ERP系統下材料控制的實踐與思考

顧輝

【摘 要】材料成本管理是運用預測、計劃、核算、分析、考核、評價、控制、監督等手段，對生產經營的耗費和支出實行科學地管理，基于材料管理這八項職能，結合基層隊材料管理的實際，充分利用ERP系統強大的統計功能，適時提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、系統化、規范化、明確化、經常化，來滿足基層材料管理的需要，并在多個基層隊推廣，取得了較好的經濟效益，為油田ERP系統下的材料管理、費用控制開拓了思路。

【關鍵詞】ERP系統；材料管理；“五化”法；經濟效益

一、“五化”管理法的提出

眾所周知，成本是反映企業經濟效益的陰晴表，是影響企業效益和決定企業市場競爭力的重要標志，是制約企業生存與發展的關鍵環節，材料成本管理在成本管理中占有重要地位。作為直接從事油氣生產、輸油注水為一體的三級生產單位——采油作業區，材料成本占區總可控成本的四分之一，又是最具潛力可挖的成本之一。油田ERP項目的成功上線為油田經營管理提供了有力的信息化管理利器，也為材料管理進一步提升提供契機。經過近十年實際運行效果，使我們深深認識到成功的運行ERP系統就需要方方面面的管理系統配合，這是由油田運行環境決定的。ERP的實施僅僅是為我們提供一個平臺，對材料成本管理控制、庫房管理工作而言提出了更高的要求，建立一套切實可行的材料管理控制方法勢在必行。而材料成本管理是運用預測、計劃、核算、分析、考核、評價、控制、監督等手段，對生產經營的耗費和支出實行科學地管理，基于材料管理這八項職能，結合作業區、基層隊材料管理的實際，我們適時提出了“五化”管理法，即材料管理制度化、材料管理系統化、材料分析規范化、崗位考核明確化、培訓學習經常化，并取得了較好的經濟效益。

二、“五化”中5個“化”之間的關系

首先，“五個化”并不是各自獨立、互不相關的，它們之間是一種相輔相成、互相促進的關系。制度化是基礎，系統化是制度化的鞏固和顯現，分析規范化又能使系統化更加完善，而通過崗位考核明確化、培訓學習經常化則為材料管理整體水平的提高提供人力支持和素質保證。其次，“五化”是一個整體，容易形成合力，從而產生1+1≥2的效用，最終實現材料管理的方針與成本目標。可以說“五化”管理法是提升材料管理水平的關鍵和實現材料成本目標的有效手段。

三、“五化”管理的目標

通過“五化”管理系列活動，可以有效地使材料計劃的準確性、進購程序性、倉儲合理性、消耗的科學性等六大性能達到最佳狀態。充分發揮材料控制平臺的作用，一是通過材料的計劃管理，讓有限的資源得到合理、充分的使用。二是用合理的進購成本，按時、按質、按量地進購所需材料，以達到生產過程的供需平衡。三是加強倉儲管理，確保各種材料安全無損、流向準確、使用及時。四是通過各種制度的約束，控制消耗，降低成本，預防各種浪費和的流失。五是為各單位提供最佳的供應服務，實現對生產的物資保障。主要做法：

1.材料管理制度化，夯實材料管理的各項規章制度。材料管理制度化是材料管理的最基礎單元，是保證材料及時供應、合理庫存、消耗所必要的管理機制之一。首先我們建立一整套的規章、準則、制度等強行規范材料的計劃、領用、消耗，其中包括物資管理制度、庫房管理有關規定與要求、物資計劃管理制度、物資統計工作細則等。其次使這些制度從最初掛在墻上到真正地放在心中，最后落實到行動上。最終使我區在材料使用方面成為一個制度嚴謹的“剛性”管理場，用管理的制度化取代管理的隨意性，形成了“心中有制度，行為守制度”的良好氛圍。

2.材料管理系統化，建立健全工作流程體系。（1）材料計劃申報流程。搞好材料申請計劃是保證生產正常進行的前提，它是生產經營計劃管理的重要組成部分，它是各基層單位申請和領購材料的依據。特別是ERP運行后，要求計劃更加準確。一是在非生產用料、大宗料堅持“一支筆”制度，即主管領導簽字后方可生效。不在計劃范圍內的料原則上不予發料；防洪防汛用料、冬防保溫用料堅持做到專人管理專人負責。制定完善的材料供應計劃。要求從全區需要和實際出發，加強計劃管理，重點是提高計劃的質量和計劃的準確性，特別注重歷年積累資料的分析和運用，強調計劃要有預測性，留有余地，盡可能在計劃期內減少計劃外項目和需要。在具體操作上是收集四個依據，算清四筆帳，核實五項資料，從而使計劃準確性大大加強。第一，收集四個依據：工程項目有依據；項目設計有料單；生產維修有定額；歷年消耗有比較。第二，算清四筆帳：庫存；周轉；利用；余缺。第三，核實五項資料：需用量；歷年消耗量；庫存平衡量；內部挖潛量；申請缺口量。在編制計劃定額過程中，對生產急、稀缺用料業務員親臨生產現場調研，并參照去年數據，計劃盡量做到合理、先進，實行“遠粗近細”的流動計劃，保證及時供應，防止積壓。二是業務崗要準確掌握現庫存數量，以確定進購量。（2）班組材料計劃編制流程。為把材料計劃、控制工作延伸到班組及油水井，形成縱橫交錯的計劃體系，要求基層隊班組或井站依據搜集情況、擬定、選定、評價計劃階段做好計劃申報工作。掌握本站的油水井數以及計量站、中轉站這些材料費發生點的用料量，參照歷史先進水平。依據所掌握的信息制定出本站材料計劃。（3）庫房管理業務流程。庫存是管理的結果。過剩或短缺是種失控，庫存失控不該是對變化的無奈，而是挑戰零庫存極限的動力。庫房管理工作是材料管理的重要組成部分，做好庫房管理工作，對于保證及時滿足生產需要、合理儲備、加速周轉、節約材料使用、降低成本有著重要作用。一是要求材料員的工作應對材料的入庫、出庫、領用、發放、保管、周轉做到有數、有據、有手續、有制度、有秩序。有數就是對材料的進、出、存要有帳本，并且清楚準確；有據就是收發進出要有憑證；有手續就是收發進出時要有核對以及審批手續等；有制度就是一切材料管理活動均應規范化地運作，要建立各種管理制度；有秩序就是要把材料管理地井井有條。二是庫房管理中有一項重要的工作環節，即清庫盤點。由于庫房物資的流動性很大，為了及時掌握物資的變動情況，避免物資的短缺丟失和超儲積壓，保證帳、卡、物、資金相符，必須認真做好物資盤點工作。其主要內容和要求是：第一，檢查物資的帳面數與實存數是否相符；第二，檢查物資收發有無錯誤；第三，檢查各種物資有無超儲積壓、損壞變質；第四，檢查安全設施和庫房消防設備有無損壞等。在清點過程中如發現盤盈盤虧，必須分析原因，說明情況，如發現嚴重短缺或損壞，應查明原因，追究責任；對查出來的超儲、呆滯物資，及時進行協調使用。為了保證庫存的精確度，（4）材料統計業務流程。通過材料統計可以掌握物資動態與消耗規律，為作業區經營決策、編制計劃、修訂控制制度提供依據，并對基層的材料管理工作進行監督和考查。而且SAP要求物流、信息流、資金流“三流”相統一，這使統計指標體系完整化，統計分類標準化，統計信息基礎工作規范化，統計計算技術現代化，統計信息服務優質化顯得尤為重要。（5）材料成本控制流程。為了更好地協助基層隊搞好材料成本控制工作，做到有的放矢。從作業區到基層隊，確定了材料費控制的基礎管理工作必須有以下內容：一是確定最佳的控制方法，包括實效的控制制度；按照“材料費用關鍵環節設立控制點”的原則，按照“材料費用關鍵環節設立控制點”的原則，設立ABC三級n個費用控制點。月消耗量在2噸以上建立A級控制點；月消耗量在1-2噸建立B級控制點；1噸以下為C級控制點；A級點的定額管理、計劃申報、分析水平、獎懲力度均高于B級，B級高于C級。二是制訂材料消耗定額及實行限額發料制度。三是明確材料費目標和考核標準，并建立責、權、利相結合的獎懲制度。在實際執行過程中主要實行兩種控制方法：一是日常材料控制，在材料費形成過程中，根據事先制定的費用目標，對本單位日常發生的材料使用活動按照一定的原則，采用專門的方法，進行嚴格的計算、監督、指導，以保證低于原定的目標。控制的重點在于嚴格按照確定的標準進行把關，并根據以發生的偏差來指導當前的實際行動。二是事前材料控制，對材料費發生點進行深入的分析研究，并制定出一套適應本隊實際情況的材料費控制制度。其重點在于通過規章制度來節約材料費用開支，預防偏差和浪費的發生。（6）在材料使用控制上“抓大不放小”，加強對重點材料的分析控制力度。在材料分類上按照ABC分類法，對A類物資和專用材料實行限額發料管理及動態管理法。例如：對水泥、鋼材、閥門、儀表等實行限額發料管理；對藥劑實行動態管理，嚴防過期和浪費，并對班組加藥情況實行跟蹤監督。

3.材料分析規范化，應用5W2H分析法對主要材料重點分析。材料分析對于日常控制及事前、事中、事后控制具有指導意義。為了規范化地進行材料分析，制定了材料費分析模式，分析模式既能以圖示的方法形象表現出材料成本消耗現狀，又能以表格的形式如實反映出各區塊材料消耗的結果；既能進行主要材料的消耗分析及動態查詢，又能對類似班組材料消耗進行橫向比較，對全隊材料成本控制起到預警作用。

4.崗位考核明確化，建立長效檢查考核機制。在崗位考核方面豐富了標準化崗位的內容，制定了“三個是什么”的考核目標、思路及要點，即崗位考核的目標是什么，崗位考核的思路是什么，崗位考核的要點是什么。強調崗位考核體系是一種循環，將崗位考核檢查與材料管理持續改進結合起來，相互促進，相互提高，按照步驟要求逐漸實現崗位技能與管理水平兩者質的飛躍，努力實現雙贏。實行相對崗位技能評價，對于不合格的這部分，要采取相應的措施，要么轉崗，要么培訓后上崗。

5.培訓學習經常化，進一步提高材料員的業務素質，努力實現“三個轉變”。針對材料員業務素質參差不齊的特點，我們采取了針對性地培訓，即內訓與外訓相結合的方式，從學習計劃到效果調查都做了一一的制定，力爭使材料員從經驗型向科學定額型轉變；從算帳型向參謀型轉變；從被動型向主動創新型轉變，更好地為材料管理、控本增效工作做出應有的貢獻。

四、“五化”管理法取得的效果

增強了基層隊材料制度管理意識，遵流程辦事的現象多起來。豐富了材料成本控制手段，建立起一套完善的材料成本分析控制體系，材料成本管理方式由過去滯后的事后分析，轉變為現在的事前的成本計劃和實時、動態的事中成本控制，材料成本控制手段多樣、思路清晰。在實際執行過程中出現了日常材料控制、事前材料控制、對比分析控制法、計劃單控制法等行之有效的方法和手段。加大了對A類物資的管理力度，杜絕了使用的隨意性。進一步夯實了材料成本和費用管理基礎工作，材料員職責明確、技能有所提高、渴望學習的熱情有所增強，建立了每月集中學習考試制度，成績與獎金掛鉤，雙向考核、多層激勵，重視發揮全體材料員的智慧和積極性，充分挖掘潛力，發揚團隊精神，為材料管理水平再提高找到了動力源泉。

五、結論及下步打算

這種管理方法仍在實施的探索階段，究竟能否發展成為成熟的管理體系，尚須時間來印證。我們將面向未來，更加熟悉ERP的諸多功能，使“五化”管理法向縱深發展。為此，我們有以下努力方向：今后的“五化”管理為動態管理，要使之不斷完善，首先應加強理論與實踐的結合，在實踐中不斷得到充實；在應用中使“五化”管理法的各分支局部優化、深化和擴大應用面和成果，分支的過程優化與重組；制定工作思路和工作程序，使之進一步具有可操作性、實用性；加大理論與實踐相結合的培訓力度，力爭材料員崗位技能評價都能夠達到優秀；借助“五化”法這把管理利器，為材料管理注入新的活力。