加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐與探索

摘 要：邁入21世紀(jì)，我國的信息化產(chǎn)業(yè)蓬勃發(fā)展，已經(jīng)滲透到社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域之中。高校檔案對高校可持續(xù)發(fā)展的重要性不言而喻，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，進(jìn)行管理信息化建設(shè)。然而從目前來看，我國高校檔案管理信息化還存在諸多問題，亟需采取有針對性的措施予以解決。筆者根據(jù)工作經(jīng)驗(yàn)，提出幾點(diǎn)加強(qiáng)我國高校檔案管理信息化建設(shè)的建議，希望能起到拋磚引玉的作用。

關(guān)鍵詞：高校；檔案管理；信息化建設(shè)；建議

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)日新月異的發(fā)展，全社會(huì)的信息意識(shí)都在持續(xù)增長。我國正處于信息化建設(shè)的高速發(fā)展時(shí)期。高校是為社會(huì)輸送高級(jí)人才的重要陣地，加強(qiáng)信息化建設(shè)，這是社會(huì)的需要，更是時(shí)代的呼聲。

所謂高校檔案，是高校在從事教學(xué)、科研、管理以及其他相關(guān)活動(dòng)中逐漸形成的，對學(xué)校和社會(huì)具有保存價(jià)值和研究價(jià)值的各種文字、圖像等不同載體的原始記錄。毋庸置疑，高校檔案能夠全方位地反映高校的辦學(xué)水平和辦學(xué)質(zhì)量。在當(dāng)今時(shí)代背景下，加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)已是大勢所趨，不可阻擋。然而從目前來看，我國高校檔案管理信息化還存在諸多問題，亟需采取有針對性的措施予以解決。這樣才能使利用者不受時(shí)空限制而獲取和溝通所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的不足之處

1.思想觀念有待改進(jìn)

時(shí)代在不斷變化，高校檔案管理工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)。然而，部分高校領(lǐng)導(dǎo)并沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要性與必要性，對其沒有制定統(tǒng)一、長遠(yuǎn)的發(fā)展戰(zhàn)略，沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案在促進(jìn)學(xué)校可持續(xù)發(fā)展中的作用。與此同時(shí)，一些檔案管理工作者的思想觀念也比較落后，墨守成規(guī)、因循守舊，片面認(rèn)為檔案工作只是高校的附帶工作，對高校發(fā)展無關(guān)緊要。這種認(rèn)識(shí)偏差使他們產(chǎn)生等、靠、要的惰性，不利于高校檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。

2.管理手段亟待加強(qiáng)

由于高校領(lǐng)導(dǎo)的不重視，所以檔案室（館）的資金比較短缺，檔案管理信息化建設(shè)力度明顯滯后于現(xiàn)實(shí)需要。從目前來看，我國不少檔案管理工作依舊使用手工操作，缺乏相應(yīng)的信息化設(shè)備，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的發(fā)展。同時(shí)，有些高校檔案室（館）雖然已經(jīng)建成規(guī)模不等的檔案數(shù)據(jù)庫，但是大多各自為政，利用率不高。還有些檔案管理軟件過于深?yuàn)W，導(dǎo)致檔案管理人員無從下手。

3.檔案工作人員的整體素質(zhì)需要提升

21世紀(jì)是一個(gè)信息時(shí)代，信息對社會(huì)發(fā)展不可或缺。人們都希望能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需要的各類信息，包括檔案信息。但是一些高校檔案工作人員的創(chuàng)新意識(shí)明顯不足。他們雖然已經(jīng)意識(shí)到現(xiàn)代化的重要性。但由于受到人才、經(jīng)濟(jì)或者其他因素的制約，檔案工作現(xiàn)代化進(jìn)程明顯較為緩慢，檔案檢索大多沿用卡片式、簿冊式等，信息數(shù)字化進(jìn)程尚未完全啟動(dòng)。

以上種種問題直接導(dǎo)致高校檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步深入發(fā)展，導(dǎo)致信息化建設(shè)進(jìn)程受到阻礙。采取相應(yīng)的改革措施迫在眉，勢在必行。

二、加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的建議

高校檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包含諸多層面，比如信息庫和信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，檔案信息資源的有序整理，以及高校檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)等。具體而言，要從以下幾點(diǎn)入手：

1.提高廣大師生對檔案管理信息化重要性的認(rèn)識(shí)

意識(shí)引領(lǐng)行動(dòng)。誠然，沒有高度重視，怎么可能帶領(lǐng)行動(dòng)發(fā)展？在目前形勢下，必須提高高校領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生對檔案工作的重視程度。高校領(lǐng)導(dǎo)要針對檔案管理信息化建設(shè)工程制定相關(guān)發(fā)展計(jì)劃，從檔案事業(yè)的具體環(huán)節(jié)出發(fā)，就一些重點(diǎn)、難點(diǎn)問題開展相應(yīng)的科研工作，為促進(jìn)檔案信息化建設(shè)事業(yè)發(fā)展提供智力支持和政策保障。同時(shí)，高校還要強(qiáng)化宣傳力度，創(chuàng)設(shè)檔案管理信息化工作重要性的良好氛圍，使高校所有成員都正視檔案事業(yè)的價(jià)值。可以通過舉辦各類展覽、編輯檔案信息化工作簡報(bào)、宣傳檔案法律法規(guī)等方式予以實(shí)現(xiàn)。另外，高校檔案工作人員要主動(dòng)改變工作角色，不要將自己定位成檔案“保管員”而是應(yīng)該努力成為“社會(huì)知識(shí)的提供者”、“社會(huì)記憶的塑造者”，改變落后、僵化的工作方式，樹立長遠(yuǎn)眼光。

2.加強(qiáng)檔案室（館）的硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)

硬件和數(shù)據(jù)庫建設(shè)是開展檔案管理信息化建設(shè)工程的基礎(chǔ)。首先高校要對檔案室（館）加大資金投入，引進(jìn)相關(guān)硬件設(shè)備，比如圖文影像掃描、備數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、微縮系統(tǒng)等，方便檔案信息化工作的開展。其次，要加強(qiáng)對檔案室（館）的數(shù)據(jù)庫建設(shè)。隨著我國電子政務(wù)工作的不斷推廣，電子文檔和無紙化辦公開始在社會(huì)范圍內(nèi)普遍應(yīng)用。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子文檔具有諸多優(yōu)勢，可以提高檔案利用效率。所以，高校檔案工作人員要推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，借助計(jì)算機(jī)對檔案進(jìn)行處理。檔案工作人員要注意鑒選傳統(tǒng)載體檔案，考慮哪些傳統(tǒng)載體檔案需要數(shù)字化，一般而言，對于利用價(jià)值較高的檔案應(yīng)該進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以便使社會(huì)大眾得到更加便利的服務(wù)。還有對破損嚴(yán)重、形成時(shí)間較早的檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，以免珍貴檔案缺失。

3.加強(qiáng)高校檔案管理人員的培訓(xùn)工作

高校檔案管理信息化建設(shè)工程要順利開展，離不開檔案管理人員的作用。檔案電子化、網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化等工作都需要工作人員具備足夠高的信息素質(zhì)和現(xiàn)代化管理檔案的意識(shí)。試想一下，檔案管理人員不熟悉信息技術(shù)，不懂文字處理軟件，怎么做好信息化建設(shè)工作？所以，對他們進(jìn)行繼續(xù)教育也是時(shí)代的要求。一方面，高校可以定期組織檔案管理人員外出參加計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)，接受脫產(chǎn)培訓(xùn)或進(jìn)行在職學(xué)習(xí)等方式，對他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)操作技術(shù)的再教育，為檔案信息化建設(shè)奠定扎實(shí)的基礎(chǔ)。另一方面，加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)英語學(xué)習(xí)，改善他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使他們跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，盡快適應(yīng)信息化工作的種種要求，促使他們變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。

總之，高校是培養(yǎng)高級(jí)人才的搖籃。高校檔案記錄著高校的發(fā)展進(jìn)程，凝結(jié)著廣大師生的智慧與汗水，是高校管理者進(jìn)行決策的重要依據(jù)。進(jìn)行高校檔案管理信息化建設(shè)是高校推動(dòng)信息資源現(xiàn)代化進(jìn)程的有機(jī)組成部分。高校要從多個(gè)方面入手，提高認(rèn)識(shí)，采取手段，最大限度地促進(jìn)高校檔案管理信息化建設(shè)的順利開展！

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作者簡介：邵海麗（1968.6.24-），單位：青海大學(xué)醫(yī)學(xué)院，本科。