清理辦公桌的妙招

蔡雪瑩

區分工作空間 組織專家彼得·沃爾什認為，每個專業人士都要先捫心自問，我想在辦公空間中做什么，這樣能滿足我的需求嗎？在確立你希望和需要使用空間的目標后，按照你的日常功能設置區域。你可能需要為電腦設置工作區，為研究設置圖書區，為辦公用品設置存儲區，為你的檔案設置歸檔區。這為有效地利用空間奠定了基礎。

只在手邊保留你需要的物品 你應該把馬上需要的物品放在手邊。成盒的鋼筆、成堆的文件和舊咖啡杯都應該清理走。而且，通過減少必需品的數量，可以讓你的辦公桌擺脫視覺混亂。對于大多數人來說，這意味著在你最常用的辦公空間放置一臺電腦顯示器和鍵盤、電話、兩支筆、一個筆記本、一盞燈和一張家庭照片。辦公用品、書面文件和個人物品都應該放在你為它們劃分好的區域。

設立界限 問題不在于空間，而在于太多的東西。從一開始，你就要為所能容忍的物品數量設立界限。給自己放置一個書架，等到書架放滿的時候，你每增加一本新書，就拿走一本舊書，保持這個界限。同樣的道理也適用于檔案。當你的柜子不堪重負的時候，就要清理檔案，扔掉那些你不再需要的書面文件。長期維護和你最初的整理計劃一樣重要。

清理你的萬能抽屜 大多數人把物品扔進辦公桌抽屜里，然后這些東西就消失在他們的視線里。然而過了一段時間，他們根本不知道抽屜里放了什么，甚至打開抽屜的時候會感到焦慮。建議采用分格抽屜，為所有東西指定一個區域，比如分格存放回形針和橡皮筋，每過六個星期檢查一遍，把放錯地方或用不上的東西清理出來。你需要在日程表上寫上這個任務，這樣你就能遵守約定。

簡化桌面圖標 每天早晨，你的辦公室應該歡迎你的到來，激勵你做好自己的工作。其中包括你的電腦，這是現代員工的必備工具。圖標混亂的電腦屏幕會讓你產生應激激素，讓你無法找到任何東西。相反，你要創建一個邏輯清楚的數字文件系統，把你的桌面圖標減少到僅有的幾個。同樣的道理，清理顯示器上的便利貼和提示條，因為這些東西會分散你對工作的注意力。

安裝掛衣鉤 如果個人物品沒有遠離地板和桌子，放在特定位置上，它們會很快淹沒空間。在辦公室或隔間墻壁上安裝掛鉤來掛外套。考慮到視覺效果，為你的包、外套和雨傘配備單獨的掛鉤，養成每天懸掛物品的習慣。這樣做的話，你的同事和客人就不需要跨過你的皮包，或者坐在你的外套上。

用籃子或抽屜來存放短期物品 即使最完美的整理計劃，也可能出現多余的物品。首先了解你自己和你的計劃。你可能需要短期存放物品的區域。也許你會收到一份日報或訂閱的雜志。你可以用籃子來放置這些物品，定期把它們清理出去。同樣，如果經常攜帶運動包或替換的鞋子，可以放在指定的抽屜或櫥柜里，方便拿出來。

定期消毒 即使你保持整潔，也需要防止累積的灰塵、污垢、食物污漬和指紋。你可能從沒有這個意識，那么從現在開始，定期使用消毒濕巾，每周擦拭一次你的辦公桌、電話、鍵盤和顯示器。這個習慣會迫使你清理零落的文件和存放的垃圾。