會計(jì)憑證影像系統(tǒng)在高速公路企業(yè)內(nèi)部審計(jì)中的應(yīng)用

潘家龍

隨著云計(jì)算服務(wù)的快速發(fā)展，信息管理進(jìn)入一個(gè)新的時(shí)期。企業(yè)充分利用云計(jì)算發(fā)展企業(yè)信息化管理是一種必然的趨勢。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)是企業(yè)管理的重要組成部分，應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新審計(jì)管理手段，充分利用信息技術(shù)提高內(nèi)部審計(jì)效率，降低審計(jì)成本，及時(shí)發(fā)揮審計(jì)監(jiān)督管理作用，為企業(yè)內(nèi)部控制制度的落實(shí)執(zhí)行提供及時(shí)的反饋信息。實(shí)現(xiàn)會計(jì)憑證信息電子化是審計(jì)工作信息化的首要工作，本文以在高速公路企業(yè)集團(tuán)將會計(jì)信息中最基本的會計(jì)憑證轉(zhuǎn)化為電子文檔資料的實(shí)踐過程為例，探討信息化手段在高速公路企業(yè)內(nèi)部審計(jì)領(lǐng)域應(yīng)用的有關(guān)問題，并提出了相關(guān)的對策，以進(jìn)一步提高內(nèi)部審計(jì)在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)控制度管理中發(fā)揮的作用。

一、高速公路企業(yè)管理架構(gòu)及內(nèi)部審計(jì)難點(diǎn)

近十年來，我國高速公路建設(shè)取得了迅速發(fā)展，高速公路建設(shè)資金需求量大，資金來源渠道也比較多，但總的來說，政府資金投資占主導(dǎo)地位。因此，我國大部分省市成立了高速公路投資集團(tuán)來對本省的高速公路實(shí)行統(tǒng)一管理，規(guī)范高速公路的養(yǎng)護(hù)管理、運(yùn)營管理、收費(fèi)還貸和進(jìn)一步的資金籌措，努力完成我國高速公路網(wǎng)的規(guī)劃建設(shè)。在高速公路投資集團(tuán)下，有控股或參股的子公司，有代管的政府投資的收費(fèi)還貸高速公路。可見高速投資集團(tuán)管理范圍大，項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)重，資金使用規(guī)模大，也是易發(fā)生腐敗的重災(zāi)區(qū)，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)管理的重要性不言而喻。高速公路網(wǎng)狀分布的特點(diǎn)決定了集團(tuán)的組織管理架構(gòu)是分散點(diǎn)狀分布，點(diǎn)多線長對企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)工作有三方面不利，影響內(nèi)部審計(jì)管理力度和效果。

一是內(nèi)部審計(jì)管理成本高。以江西省高速公路投資集團(tuán)為例，現(xiàn)管理建成營運(yùn)的高速公路有4243公里，在建高速公路413公里，集團(tuán)下設(shè)有財(cái)務(wù)核算的組織機(jī)構(gòu)183個(gè)，大部分分布在高速公路沿線各處。集團(tuán)向二級財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)、二級財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)向三級財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)日常每進(jìn)行一次內(nèi)審，僅交通差旅費(fèi)等成本費(fèi)用都是一筆不小的數(shù)字。

二是審計(jì)效率低。因?yàn)辄c(diǎn)多線長，路途也需很多時(shí)間，審計(jì)效率低。由于集團(tuán)籌資工作比較頻繁，需提供經(jīng)審計(jì)的財(cái)務(wù)報(bào)告工作較多，外部審計(jì)機(jī)構(gòu)常要求下級機(jī)構(gòu)送審，以提高審計(jì)效率。

三是審計(jì)監(jiān)督效果滯后，難達(dá)到內(nèi)審的管理目的。由于受到內(nèi)部審計(jì)成本和效率的影響，高速集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)的反饋結(jié)果存在滯后性，從而導(dǎo)致一些違規(guī)的苗頭不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和制止，對既成實(shí)事的違規(guī)現(xiàn)象缺少較強(qiáng)的糾正手段，內(nèi)審管理效果不理想。

可見，提高高速公路企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部審計(jì)效率，及時(shí)跟進(jìn)審計(jì)進(jìn)度是發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督作用的關(guān)鍵。傳統(tǒng)審計(jì)方式是以直接查閱原始憑證為主，這也是最可靠的一手資料，但對高速公路企業(yè)集團(tuán)來說，受空間分布原因，調(diào)閱原始憑證資料是影響審計(jì)效率的主要制約因素。因此，解決會計(jì)憑證資料電子化是提高內(nèi)部審計(jì)效率的關(guān)鍵。筆者所在的單位在應(yīng)用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)上進(jìn)行了軟件二次開發(fā)，開發(fā)建立了會計(jì)憑證影像系統(tǒng)，嘗試實(shí)現(xiàn)所有會計(jì)資料的電子化工作，同時(shí)借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，改變了內(nèi)部審計(jì)日常工作模式，提高了內(nèi)部審計(jì)效率。

二、會計(jì)憑證影像系統(tǒng)

1.目前財(cái)務(wù)軟件對憑證附件的處理。

以某財(cái)務(wù)軟件為例，該軟件網(wǎng)絡(luò)版能同時(shí)運(yùn)行多個(gè)賬套，集團(tuán)各用戶通過互聯(lián)網(wǎng)登陸到服務(wù)器使用相應(yīng)的賬套，對會計(jì)憑證附件保存信息化進(jìn)行了相應(yīng)的處理，其做法是先將原始憑證掃描或拍照保存為電子文檔資料，會計(jì)人員填制會計(jì)憑證內(nèi)容后，需上傳附件時(shí)，點(diǎn)擊保存附件按鈕，從電子文檔中選取相應(yīng)的文件保存，基本可以實(shí)現(xiàn)查閱會計(jì)憑證時(shí)就可以查閱相應(yīng)的附件。但是，憑證附件數(shù)據(jù)采集程序也存在一些不足之處，一是掃描或拍照的圖片文檔格式大小不一，一般掃描文件過大，影響網(wǎng)絡(luò)傳輸速度和保存容量；二是附件采集人和相應(yīng)的修改記錄不能保存，對于審計(jì)來說，無法查找相應(yīng)責(zé)任人；三是由于先憑證和附件生成不同步，填制憑證選取文檔時(shí)，易發(fā)生對應(yīng)性錯(cuò)誤，出現(xiàn)憑證與附件不匹配的現(xiàn)象；四是會計(jì)人員填制憑證時(shí)效率不高，附件采集往往不完整?？梢姡撥浖到y(tǒng)解決了遠(yuǎn)程審閱憑證、賬、表的問題，但對審計(jì)所需的其他原始憑證保存還達(dá)不到審計(jì)所需的要求。

2.對財(cái)務(wù)軟件二次開發(fā)嵌入憑證附件采集模塊，實(shí)現(xiàn)原始憑證采集與填制會計(jì)憑證的無縫對接。

針對目前市場上財(cái)務(wù)軟件存在的不足，組織二次開發(fā)了憑證附件采集模塊，嵌入到財(cái)務(wù)軟件總賬憑證模塊中（見圖所示）。該模塊克服了目前財(cái)務(wù)軟件存在的缺陷。具體操作過程是：會計(jì)人員填制會計(jì)憑證內(nèi)容后保存時(shí)，會自動(dòng)驅(qū)動(dòng)該模塊，彈出是否進(jìn)行原始憑證采集對話框，需要采集時(shí)，點(diǎn)擊“是”按鈕，自動(dòng)啟動(dòng)電子拍照影像設(shè)備，將原始憑證放置提示區(qū)域，點(diǎn)擊“拍照”按鈕，即生成該附件影像，影像圖片在指定區(qū)域以加密格式保存。同時(shí)，記錄錄入人姓名，時(shí)間信息；若刪除該影像時(shí)，原有圖像刪除，但刪除操做人姓名，操作時(shí)間均會永久保留。圖像大小為50K左右，圖片清晰滿足查閱要求，網(wǎng)上審閱時(shí)，傳輸速度較快，每張會計(jì)憑證附件保存數(shù)可以按需要設(shè)定。

3.附件保存信息量大，包括內(nèi)部審計(jì)所需的大部分資料。

會計(jì)憑證附件主要有從外部取得的發(fā)票單據(jù)，內(nèi)部填制的各種審批單據(jù)、進(jìn)出庫單、驗(yàn)收單、合同、文件、工程結(jié)算單等，在進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)時(shí)，點(diǎn)擊憑證右上角的附件按鈕即可查閱（見圖所示），大大提高了審閱的速度和效率。

4.會計(jì)基礎(chǔ)資料信息化過程中應(yīng)注意的問題。

（1）規(guī)范會計(jì)憑證附件采集的范圍。對高速公路企業(yè)管理來說，除原有財(cái)務(wù)核算的原始資料采集外，可以針對成本費(fèi)用的管理重點(diǎn)領(lǐng)域，路面養(yǎng)護(hù)維修增加相應(yīng)實(shí)況圖片資料及工程維護(hù)審批資料，將業(yè)務(wù)管理資料納入到財(cái)務(wù)核算管理中，做到精細(xì)化管理。同時(shí)，對如停車費(fèi)之類的小額原始單據(jù)簡化采集方式，按重要性原則，不必一一采集。

（2）建立完善的保證電子附件真實(shí)性的制度?，F(xiàn)階段要求會計(jì)憑證填制人員采集保存影像資料，對資料一致性和真實(shí)性負(fù)責(zé)。會計(jì)憑證稽核員也要審核采集的附件。隨著電子簽名采集制度的建立，以后可以充分利用電子簽名文檔直接作為財(cái)務(wù)資料。

（3）提高采集效率，減少采集工作量。首先要充分利用內(nèi)部信息化成果，包括利用網(wǎng)絡(luò)電子簽名的工資表、文件、合同等電子化資料，減少工作量和提高資料的真實(shí)性；其次利用外部信息化成果，例如網(wǎng)上銀行形成的銀行對賬單、銀行回單，稅務(wù)局提供的納稅單據(jù)信息聯(lián)網(wǎng)查詢等。

5.會計(jì)憑證影像系統(tǒng)應(yīng)用效果。

通過會計(jì)憑證影像系統(tǒng)將所有會計(jì)資料轉(zhuǎn)換成影像資料存儲在相應(yīng)會計(jì)憑證附件后，在進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)時(shí)，上一層組織機(jī)構(gòu)內(nèi)部審計(jì)人員在辦公室通過網(wǎng)絡(luò)登錄到被審計(jì)單位的賬套，就可以查看被審計(jì)機(jī)構(gòu)所有應(yīng)審閱的資料，對收費(fèi)管理所（站）一級機(jī)構(gòu)的年度審計(jì)工作時(shí)間由原來的每個(gè)單位平均兩天縮短至四個(gè)小時(shí)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)二級機(jī)構(gòu)對三級機(jī)構(gòu)（收費(fèi)管理所、信息中心、養(yǎng)護(hù)中心、各類分支機(jī)構(gòu)等）的會計(jì)憑證進(jìn)行審核，可將內(nèi)部審計(jì)與憑證稽核、預(yù)算管理控制結(jié)合并即時(shí)實(shí)施。集團(tuán)內(nèi)審人員可隨時(shí)審閱下屬各級機(jī)構(gòu)的審計(jì)資料，只需對重點(diǎn)情況進(jìn)行現(xiàn)場審計(jì)檢查，實(shí)現(xiàn)了快捷高效、有的放矢的開展內(nèi)部審計(jì)工作。

三、會計(jì)憑證影像系統(tǒng)在高速公路企業(yè)內(nèi)部審計(jì)應(yīng)用過程中可能遇到的問題及采取的對策

1.影像數(shù)據(jù)的安全性。

相對于財(cái)務(wù)報(bào)告等數(shù)據(jù)性財(cái)務(wù)資料，圖片影像資料具有直觀、真實(shí)、可讀性強(qiáng)的特點(diǎn)，特別是有許多經(jīng)辦人員的簽名，真實(shí)性的核查較容易。如果數(shù)據(jù)流失，會給企業(yè)集團(tuán)造成不利影響。從經(jīng)營角度來說，成本控制、進(jìn)銷渠道、客戶資料等商業(yè)秘密可能會全盤泄密，對生產(chǎn)經(jīng)營造成打擊；從高速公路建設(shè)公益性方面來說，片面地讀取其中的信息可能在社會上形成對企業(yè)經(jīng)營不利的輿論影響，我們企業(yè)目前還沒有做好公益性項(xiàng)目財(cái)務(wù)公開的相應(yīng)準(zhǔn)備工作。因此，加強(qiáng)服務(wù)器數(shù)據(jù)安全管理非常重要。要從數(shù)據(jù)加密、接觸數(shù)據(jù)人員、防病毒攻擊等多個(gè)方面建立完善的制度和投入相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備。

2.部門利益的阻繞。

高速公路企業(yè)集團(tuán)下屬機(jī)構(gòu)比較復(fù)雜，有全資或絕對控股的企業(yè)，也有參股的企業(yè)，還有不具法人資格的分支機(jī)構(gòu)，利益目標(biāo)不盡一致，還有企業(yè)短期目標(biāo)與政府監(jiān)管目標(biāo)的差異，推進(jìn)此項(xiàng)工作會進(jìn)一步加快信息透明度，需決策層引起足夠的重視才有可能推廣應(yīng)用。

3.對內(nèi)部審計(jì)人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。

相比傳統(tǒng)審計(jì)，利用影像資料進(jìn)行審計(jì)，其優(yōu)點(diǎn)是可高效率地獲取海量信息，從較全面的信息中提煉有價(jià)值的觀點(diǎn)，對違反規(guī)章制度的信息較易發(fā)現(xiàn)。不足是首先要對影像資料的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒別，同時(shí)失去了現(xiàn)場觀察和與相關(guān)人員面對面交流可獲知的信息，對徇私舞弊類信息不易掌握。審計(jì)人員必須充分利用大量信息，善于總結(jié)規(guī)律，善于橫向比較找差異，縱向比較找原因，結(jié)合實(shí)地現(xiàn)場審計(jì)檢查，發(fā)現(xiàn)問題，分析形成問題原因。多分析、多比較來彌補(bǔ)非現(xiàn)場審計(jì)的不足。這對內(nèi)審人員提出了更高的綜合素質(zhì)要求。因此，應(yīng)注重從多渠道對現(xiàn)有審計(jì)人員的培訓(xùn)，以適應(yīng)審計(jì)信息化的要求。

（作者單位：江西省高速公路投資集團(tuán)宜春管理中心）