檔案信息資源利用服務優化研究

李錦華

摘要：在現代信息化快速發展的背景下，我國檔案信息資源利用服務無論在內容上還是形式上都面臨著前所未有的機遇和挑戰。本文以我國檔案信息資源利用服務的現狀出發，從廣義的檔案信息資源角度提出影響利用服務的六個要素，分別是服務對象、服務人員、服務方式、服務設施、服務基礎和法規制度，并從這六個方面提出可供檔案信息資源利用服務優化的措施。

關鍵詞：檔案信息資源利用服務優化

一、檔案信息資源利用服務的含義與構成

檔案信息資源利用服務是指檔案機構以所擁有的檔案信息資源為基礎，通過整合、組織、開發、傳遞等方式與方法，為利用者提供檔案信息資源服務，以滿足利用者需求，最終實現檔案信息資源共享的活動。本文所采用的是廣義的檔案信息資源概念，即檔案信息活動中各種要素的總稱，包括檔案信息、與檔案信息相關的各種技術、設備、資金和人員等要素。從廣義的概念理解檔案信息資源，有利于全方位把握檔案信息資源利用服務，為優化檔案信息資源利用服務提出全面的、整體性的評價。

從廣義的檔案信息資源概念中，我們可以歸納出檔案信息資源利用服務系統主要由六個要素組成，分別是服務對象、服務人員、服務方式、服務設施、服務基礎和法規制度。這六個要素之間相互影響、相互促進，共同構成了檔案信息資源利用服務系統①。下文關于檔案信息資源利用服務的現狀及優化研究，筆者將從上述系統構成的六個要素分別展開論述。

二、我國檔案信息資源利用服務的現狀

（一）法規制度不夠完善。

在社會快速發展的背景下，檔案信息資源利用服務無論在形式上還是內容上都發生了巨大的變化，現有的一些法規制度存在著不適應當前社會發展需求的因素，亟需得到完善和改進。例如《中華人民共和國檔案法》（下稱《檔案法》）作為我國在檔案法律方面最高權威，在當前信息化快速發展的今天已經出現很多弊端，已難以適應當前的時代發展，甚至對檔案管理工作和檔案信息資源利用服務造成阻礙。

（二）服務人員業務素質有待提高。

隨著社會實踐環境發生變化，檔案信息資源利用服務工作出現了許多新問題、新情況，傳統檔案工作“以藏為主”的觀念已不適應當前的檔案工作，同時設備技術的更新換代、工作方式的多元化發展、服務者檔案信息需求的拓展等方方面面，都對服務人員的業務技能提出了新要求。因此檔案工作的服務人員需要在服務理念和業務技能上進一步提高，以滿足社會發展的新要求。從我國目前的現狀來看，表現比較突出的是較多數服務人員對現代計算機技術的不適應，其實際操作能力比較差，還有很大的提升空間。

（三）檔案信息資源內容不夠豐富。

目前，我國檔案館所藏的檔案信息內容多以黨政檔案為主，科技、名人、民生等檔案所占比重不高，缺乏反映地方特色的檔案②；載體以紙質檔案為主，缺少聲像檔案、多媒體檔案和新型載體檔案資源。同時對原始檔案信息資源的開發與加工程度不夠，造成檔案信息資源不夠豐富，不足以滿足檔案利用者的利用需求，因此在一定程度上影響了檔案信息資源利用服務的開展。

（四）運作機制不夠健全。

檔案信息資源利用服務機制是檔案信息資源與社會需求、社會發展有機結合的橋梁和紐帶。健全的運作機制能夠提高利用服務的水平，取得更好的社會效益。然而從我國目前的情況來看，利用服務的運作機制還存在著很多可以優化的空間，主要體現在服務人員和利用者之間沒有建立良好的檔案信息資源需求預測和利用情況反饋機制，缺乏雙向交流；在機構內部和機構與機構之間沒有建立有效的競爭機制，不利于調動服務人員的積極性和創造性。

（五）服務設施不夠完善。

服務設施是檔案信息資源利用服務的物質保障，主要包括兩個方面的內容，一是虛擬設施，即檔案信息網站和數據庫的建設；二是實體設施，即在提供利用服務過程中的場所和所需要的一切硬件設施。由于傳統檔案工作的服務對象具有單一性的特點，主要為政府工作提供利用服務，因此檔案部門提供的服務一般具有內向性，不利于檔案信息資源走進公眾。另外，目前我國已建設好的各級各類檔案網站存在著可供獲取的檔案信息資源匱乏、各檔案網站之間缺乏交流等問題，這些都有待進一步地優化。

（六）服務方式不夠多元化。

隨著社會信息化的發展，僅僅提供傳統的閱覽、借閱、復印等針對實體檔案信息資源的服務方式已經不能適應社會發展的需求。在信息化已經成為一種基本生存方式的現代，服務方式要改變被動、單一的現狀，主動提供方式更加多元化的檔案信息資源利用服務。

三、檔案信息資源利用服務優化

（一）法規制度的優化

1.擴大檔案信息資源的開放范圍

目前《檔案法》規定的30年封閉期，其實質是將開放檔案信息資源的權利掌控在檔案部門手里，不利于檔案信息資源利用服務工作的開展。因此在法規制度的建設方面，應當參考《政府信息公開條例》“以開放為原則，不開放為例外”的立法精神，擴大檔案信息資源的開放范圍，凡涉及國家機密、商業機密、個人隱私等檔案可以延期開放，除此以外的檔案一律應該以開放為原則。同時適當縮小封閉期的年限，對于不涉及國家安全和利益、重大商業秘密、個人隱私及其他法律明確規定不予開放的檔案以外，還可以實現檔案“零期限”開放。

2.明確檔案部門提供利用服務的義務

沒有法律制度保障的權利是得不到有效維護的，要真正做好檔案信息資源利用服務工作，需要從法律上明確檔案部門提供利用服務的義務以及相應的獎懲制度，把提供利用服務作為檔案部門的一項義務通過法規制度確定下來，并制定操作性強的獎懲規定，改變檔案信息資源掌握在檔案管理者手里的現狀，切實保障公民利用檔案的權利，使檔案信息資源利用服務真正成為檔案部門一項常規性的工作。

3.增加公民獲取檔案信息資源的法律救濟途徑

在檔案法規制度中增加公民利用檔案信息資源的法律救濟途徑，形成有效的救濟機制，能保障公眾利用檔案信息資源的權利，同時也可以規范和約束檔案部門履行提供檔案信息資源利用服務的義務③。因此建議在檔案法規中增加“當公民利用檔案信息資源權利受到侵犯時，可以依法申請行政復議或者提出行政訴訟”，保證公民獲取檔案信息資源的權利得到有效維護，同時利用輿論的力量監督檔案部門提供檔案利用服務的工作。

（二）服務人員的優化1.理念上的優化

檔案信息資源的社會公共性決定了利用服務工作必須服務于社會需求。這就要求服務人員要樹立“以人為本”、“用戶導向”的服務理念，提供利用服務的過程中始終從利用者的檔案信息資源需求出發，以多元化、個性化的方式滿足利用者的檔案信息資源需求。同時，提供檔案信息資源利用服務工作的服務人員還要樹立主動服務的服務意識，注重發現社會對檔案信息資源的新需求，拓展提供利用服務的方式，對擁有不同檔案信息資源需求的利用者做到提供個性化服務，從深度和廣度兩個方面提高服務的質量。

2.業務技能上的優化

服務人員作為檔案信息資源利用工作的主體，其提供服務的業務技能高低將直接影響提供利用服務水平的優劣以及利用者的滿意度，在實際應用中必須要具備較強檔案信息資源利用服務的綜合業務素質。對服務人員在業務技能上的優化，可以通過加強培訓的方式提升計算機技能、信息編研技能和信息傳播等方面的理論學習和技能操作，并定時地進行測試以維持服務人員的技能水平。

（三）檔案信息資源內容的優化

1.豐富館藏，改善館藏檔案結構

檔案信息資源是利用服務的物質基礎，要開展廣泛的檔案信息資源利用服務，必須要有內容豐富、結構合理的檔案信息資源為基礎。這就要求檔案部門除了要豐富館藏檔案信息資源的數量以外，還要提高檔案信息資源的質量，兩者缺一不可。即要求檔案部門既要注重文書檔案，又要注重科技檔案、專門檔案等其他類別檔案的收集；既要有反映機關單位日常工作的檔案，也要有知名人物、重要企事業單位的檔案；從載體上看，既要有紙質的檔案，又要有音像、光盤、軟盤以及實物性檔案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的檔案信息資源④。

2.實體信息資源與虛擬信息資源相結合

計算機技術和網絡技術的發展和廣泛應用，使檔案工作的客觀物質基礎發生了重大的改變，其中檔案信息載體的變化就是一個突出的特征。目前大量的檔案信息資源通過網絡技術以虛擬信息的形態出現在人們的面前。單純對實體檔案進行管理已經無法適應當代網絡化技術的發展，因此在檔案信息資源優化的過程中，檔案部門要重視對虛擬檔案信息的捕獲、收集、鑒定、整理等一系列管理工作，促進實體檔案信息資源與虛擬檔案信息資源相結合，充分利用信息技術和網絡技術，拓展檔案信息資源利用服務的方式。

3.加強檔案信息資源深層次開發

檔案信息資源本身具有巨大的利用價值，但是它無法通過自身顯示出來，必須通過利用者才能實現其潛在價值。因此檔案部門應該加強對檔案信息資源的深層次開發，進一步挖掘檔案信息資源，即在提供一次文獻的同時以利用者的需求為導向加強檔案編研工作，通過對檔案信息資源的整合與開發，豐富館藏檔案信息資源，為利用者提供更加系統、全面和完善的檔案信息資源。

（四）運作機制的優化

1.引入競爭機制

在檔案信息資源利用服務中引入競爭機制，一方面是在服務機構內部引入，通過建立健全科學的競爭和激勵機制，有利于調動服務人員提供利用服務的積極性和創造性，促進檔案信息資源利用服務水平的提高；另一方面是在機構之間引入競爭機制，把檔案信息資源利用服務水平放在市場經濟的背景下進行評判，有利于形成優勝劣汰的局面，促使服務機構正視社會對檔案信息資源的需求，提高檔案信息資源利用服務的質量。⑤

2.建立利用預測與反饋機制

根據檔案信息資源過往的利用情況以及社會發展的趨勢等情況對檔案信息資源利用需求進行分析和預測，及時、主動地為利用者提供檔案信息資源，能極大地提高檔案信息資源的利用效率⑥。傳統的檔案信息資源利用服務工作忽視了利用者的需求的重要性，建立反饋機制有利于加強服務機構與利用者之間的雙向交流，便于服務部門提升利用服務水平，更好地回應社會對檔案信息資源利用服務的需求。

（五）服務設施的優化

1.加速檔案信息網絡環境建設

網絡技術的出現和發展除了給檔案部門的工作帶來機遇外，也帶來了一系列挑戰。要順應時代發展，檔案部門應重視網絡技術的應用，通過加強檔案信息資源數據庫的建設，形成內容完整、類型多樣并具有一定特色的數據庫系統，同時，加快檔案信息網站建設，提升技術水平，豐富形式內容，提高檔案信息資源整合和共享的能力，促使檔案信息網絡能真正服務于檔案信息資源利用服務工作。

2.創建便利休閑的利用服務環境

利用者的服務體驗直接影響著檔案信息資源利用服務工作的開展，因此從利用者的角度出發，創建便利休閑的利用環境，來提高利用服務環境的友好度，從而增加利用者的再次利用率。在具體的操作中，要求服務利用工作從面向政府部門轉變為面向公眾，檔案部門做到盡量簡化進館程序。提供利用服務的場所設計要“人性化”，具備便利和休閑的環境特點。同時，應提供在檔案信息資源利用服務過程中需要的各類相關設備，如電子閱覽室、復印機、縮微機等。

（六）服務方式的優化

1.實體服務與虛擬服務相結合

數字檔案信息資源的出現徹底地改變了檔案部門以往只提供以紙質文件為特征的服務方式，但是這并不意味著從此檔案部門就丟棄了實體檔案服務，只單一地提供數字資源服務，而是根據用戶的實際利用需求選擇，將實體服務與虛擬服務相結合⑤。同時，檔案部門還可以充分利用網絡技術從縱向和橫向拓展服務方式，例如舉辦網絡展覽、與用戶進行即時通訊、建立檔案目錄中心和數字檔案館等服務方式，實現檔案信息資源的獲取和利用不受時間、空間的限制。

2.提供檔案知識服務

提供檔案知識服務是較高水平的服務方式，也是現代知識型社會的發展要求。因此，檔案部門在提供利用服務時，不僅要能提供原始的檔案信息資源，而且要能提供以檔案信息為主要內容的智力產品。具體來說，就是檔案部門需加強對館藏檔案信息的編研工作，將原始的檔案信息資源經過整合、分析、再加工，轉化成二次或三次信息，同時，還要將外部的相關信息檔案化，經過存儲和加工，使其情報化和知識化⑦。

四、結語

檔案信息資源利用服務工作目前在我國已經取得了一定的成績，但是總的來說，還是存在與社會發展不同步的問題，如服務對象、服務人員、服務方式、服務設施、服務基礎和法規制度方面都有進一步優化的空間。通過對各個要素的現狀分析，從實際出發，以利用者的檔案信息需求為著眼點，優化檔案信息資源利用服務，是社會發展的要求，也是使檔案信息資源利用服務不停留在表面，而真正具有實質內容的有效途徑。隨著檔案信息資源利用服務在各個方面的不斷調整，檔案信息利用服務必然能成為新時期人們獲取知識的重要方式，真正實現檔案信息資源走進社會公眾。

注釋：

①③侯海玉.信息化背景下檔案信息服務模式研究[D].黑龍江大學，2007.

②李學林，吳蓓蓓.淺談檔案利用服務工作的創新問題[J].雞西大學學報，2006，12（6）：93-94.

④饒圓.檔案信息資源開發利用研究[D].安徽大學， 2005.

⑤周蕾.檔案信息資源利用服務優化研究[J].云南檔案， 2010（7）.

⑥李正寧.檔案信息的利用預測與主動服務[J].上海檔案，2001（4）：45-46.

⑦宋艷萍.我國數字檔案館建設的現狀分析與發展研究[D].武漢大學，2005.

作者單位：中山大學資訊管理學院