淺析高校院系辦公室檔案管理

安燕萍

[摘 要]隨著高等教育大眾化的不斷發展，高校辦學規模也在不斷地擴展。作為高校檔案管理的重要組成部分，高校院系辦公室的檔案管理應根據檔案管理的特點和實際情況，采取解決措施。

[關鍵詞]檔案管理 規范化 現實問題 改善對策

[中圖分類號] G472.4 [文獻標識碼] A [文章編號] 2095-3437（2013）09-0102-02

隨著高等教育的不斷發展，高校規模不斷擴大，高校間的合并和交流及檔案辦公自動化的普及，使檔案管理種類和數量不斷增加，這就要求檔案管理人員根據檔案管理特點，采取有力措施做好檔案管理工作。

一、高校院系辦公室檔案管理的特點

第一，檔案類別和數量逐漸增多。由以前的文書類和科技類這兩大類發展為現在的教學類、行政類、外事類、黨群類、科學研究等十個一級類別。

第二，管理方法朝數字化、信息化以及自動化方向發展。由于網絡信息的普及和多媒體技術的發展，辦公室檔案管理由分散管理向集中管理轉變，從手工管理向自動化管理轉變。

第三，具有很強的服務性。一是為高校檔案管理服務，服從其管理及接受指導；二是為院系師生服務，為院系領導日常管理和重要決策提供服務。

二、高校院系辦公室檔案管理規范化的重要性

（一）檔案管理規范化是遵循高校教學管理規律的要求

高校院系檔案管理具有它自己的規律，我們不能違背事物的規律。加強辦公室檔案管理規范化建設是高校教學管理的規律，是一項重要的建設性工作，必須加強其管理的規范化。

（二）檔案管理規范化是支持教學建設及改革的重要力量

教學管理規律要求不斷對教學進行改革和完善，提高教學質量。因此它要求建立穩定的教學秩序，以維護教學工作的良好運行，同時加強教學的基本建設。而這一系列改革及建設都離不開院系檔案管理的規范化，檔案管理的規范化為其提供了支持和重要力量。

（三）檔案管理規范化有助于提高教學管理效率

高等教育分為專科和本科，他們不單單是學制的不同，管理上的調節方式也不同。全日制專科的教學管理雖突出規范性，以剛性管理為主，但缺乏微觀管理理念和靈活性。這就警示和要求我們在本科教學管理中，要注重教學管理的靈活性，提高院系檔案管理規范化，提高檔案管理過程的效率。

（四）檔案管理規范化是強化高校教學管理信息化的要求

在信息高速發展的今天，高校作為最大信息用戶群，已不單單是信息的集聚點，更是信息的傳播和信息價值的實踐者。傳統的高校管理方式早已不適應現在市場經濟條件下的高校教學體制，教學信息的普及和高度化發展，決定了高校教學管理的強化需要大量信息作為參考，這樣才能使管理人員能作出科學判斷。

三、高校院系辦公室檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理行為方面

在檔案管理方面，很多文獻資料由于被忽視而錯失了及時整理歸檔的最好時機，造成文獻資料丟失。

對院系檔案管理工作的誤解，使很多人沒有重視辦公室檔案管理這一無形勞動。這種觀念導致了在雇傭檔案管理人員時的隨意性，這嚴重阻礙了院系辦公室檔案管理的規范化操作。

教學院系沒有把辦公室檔案管理工作和行政工作清晰區分開，導致院系檔案管理容易處于一種無序的混淆狀態。由于機構設置問題，檔案管理工作容易被其他行政管理工作取代，這就造成了辦公室檔案管理的分工不明確。

（二）檔案管理手段方面

在檔案管理手段方面，管理方法過于傳統，無法實現辦公自動化，管理手段缺乏科學性。目前，很多高校在檔案管理規范化方面仍采用原始的手工管理方式，尤其是在目錄索引的編制上還無法很好地運用計算機的現代化方式編制，這很大程度上降低了辦公室管理的效率，也降低了檔案管理的精準性。

（三）檔案管理信息化方面

由于高校長期受到計劃體制的制約，高校檔案管理缺乏市場意識、服務意識和信息資源意識，信息化資源開發和服務與市場需求開始出現脫軌的情況。

由于未能完全遵循市場的需求來開發索引信息資源，開發系統自身又缺乏以用戶為目標的標尺意識，檔案管理信息化缺乏針對性和實用性，造成了資源的盲目開發和無謂的浪費。

無法準確把握好信息資源開發及服務的時效性，沒有形成多元化服務功能等立體型體系。只有讓信息資源開發和服務功能向多元化發展，形成一個立體型體系，最大限度發揮它在高校管理中的作用，才能在市場經濟競爭激烈的形勢下反被動為主動，獲得最新、最準確、最全面的信息資源。

（四）檔案管理認知方面

現在人們對檔案管理的認知程度還有局限性，檔案管理受重視程度不夠。目前出現的院系檔案管理工作地位邊緣化的現象，主要是因為管理人員沒能認識到檔案管理工作的重要性，沒有嚴謹地遵循檔案管理的規范化操作，對待檔案管理工作草草了事；由于檔案管理工作是服務性很強的工作，它不像其他工作一樣能很快產生經濟效益，所以領導人員對檔案管理工作的重視程度不夠。

（五）檔案管理人員信息素養方面

檔案管理人員是檔案管理工作的執行者，建設一支高素質的檔案管理隊伍，對于檔案管理工作而言是至關重要的。所謂的信息素養就是指一個人對信息技術知識的靈活掌握及運用。信息知識的種類很多，包括傳統文素養、歷史、信息系統等，而院系檔案管理人員大多沒經過專業的相關工作培訓，缺乏必要的檔案管理信息知識，還有部分檔案管理人員不能很好運用計算機等自動化檔案編制和管理，檔案管理工作效率低。

（六）高校的發展合并和擴招方面

高校教育的不斷發展，使得高校規模不斷擴大，高校間的合并和擴招交流及檔案辦公自動化的大眾化，也使檔案管理種類和數量不斷增加，這增加了檔案管理的難度。院系規模的擴大，使學院傳統的手工檔案管理方法不能滿足其運用需求。而硬件設施的缺乏也制約了檔案工作的開展。院系間的合并、檔案管理人員的疏忽，這些都容易導致重要檔案資料未移交或遺失，使檔案管理缺乏完整性。

四、高校院系辦公室檔案管理規范化的對策

（一）提高對檔案管理規范化的認知和重視

辦公室檔案管理的規范化是開展其他教學工作的基石。為了加強院系檔案管理規范化建設，要遵循市場經濟的客觀條件，正確認知，只有正確認識了它，才能正確對待和重視檔案管理工作。

（二）具體問題具體分析，按不同教學檔案要求做好教學檔案收集和歸檔工作

教學檔案大致分為綜合教學檔案管理、教學計劃與研究檔案管理以及教學檔案的預立卷。管理人員應按不同類別存放檔案資料，并在資料上標明作者和日期，做好一份書面記錄，以便長期保存。對部分殘缺或不符合要求的資料要及時進行補救，保證歸檔文件資料的完整性、準確性。

（三）完善檔案管理制度，建立起辦公室檔案管理的標準化和信息化服務網絡

健全相關的規章制度，同時加強檔案管理的硬件設施，按照信息化檔案檢索系統的要求，建立教學檔案管理信息化服務網絡，實現資源共享。充分利用現代化信息技術收集信息資源，挖掘信息資源的綜合性優勢，使資源重新優化組合，最大限度地發揮新的優勢效益。另一方面要建立檔案管理的標準，在加強檔案管理規范化同時，實現教學檔案管理的自動化，提高工作效率。

（四）提高檔案管理人員的綜合素質，建立起具有高素質業務能力和高尚職業道德的檔案管理隊伍

相關部門對從業人員上崗前要進行系統和專門的培訓，讓管理人員具有對檔案管理必須的科學文化素養，具有較強的業務能力。此外，還要對管理人員進行思想政治素養的培訓，堅決遵循黨和學院的各項規章制度，以服務學校工作為宗旨，認真負責做好檔案管理工作。

為了適應不斷發展的高等院系教育工作，必須重視和規范院系辦公室檔案管理，并根據實際情況，發現問題，解決問題，以此來提高院系辦公室檔案管理的服務意識和服務品質。

[ 參 考 文 獻 ]

[1] 李慶山.高校檔案管理規范化建設的途徑[J].蘭臺世界（上半月），2006，（21）.

[2] 董潔.信息時代高校人事檔案管理的研究[D].山東大學，2008.

[3] 王樹新.高校院系檔案管理工作芻議[J].中州大學學報，2011，（4）.

[責任編輯：陳 明]