對事業單位檔案歸檔文件整理方法的思考

（黑龍江省大慶市公共資源交易中心，黑龍江 大慶 163000）

引言

現如今，在事業單位中，檔案管理工作水平的提高必然利于推進事業單位發展，作為檔案管理工作人員，要積極做好檔案歸檔文件的整理工作，本文對其整理技巧以及具體的整理方法進行了總結，希望分析能夠全面提高檔案管理水平，從而進一步為事業單位日后發展奠定良好基礎。

一、事業單位檔案歸檔文件整理的原則

（一）檔案保存文件整理的基礎原則

事業單位檔案是單位在日常活動學習中產生的，真實反映了單位的歷史面貌。在進行事業單位文件整理的時候，要注意文件的整體性。如文件的正文、附件以及文件的請示與批復等都要保證其完整性。對于檔案的整理工作，要盡量做到不拆卷整理。對各個部門整理歸檔的文件，要充分研究原來的卷宗，盡可能地遵循充分利用的原則，力求保持整理過程中檔案的原狀。若文檔有明顯的錯誤，可進行業務上的指導修改、糾正。

（二）堅持利于保管和有效利用的原則

在進行檔案整理的過程中，要滿足檔案安全和有效利用的目的。如今，計算機技術的發展日新月異，事業單位的文件也多以電子檔的形式上傳下達，利用信息化技術對文件進行保存，可使不同目錄的同一文件有效的索檢出來，形成檔案的成套體系。既有利于檔案的保管，也能夠將檔案充分利用。

（三）嚴格遵守歸檔文件整理規則

《歸檔文件整理規則》是為企事業單位進行文件整理時的一項基本準則指導，其中包含了許多文件整理以及檔案歸檔的基本方法和原則。如事由原則，即同一事由的相關文件整理排列在一起的原則；盡量不破壞原有文件排列的原則；以及對文件檔案紙張編目等應遵循的一系列原則。這一規則的制定能夠有效地促進文件整理和檔案的歸檔，在規范檔案管理人員工作的基礎上，大大提高了工作效率和工作質量。

二、檔案管理歸檔分類技巧

（一）以密級分類的技巧

根據檔案內容的隱秘性程度，可將其劃分為絕密、一般及公開三種層級。其中絕密類的檔案僅限具有固定權限的人查閱，因此能夠接觸并調閱的人員數量較少，對其保密程度也較高。檔案管理人員應嚴格審核檔案內容的調閱權限，嚴禁無權人員私自查看或者調閱檔案文件。此外對于整個調閱流程應進行嚴格的記錄，以便后續有據可查。一般性的檔案雖然其秘密程度不及絕密性文件，但也需按照嚴格的流程進行借閱和調取。通常該類檔案信息的受眾較為廣泛，涉及到林、農機水利等相關文件信息均屬于此類。公開性質的檔案則面向所有調閱人員開放，此類檔案信息為公用檔案，必須真正實現公開才能發揮信息的價值。

（二）以保存期限分類的技巧

檔案文件按照保存的時間可分為永久性、定期性及臨時性的檔案。永久性的檔案內容較為重要，且其重要性在當前階段尚無法準確判斷，如隕石方面的檔案信息，以目前的天文水平還無法實現對其價值的準確預估，因此該方面的資料信息應永久性保存。定期檔案的保存期限通常為三、五或十年不等，按照具體的需求確定保存時間。臨時性檔案通常在使用完畢后便可銷毀，從而減少檔案管理的工作量。對于永久性檔案的保存需要提供適當的環境，并結合檔案存儲的介質形式調節環境因素，從而達到理想的保存效果。

三、事業單位檔案歸檔文件整理的方法

（一）文件資料整理的方法

第一，管理人員需按照檔案信息的價值及保存時間等進行有序分類，按照行業的規定系統梳理檔案信息，做到有序保存。第二，事業單位內部的黨政文件應分別存儲與管理，并由固定的工作人員專門負責，從而避免與其他類的文件內容進行摻雜。第三，管理人員需準確將不同年份的檔案信息分別存放，并將加密文件與普通性質的文件分別管理，按照不同秘密程度采取相應的管理措施，以此提高檔案信息管理的安全性。

（二）檔案的分類方法

對于檔案的歸納和整理是文件處理的最后部分。提高檔案存儲的系統性與完整性，也是檔案管理的終極要求。在實施檔案信息的整理時，要按照科學的分類方法系統整理各類文件，從而為后續管理和查閱、調取提供便利條件。第一，事業單位需充分掌握本單位的工作事務內容和結構，同時對所需管理的檔案信息進行全面的掌握，從而選擇適合的管理方式進行系統整理。使用頻率較高的分類方式有年度分類、機構分類、問題分類等。采取適當且實用的分類方法能夠有效提升檔案管理的工作質效。第二，檔案管理部門在實施信息分類時，應針對具體的類別制定出具有針對性的方案計劃，并將計劃貫徹到每個工作人員層面，以此形成檔案管理的工作規律，提升信息分類的精細化程度。

（三）檔案的編目方法

在完成案卷整理的過程中，完成卷內文件的整理后續對封面進行標注，從而明確檔案信息的類別。通常編目指的是根據歸檔文件的具體內容編制目錄，其中包括責任人、題目、頁碼等信息。廣義上的編目則將檔號的編制也納入編目范疇。檔號包括全宗號、卷盒號、保管期限、和頁張號等內容，其中全宗號指的是每個全宗的編碼號；件號指卷內文件的順序編碼；頁號則指每頁文件的順序編碼。只有按照規定的層級進行系統編碼，才能有效提升檔案信息管理的系統性與全面性，為后續檔案信息的調閱提供便利，同時發揮出檔案信息管理的最終價值。

結束語

為了保證事業單位檔案整理工作科學、有序，在開展檔案整理之前，檔案工作人員應了解本單位各項工作的特點，把握本單位檔案的基本構成。面對新形勢下的新問題、新挑戰，作為現代檔案管理工作者，就要在檔案領域進行有創新的探索，與時代要求相呼應，不斷完善檔案歸檔文件整理工作的流程，進而促進事業單位檔案管理工作整體水平的提升。