward在最近的文件連續體理論的文章中也指出，可以利用文件連續體方法來追蹤文件記錄和歸檔。其次是檔案人員視野的多元化。在數字時代，檔案中立更要專注于確保文件記錄本身和歸檔過程中的開放以及對多元化檔案的捕獲和接收。檔案應該有確切的準入制度，其中涉及檔案透明度和問責制。也許在不久的將來我們能夠欣喜地看到，作為檔案專業的人員核心職能之一就是頒發“入檔許可”證書，并建立相應的評級體系和制度。同時還需要注重國際合作，目前有部分國際合作的先例如國際檔案理事會（ICA）和國際標準化組織（ISO）委員會和工作組，電子系統中文件真實性永久保障國際合作研究（InterPARES）等。最后是注重完善培訓制度，檔案從業人員在實踐中需要形成連續體意識，并接受相關教育培訓，了解如何更好地獲取以及長遠利用檔案，學會捕獲、形成、存儲信息記錄和信息傳播等方面的知識和技能，在數字時代，結合網絡社會中社群和集體的智慧，來真實、公正、清晰地記錄和保存歷史。

數字時代的社會對網絡文件進行職業化歸檔等管理的需求其實顯而易見：越是網絡虛擬社會，人們越是希望能看到真實的、透明的、具有社會公平正義和負責任的網絡數字文件和檔案。檔案界是選擇迎接這個挑戰，運用連續體視角和理論，積極投入檔案的形成過程以保證這些紀錄能交融、體現社會真實背景下的捕獲、創造、鑒定和評價，并融合到真實的社會記憶之中？還是滿足于將自身職能局限于那一小部分的已經完成的檔案保管的角色？如果選擇的是后者，那么只能說離被邊緣化的一天不再遙遠。但是如果選擇前者，檔案工作者運用文件連續體理論來投身工作實踐，將自身也融入并成為記錄這個擴張和多樣化世界的一個組成部分，那么檔案的社會需求不再會萎縮不足，而是將比任何時候都更加需要利用歸檔原則中的透明、權威、問責、公正和多樣化來幫助管理網絡信息記錄。檔案工作者應該也必須在數字時代的信息網絡中發現并實現自己新的使命。

在實踐中使用連續體方法來解決網絡時代的記錄保存和歸檔問題時（A Continuum Approach to Record？ keeping and Archiving in Online Cultures）[7]，Barbara Reed提供了一種靈活的文件連續體方式來看待網絡的另類檔案空間——維基解密。她提到了維基解密等新技術應用帶來的對傳統檔案的挑戰，迫使我們反思傳統檔案的不足和可改進之處。維基解密顛覆了傳統上只開放年代較久遠的檔案觀點，尤其是對檔案的可及和可訪問方面，BarbaraReed指出現有的訪問框架顯然不符合社會期望獲取政府信息的步伐，要運用連續體方式有效應對社會對檔案的需求。2011年美國總統奧巴馬專門簽署的政府管理電子文件的總統備忘錄，高度重視新興技術應用支持政府公共服務及社會管理創新背景下電子文件管理的重要性。奧巴馬總統近年來提出建立國家解密中心：要做到“安全但常規、高效并且關注成本效益的解密”[11]。BarbaraReed認為，維基解密作為數字檔案的一個案例，也教會我們創新性地使用數字技術和手段來應對網絡檔案的復雜管理：需要改變的還有原來認為檔案是固定不能改變的觀點，檔案管理人員需要關心檔案的形成以及檔案的傳播和利用。

四、文件連續體理論新發展的借鑒

KateCumming[12]認為，文件連續體模式提供了一個平臺，使我們能夠將文件和文件的形成結合起來認識，并有助于在形成全部文件過程中有效聚焦到文件形成時所需要的特定部分。在實踐中，不要預先設定某些行為在文件中是處于“活躍階段”或者“不活躍階段”，而要考慮這些活動在形成文件時的含義、背景、可獲得性和證據功能都能被捕獲和長久保存，從而做到所有部分能夠反映整體，整體亦能分解為各個組成部分的文件。總之，文件連續體理論從根本上是將文件和文件記錄視為一體，并有其自身完整的時間跨度，是對螺旋上升的時空過程的整體把握，而不只局限于具體的某一段時間或者直線型的檔案生命周期。文件連續體模式提供了新的視野來看待和理解文件本身和文件的形成、保存及使用的整體格局和框架。

《全國檔案事業發展“十二五”規劃》提出要“加強檔案編研工作，挖掘檔案信息資源，開發、提煉檔案信息產品，出版檔案史料匯編，使‘死檔案變成‘活資料，努力把‘檔案館建成具有特色的‘思想庫”。對目前我國的檔案實踐而言，本文中提到的國內外的專家學者闡述的理論觀點和案例分析有不少值得在檔案實踐中參考和借鑒。首先，在檔案實踐中，文件形成與控制目前成為檔案部門業務活動及其過程和管理系統的有機組成，需要用連續體理論去探索、思考，著眼于文件記錄保存的信息對象的整個生命跨度，而不是將檔案視作固定不變的最終產品。讓無限、變化和多元的觀點進入檔案工作者的視野，在實踐中不斷挖掘檔案信息資源，并確保其真實、可靠、完整和可用性，讓“死檔案”鮮活起來；提升信息資源管理效率、效用和效能，滿足現在以及將來多樣化趨勢的社會需求。其次，以電子化方式提供文件服務，在日益復雜的法律環境中合法合規開展業務活動，檔案機構以可信賴、可問責、過程透明和對社會公平正義負責的方式開展工作。第三，基于連續體模式的運用，檔案機構、部門以及個人之間協調、協同采用樞紐和節點的形式進行，而不再是傳統工作場所的單點之間的工作關系，這也有利于打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺。第四，目前檔案界面向智力與決策支持的跨學科與跨部門數字保存研究與發展合作項目逐漸增多，以及云計算等新興技術對數字文件信息管理提出了新挑戰，檔案學教育中需增設與檔案學交叉的信息學科課程。在互聯網為信息交流和發布提供了便捷的渠道和日益開放的環境，使用和處理與網絡相關的檔案業務，先進的信息技術手段已不可或缺。但要注意的是檔案學在汲取其他技術學科的長處的同時，要確保形成有自己專業特色的交叉課程。

文件和檔案作為社會記憶和文化傳承的根本所在，是現代信息生態資源的重要組成部分，值得檔案工作者盡最大努力去捕獲、維護管理、保存以及將其作為證據提供長久利用，以便構建面向社會記憶可信和可再利用的數字倉儲和數字保存工程，這是檔案人員的責任所在，而基于連續體理論的國際化經驗則為此提供了良好的視角。

注釋：

[1]Sue McKemmish and Michael Piggott ，The records continuum ： Ian Maclean and Australian Archives first fifty years， AncoraPress，1994，pp.110-130.

[2]Frank Upward， Structuring the records continuum： Part One： Post-custodial principles and properties. Archives andManuscripts[J]，vol.24，no.2，1996， pp.268-285.

[3]Frank Upward， Structuring the records continuum， Part Two： Structuration theory and recordkeeping. Archives andManuscripts[J]，vol.25，no.1，1997， pp.10-35.

[4]Frank Upward， The records continuum and the con？ cept of an end product. Archives and Manuscripts[J]， vol.32， no.1，2004，pp.40-62.

[5]安小米.文件連續體模式對電子文件最優化管理的啟示[J].檔案學通訊，2002（3）.

[6]Kate Eichhorn，Archival Genres： Gathering Texts and Reading Spaces，Invisible Culture [J] Issue 12， 2008. pp.1-10.

[7]Frank Upward， Sue McKemmish，.， Barbara Reed， Archivists and Changing Social and Information Spaces： A Continuum Approach to Recordkeeping and Archiving in OnlineCultures，？Archivaria[J]vol.72，2011，pp.197-237.

[8]王新才，王海佼.檔案學發展的動力分析[J].檔案學研究，2012.

[9]Sue Mckemmish，Yesterday， Today and Tomorrow： A Continuum of Responsibility，Proceedings of the Records Management Association of Australia 14th National Conven？ tion，1997，pp.15-17.

[10]Sue Mckemmish，Placing RecordsContinuumThe？ ory and Practice， ArchivalScience[J]，vol.4， no.1，2001， pp.333-359.

[11]Barbara Reed， Reading the Records Continuum： Interpretations and Explorations， Archives and Manuscripts[J]，vol.33，no.1，2005，pp.18-4311.

[12]Kate Cumming：Waysofseeing：contextualizing the continuum， Records Management Journal[J] vol. 20， no. 1， 2010 pp.41-52.

[13]A concept of Operations for a National Declassifica？ tion Center， 2009， pp. 3-4， [2012-6-27]http：//www.fas. org/sgp/othergov/ndc-coo.pdf.

作者單位：中國人民大學信息資源管理學院揚州大學社會發展學院