提高學(xué)籍檔案管理水平的途徑探討

高曉晶

摘 要 高校檔案管理中，學(xué)籍檔案有著非常重要的作用，它對學(xué)生將來步入社會有著重大影響。但在當(dāng)前高校的學(xué)籍檔案管理中，由于各種原因，學(xué)籍檔案管理手段比較落后，所以應(yīng)該加強(qiáng)以后的學(xué)籍檔案管理。

關(guān)鍵詞 學(xué)籍檔案 管理 問題 對策

中圖分類號：G640 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

最近幾年，隨著社會的發(fā)展，高校學(xué)籍檔案越來越受到人們的重視。所以，高校學(xué)籍檔案管理應(yīng)順應(yīng)時代發(fā)展潮流，不斷提高自身管理水平，認(rèn)真研究學(xué)籍檔案管理中存在的問題，積極籌措解決辦法，不但有利于高校檔案管理水平的提高，并且也可以提升高校辦學(xué)水平，促進(jìn)高校教育改革的深入發(fā)展。

一、學(xué)籍檔案管理中存在的缺點(diǎn)

高校的學(xué)籍檔案管理工作在以前的發(fā)展中取得了很大的成績，體現(xiàn)了自身的價(jià)值與用途。但由于受到客觀條件的制約，也不可避免地存在一些缺點(diǎn)和不足。

（一）記錄范圍模糊。

當(dāng)前，高校學(xué)籍檔案記錄的范圍沒有明確，關(guān)于檔案材料的收集不全面，檔案鑒定、材料整理、檔案管理和管理責(zé)任的制度不健全。高校的學(xué)籍檔案收集過程中，一些部門沒有認(rèn)識到自身的職責(zé)，針對學(xué)生在校期間的一些表現(xiàn)沒有記錄在案，比如學(xué)生受到的獎勵、知識競賽獲獎、英語四六級考試、取得計(jì)算機(jī)等級證以及在校期間受到的懲罰等都沒有很好地整理，不能及時地收入檔案，甚至沒有記載，造成了學(xué)籍檔案的不完整性，失去了實(shí)用價(jià)值，嚴(yán)重阻礙了高校學(xué)籍檔案的發(fā)展，給今后學(xué)籍檔案的管理也帶來了很多困難。

（二）沒有認(rèn)識到學(xué)籍檔案管理的重要性。

在高校學(xué)籍檔案管理中，有的學(xué)校沒有建立嚴(yán)格的檔案管理制度，沒有規(guī)范的工作流程，所以在學(xué)籍檔案管理方面較為混亂，不能很好地發(fā)揮人員與設(shè)備的作用。相當(dāng)一部分工作人員依然運(yùn)用傳統(tǒng)的檔案管理辦法，管理手段及思想陳舊，沒有意識到高校學(xué)籍檔案管理工作的重要性，沒有充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)檔案管理工具，因此使高校學(xué)籍檔案管理處于被動地位，失去了許多創(chuàng)新發(fā)展的機(jī)會，影響了工作效率，使學(xué)籍檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、教研中沒有發(fā)揮應(yīng)有的作用。

（三）不能保證檔案建設(shè)的質(zhì)量。

在進(jìn)行學(xué)籍檔案填寫時，都是由各個班級的班主任組織領(lǐng)導(dǎo)填寫工作。有的班主任老師認(rèn)為學(xué)籍檔案用途很小，所以思想上不重視，以致于學(xué)生在填寫過程中筆的使用不統(tǒng)一，存在任意涂改與書寫混亂現(xiàn)象，甚至檔案中有的欄目出現(xiàn)空白，造成學(xué)籍檔案殘缺、內(nèi)容填寫欠真實(shí)等，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)的質(zhì)量得不到有效保證。

（四）沒有必要的監(jiān)督管理制度。

在高校的學(xué)籍檔案管理中，也要有嚴(yán)格的監(jiān)督管理制度，從而使檔案管理工作有章可循，這樣才能保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。比如在學(xué)籍表格的填寫方面，有的高校把表格發(fā)給學(xué)生后不進(jìn)行解釋，讓學(xué)生自行填寫，不能對學(xué)生的填寫工作進(jìn)行有效地管理與監(jiān)督。收回表格后不進(jìn)行檢查即入檔，簡化了工作程序，因此失去了學(xué)籍檔案的應(yīng)用價(jià)值。

二、提高高校學(xué)籍檔案管理水平措施分析

（一）明確管理責(zé)任，實(shí)行統(tǒng)一管理。

在高校學(xué)籍檔案管理工作中，要依據(jù)檔案建設(shè)的規(guī)律，制訂檔案建設(shè)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在制度建設(shè)方面，要建立嚴(yán)格的檔案收集、檔案檢查、入檔整理、檔案轉(zhuǎn)移和責(zé)任分工制度，使檔案管理工作中每個工作崗位的人員都明確自身責(zé)任，照章辦事，規(guī)范操作。各個管理人員要嚴(yán)格按照檔案管理工作規(guī)定，完成學(xué)籍檔案的收集、整合、入檔、保密等各項(xiàng)工作，實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理。與此同時，學(xué)校主管部門要統(tǒng)一協(xié)調(diào)，部署每個時期的檔案管理工作重點(diǎn)，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)具有實(shí)用性與社會性。

（二）及時轉(zhuǎn)變工作思路，實(shí)行科學(xué)化管理。

第一，應(yīng)該首先認(rèn)識到，學(xué)籍檔案建設(shè)在高校的教學(xué)管理中具有非常重要的作用，學(xué)籍管理能夠給教學(xué)管理提供一定的參考材料。比如利用學(xué)籍檔案中有關(guān)學(xué)生成績的記錄，可以了解某一學(xué)科的教學(xué)情況，假如出現(xiàn)的教學(xué)問題較為嚴(yán)重，可以得到及時的解決，從而保證教學(xué)質(zhì)量。第二，進(jìn)行嚴(yán)格的學(xué)籍檔案管理，可以提高檔案的真實(shí)性與實(shí)用性。在學(xué)生畢業(yè)離開學(xué)校時，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要隨著學(xué)生離開，學(xué)籍檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿耸聶n案，應(yīng)用于學(xué)生以后各個階段的工作與學(xué)習(xí)當(dāng)中，具有不可替代的作用。第三，可以促進(jìn)學(xué)生管理水平的提高。學(xué)籍檔案的管理工作主要針對學(xué)生，做好學(xué)籍檔案管理工作是對學(xué)生的發(fā)展負(fù)責(zé)。

從事高校學(xué)籍檔案管理工作的人員，要根據(jù)當(dāng)前社會發(fā)展特點(diǎn)，研究檔案管理工作的規(guī)律，明確學(xué)籍管理與學(xué)生管理、學(xué)校教學(xué)教研的關(guān)系，積極使用計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的管理工具，不斷創(chuàng)新現(xiàn)代學(xué)籍管理辦法，保證學(xué)籍檔案的健康發(fā)展。在學(xué)籍檔案管理工作的制度、人員、設(shè)備、作用、質(zhì)量等多方面綜合考慮，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全面發(fā)展，把學(xué)籍檔案管理工作看成是由多個因素組成的整體，實(shí)行統(tǒng)一管理，使學(xué)籍檔案資源得到充分利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，保證檔案資料的齊全，增加其安全性，從而使學(xué)籍檔案建設(shè)適應(yīng)學(xué)校的需要，得到健康穩(wěn)定的發(fā)展。

（三）切實(shí)提高學(xué)籍檔案質(zhì)量。

只有使檔案資料具有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，才能得到人們的普遍認(rèn)可。因此，在學(xué)籍檔案管理建設(shè)中，要保證資料的真實(shí)性與實(shí)用性，應(yīng)做到下面幾項(xiàng)：（1）要認(rèn)真對待檔案的填寫工作，保證填寫材料的齊全與真實(shí)，避免涂改與漏填；（2）統(tǒng)一使用黑色碳素筆填寫，為以后的檔案資料保存打下基礎(chǔ)；（3）依據(jù)年級和專業(yè)給檔案分類，做好檔案資料的保管工作；（4）做好檔案目錄索引的制作工作，方便以后檔案資料的使用。

（四）做好檔案管理的監(jiān)督工作，提高檔案管理人員的素質(zhì)。

高校檔案管理人員要經(jīng)常深入檔案建設(shè)的基層單位，把國家關(guān)于學(xué)籍檔案建設(shè)的方針政策及時傳達(dá)到每位工作人員，并且要做好學(xué)籍檔案的檢查與監(jiān)督工作，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，保證檔案資料的真實(shí)性與完整性。與此同時，還要做好基層檔案建設(shè)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，利用各種形式的業(yè)務(wù)進(jìn)修與培訓(xùn)，使這些人員的觀念跟上時代的要求，掌握必要的專業(yè)知識與技能，提高自身的實(shí)際操作能力，從而保證檔案管理工作的健康發(fā)展。

（作者單位：山東電子職業(yè)技術(shù)學(xué)院）

參考文獻(xiàn)：

[1]薛永存，盧萬杰.淺論新時期高校學(xué)生管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江科技信息.2010（27）

[2]姚臻.建構(gòu)高校教務(wù)管理人員的創(chuàng)新理念[J].林區(qū)教學(xué).2010（12）

[3]吳珊.拓展高校學(xué)籍檔案開發(fā)和利用芻議[J].陜西檔案.2011（01）