給“棄檔族”提個醒兒

朱海濤

隨著人事制度改革的加速，社會就業方式和就業渠道日益多元化，人才流動也愈發頻繁。合理的人才流動可以推動人力資源整體優化組合，體現個人價值，但也對人事檔案管理提出了新的挑戰。

近年來，隨著市場經濟的發展，人才流動現象大量出現，越來越多的“單位人”變成“社會人”，傳統人事檔案的作用和價值逐漸被淡化，大量無人問津的人事“死檔”、“棄檔”不斷增多。當下嚴峻的就業形勢，使越來越多的畢業生成了“靈活就業人員”，由此產生的“棄檔”現象也進入高發期，不少人把檔案轉到人才市場后，便再也不聞不問，更有甚者已不知將檔案丟在何處。

“棄檔”的三大影響

目前，人事檔案的作用主要體現在享受相關人事、勞動、社會保障服務等方面，丟棄檔案不管，會給自己的職業生涯造成非常大的影響。

●影響評職稱、調工作

畢業生自畢業后，如果檔案既沒交用人單位保管，也沒存入政府指定的人才服務機構，若干年后評定職稱時將會因手續不全而受到影響。有些人在畢業后把檔案存到了人才服務機構，但沒有及時辦理就業手續，幾年后調動工作時，才發現需要辦理參加工作后的所有手續，并要在自己轉正定級后才能正式調動。

●影響個人戶籍檔案管理

目前很多人開始考慮貸款買房，但卻需要在銀行辦理房貸手續時出具貸款人的戶口證明。然而，很多“棄檔族”因為覺得檔案不重要，畢業時沒有及時從學校轉出戶口和檔案，結果不能順利辦理貸款。

●影響繳納社會保險等養老待遇

很多個人證明都離不開人事檔案，如辦理社會保險、領取失業金、退休金的發放等，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、社保受保時間等都是以檔案為依據的。那些因放棄個人檔案或自揣檔案而造成記錄斷檔的人，最終都會在個人利益上受到損失。另外，考研、考公務員、轉正定級以及出國、升學、結婚、生育等，都需要政府所屬人才市場依據其人事檔案開具相關證明。

檔案緣何成“棄檔”

據了解，“棄檔族”人群主要有幾類：一是高校應屆畢業生。按有關規定，畢業后未就業的檔案可在學校存放兩年，如果檔案兩年后未被提走，學校一般會將檔案轉回到學生原籍人才服務中心。二是到私營企業就業、自主靈活就業和創業的人員。三是出國留學或移民人員。

一直以來，人事檔案在中國人的社會生活中發揮著舉足輕重的作用，它全面系統地記錄了一個人的教育背景、工作經歷、職務任免、家庭背景以及獎懲情況，是用人單位和人事部門了解一個人職業信息的重要載體。但究竟是何種原因，致使人事檔案屢屢被人們所忽視呢？

●檔案意識淡薄

一些就業于無人事主管權的非公有制單位的畢業生，不但認為自己的檔案“沒什么用”，甚至“遺忘”、遺失了自己的檔案。不少人認為，個人只求實惠，有收入就行了，找工作看重的是能力，檔案是“身外之物”，無關緊要。

●檔案內容陳舊

目前我國人事檔案的主要內容均為各種大同小異、形式單調重復的履歷表格，千篇一律的評語以及調進、調出證明等，能反映本人工作實績、能力和特長等方面的記載比較少，企業很難從這種檔案記錄中“觀其卷，知其人”，難以從檔案中得出對當事人全面、完整、客觀的評價，以至出現了人事檔案內容陳舊企業無法利用的現象，令企業不愿意補充員工的人事檔案，進而導致人事檔案材料一直得不到更新，形成一種惡性循環。

●檔案可信度降低

隨著流動人員的增加，傳統的人事檔案管理工作也出現了一些問題，如擅自棄檔、擅自造檔、擅自建檔、擅自扣檔、個人攜帶檔案等行為越來越多。這些現象嚴重影響了人事檔案的真實性與權威性，降低了人事檔案的可信度。一些人員因缺乏誠信，做出五花八門的造假行為，如夸大自己的工作能力和業績，私造假學歷、假文憑、假證書等，或者隱瞞自己的過錯和不光彩行為。另外，歸檔材料的收集缺少鑒別措施和手段，對于學歷、職稱等歸檔材料真偽的鑒別大部分只能依靠工作人員的經驗，尚無科學、系統的鑒別方法，僅僅靠傳統的人事檔案或包裝精美的求職簡歷讓人很難判斷個人信息資料的真偽。

●檔案服務開發意識差

目前，檔案管理機構的人事檔案管理軟件落后且不統一，缺乏現代化管理手段。如人事檔案調動手續繁雜，尤其是異地調動，有時一個人為調檔來回奔走多次。而且，傳統人事檔案利用方式單一，使用率低，只有需要者找上門來才提供利用，被動服務的情況比較普遍。

提升流動人員檔案價值

人事檔案是每個人職業軌跡的“縮影”，檔案材料是流動人員身份、工作經歷、學歷、人事關系等最真實、最直接的證明，是用人單位選才用人的重要依據。雖然人事檔案的作用在不斷弱化，但不等于就可以將其隨意丟棄，對檔案的漠視所帶來的后果只能由檔案所有人自己“埋單”。

據有關數據統計，2011年，全國流動人口達到2.3億人，占總人口的17%，即每6個中國人中就有1人是流動人口。因此，創建新的檔案管理體制，加強流動人員檔案管理，促進人才合理流動、合理配置、合理使用，具有重要的意義。

●充實檔案內容，提升使用價值

充實豐富新人事檔案材料的收集管理內容是夯實流動人員人事檔案工作的基礎，是人事檔案提供優質服務、發揮檔案作用的前提與基本條件。傳統人事檔案內容簡單，主要收集靜態結論性材料，內容空泛，用人單位無法從中對當事人的潛在能力進行評估，利用價值有限。

現階段，豐富檔案內容應從現代企業人力資源管理需要和流動人員的特點出發，有針對性地充實檔案材料，突出流動人員的學習經歷、培訓情況、績效考核情況、個人的能力水平、性格特征、工作特長及誠信記錄等方面信息。同時，健全流動人員人事檔案工作規章制度，與流動人員或其用人單位簽訂人事檔案材料收集移交協議，以契約形式明確雙方的權、責、利，形成人事檔案材料收集移交的制度化、規范化、長效化。堅持以經常性收集、定期收集和集中收集三者結合，

經常性收集為主的工作制度，收集、充實反映本人業績的動態性材料。在此基礎上，加大對檔案材料的價值鑒定工作，確保檔案內容全面、準確、動態、連續，既反映能力又突出個人特點，做到“檔如其人”，從而為用人單位提供必要的可用信息。

●創新管理機制，提高服務水平

信息化管理已是社會發展的大趨勢，人事檔案管理也應順應潮流，全面推行流動人員人事檔案管理信息系統，建立電子檔案，達到管理自動化，傳輸網絡化，服務在線化，信息共享化。對流動人員個人取得的業績、成果以文本、聲音、影像等各種新載體，可以利用微縮技術、聲像技術、光學技術、自動化技術、通訊技術等現代化手段及時補充進人事檔案，擴充人事檔案信息量，提高人事檔案利用價值，使流動人員可以通過網絡查詢檔案管理的情況，并根據工作和生活的變動隨時向檔案中心提請修改個人住址、聯系方式等等情況。用人單位也可以通過網絡接入檔案中心數據庫，查閱個人人事檔案和本單位人員檔案中的有關信息，并將個人在企業中的情況及時提交檔案中心，對個人檔案進行充實。而且，檔案管理部門可以通過網絡，定期向流動人員和其用人單位發布補充人事檔案材料的通知，催促其及時補充人事檔案材料。

●加大宣傳引導，強化檔案意識

群眾檔案意識的高低直接關系到人事檔案能否得到妥善保護與管理，更關系到人事檔案工作能否在社會全面推進和發展的工作大局。人事檔案服務機構應通過多種渠道、多種形式，向社會進行廣泛細致的宣傳和引導，進一步提高檔案工作的透明度，增強整個社會的檔案意識。宣傳工作要做到有的放矢，對流動人員宣傳應側重于人事檔案材料形成、人事檔案在其求學、應聘、繳納社會保險、評定職稱等社會活動中的重要性等，讓人們清楚地認識到人事檔案的作用；對用人單位的宣傳應側重于檔案材料的分類、日常積累、審核把關等標準、及時送達以及人事檔案有效利用方面的知識。同時積極宣傳《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》及相關法律法規，提高貫徹執行黨和國家人事政策和檔案法規的自覺性。

●提高業務水平，加強隊伍建設

做好人事檔案工作必須有一支懂人事政策、熟悉檔案業務、熱愛本職工作，具有創新進取精神的檔案工作隊伍。當前，靈活就業的勢頭不斷上升，流動人員面廣量大，而人事檔案管理人員的數量不足、專業知識不夠、缺乏現代信息素質與技能的現象比較普遍，不利于流動人員人事檔案工作的改革。各級檔案服務機構應高度重視人事檔案工作隊伍建設，嚴格把好檔案管理人員的入口關，從政治素質、業務能力等方面進行嚴格考核，建立一支熱愛檔案工作、熟練檔案業務、安心本職工作、具有奉獻精神的檔案管理隊伍。加強和健全對檔案人員的業務培訓，尤其要加強檔案員計算機信息化培訓，提高檔案員運用計算機技術管理檔案的能力和水平，適應時代需要。對所在區域用人單位的人力資源管理人員進行有計劃、有針對性的培訓和業務指導，引導企業和流動人員配合檔案管理部門做好檔案材料的撰寫、收集和轉遞工作，嚴防虛假材料進入個人檔案。

隨著流動人員在不同行業、不同地域間流動頻率的加快，流動人員人事檔案管理面臨的新情況、新問題不斷出現，人事檔案的改革勢在必行。而出路就在于提高“服務性”，提升其利用價值，成為用人單位選人用人的真正依據。只有人事檔案對當事人和用人單位的“服務性”越強，利用價值越高，我們才能迎來“棄檔族”和檔案“自揣族”的回歸，使我們的人事檔案真正發揮作用。