淺議網絡環境下檔案信息資源的開發和利用

楊緒英

摘 要：近年來隨著網絡技術的完善和普及，檔案信息的利用與開發已經取得了長足的發展和進步，但隨之而來也產生了一些問題，我們有必要對這些問題進行細致的分析，以此推進檔案管理的信息化。我國檔案信息資源在網絡環境下開發利用存在一些問題，提出有針對性的對策建議如下：提高網絡檔案信息的開發能力，加強網絡檔案管理人員的培養，完善網絡檔案信息體系的建設，加強網絡環境下檔案信息資源的集約化。

關鍵詞：信息資源；檔案管理；網絡技術

中圖分類號：G27 文獻標志碼：A 文章編號：1002-2589（2013）08-0167-02

網絡環境下的檔案管理工作是一種交互式的服務，其服務理念是消除檔案管理部門之間和檔案使用者之間的區域性距離，使檔案信息的交流更為快捷和頻繁。在開展檔案網絡化信息建設過程中，可以改變檔案原有的特征，通過對檔案的收集、整理、加工，使紙制檔案數字化，并借助網絡進行數字信息和數字檔案的傳遞，實現信息檔案的跨區域服務。

對于檔案信息網絡化建設，歐美等發達國家是一種從實踐到理論的發展模式。他們約從20世紀90年代中期開始大規模的檔案信息發布，各級各類檔案館紛紛在因特網上建立網站，發布檔案信息，開發檔案信息資源。目前檔案網站多數初具規模，廣為利用。這些檔案網站介紹檔案管理機構和檔案館的職能、歷史、職責，介紹館藏檔案信息資源，提供檔案信息和利用服務。一些檔案館的網上利用已成為檔案利用的主要方式。

一、檔案信息網絡化的內容分析

隨著市場經濟的發展，我國檔案信息網絡化建設也在逐年發展，但與國外的檔案信息網絡化相比還較為落后。近年來，隨著電子政務的發展，檔案的網站數量逐年提升，這給檔案信息的網絡傳遞以及提高檔案信息的利用率帶來了新的發展契機。

1.我國網絡檔案信息的缺陷

目前我國的網絡檔案信息還存在一定的缺陷，主要表現在整體性和層次性上，對比發達國家的網絡檔案信息，我國的網絡檔案信息還處在起步階段。發達國家的網絡檔案信息從基礎性上看比較系統，幾乎每個省或州都有網絡檔案館，并且檔案館逐級分步，如：市級檔案館、大學檔案館、企業檔案館、私人檔案館等，檔案館的信息類型也較多，如：行業組織、學術團體、技術信息等。對比而言，我國的網絡檔案信息網站還是以省級或市級的檔案館網站為主，大學檔案和科研檔案網站為輔，其中學術團體和科研網站較少，這造成我國的檔案信息整體上和綜合性存在一定的缺陷，缺乏專業方以及其他領域的網絡檔案信息。

2.網絡檔案信息數量不足

我國的網絡檔案信息因基礎信息較少，所以提供于網絡的檔案信息數量明顯不足，具體因素主要表現在以下幾個方面：一是網站數量不足，我國的檔案網絡信息建設起步較晚，造成網站較少，已開通的網絡檔案網站只有200多個。二是網站檔案信息內容不健全，我國的檔案網站信息類別單一，網站內容主要集中在：功能介紹、信息服務、法律法規、本館館藏、檔案索引等，其中每個類別都只是介紹，具體的功能使用不健全。三是沒有完善的館藏檔案信息，網絡檔案館的信息沒有全善，一般信息都是二次信息，缺乏一次檔案信息的建立和整理，而檔案全文信息更是罕見。四是網絡檔案的信息模式較為單一，網絡檔案的信息應包括：文本、圖片、視頻、音頻、數字檔案等，而現今我國的檔案網站所提供的信處查詢還是以文本和圖片為主，視頻文件幾乎沒有。五是網站的檔案信息更新較慢，現今許多的檔案網站缺乏有效的管理，網站信息更新的周期較長，往往半年更新一次，造成信息的利用下降，并且網站的訪量巨減。六是檔案網站信息的交流缺乏組織，從網站的建立模式來看，站內的導航、搜索、信息反饋等都是交流的基礎，這非常有利于檔案信息的組織，同時還可以完善檔案信息的建設。

二、網絡檔案信息發展的優勢

1.檔案信息資源為領導決策提供依據

隨著我國市場經濟的逐步深入，企業可以利用網絡檔案信息進行深入的管理，以此來完善現代企業的管理制度，并且提高企業的核心競爭力。企業要想在市場經濟的發展中求得生存和發展，這在很大程度取決于領導的正確決策，而網絡檔案的信息管理，可以為科學決策提供理論依據，通過比較與反復論證，切實提出可行的方案和對策。

2.利用網絡檔案信息為企業發展服務

檔案的網絡化可以為經濟建設和社會發展服務，同時也可以為企業的管理提供必要的保障。企業的網絡檔案信息應從企業自身的需求出發，緊緊地圍繞著企業的經濟發展和管理效率，更好地發揮檔案信息管理參謀與助手的作用。例如：關注人員的檔案信息，做好人事管理；做好科研項目的檔案管理，促進企業技術的發展；做好企業產品信息的管理，為企業下一步的發展做決策依據；提高網絡檔案信息的交流，提高企業檔案信息交流的效率等。在計劃經濟向市場經濟轉軌的過程中，必然會出現各種各樣的矛盾與紛爭，要保持企業的穩定發展，也必將更多地依賴和利用各類檔案。

3.提高網絡檔案信息意識

檔案信息意識是指人們對檔案的價值、性質，以及檔案工作的作用、本質、地位的綜合性理解，其實質是人們在參與檔案管理和檔案建設中對保護檔案和利用檔案的具體要求。長時間以來，大量的檔案資料封存于檔案室或檔案館內，人們無法通過合理的途徑了解檔案信息，而計算機網絡的發展，提高了檔案管理的水平，同時也提升了人們對檔案信息的理解，所以說網絡檔案信息必須要從意識培養出發，我國也出臺了《關于調整我國檔案工作領導體制的請示》的通知，其內容明確指出：“檔案工作是維護黨和國家歷史真實面貌的重要事業，是黨和國家各項建設事業不可缺少的環節”。我們在進行檔案宣傳時，不能只依靠報刊、廣播、電視等手段，一定要與時俱進，通過現有的網絡來宣傳檔案信息的重要性，同時最大限度地提升檔案信息的利用效率，以達到為社會公眾服務的目的。

三、網絡環境下檔案信息資源開發利用新途徑

1.網絡環境下檔案信息資源的開發與利用

網絡環境下檔案信息資源的開發與利用，一定要從時代的發展需要和社會的進步程度出發，注重檔案信息的質量和利率用。首先網絡環境下的檔案信息資源必須要遵守知識產權的相關法律法規，對不合法的轉載和下載等行為，一定要給予嚴厲的打擊。其次，要加強檔案管理人員的管理，避免檔案管理人員對網絡檔案信息的侵害，保護檔案信息的真實性和可追溯性。再次，強化對網絡檔案信息的保護，尤其是涉及隱私或機密的檔案，必須加強保護，避免將此類信息發布到網站上，更不可以進行網絡傳遞。最后，要求強化檔案用戶和使用者的管理，檔案信息不同于其他網絡信息，其自身具有的社會價值是不可估量的，在人們利用檔案信息時一定要做好自我約束，并要求使用者和管理者互相約束和監督，使雙方行為合理合法。

2.提高網絡檔案信息的開發能力

網絡檔案信息的開發應包含以下幾個關鍵因素：調查研究，充分地了解檔案信息在社會中的需求，并從實際需求出發進行開發；了解專業性檔案收藏的社會價值，并能收藏的檔案進行編目、著錄、索引、提高網絡檔案信息的使用價值；研究編制檔案的史料，編寫網絡檔案參考資料、撰寫有關網絡檔案信息管理的文章，強化檔案信息加工能力的提升；對檔案信息進行宣傳介紹、推廣應用的能力。

3.加強網絡檔案管理人員的培養

網絡環境的檔案信息開發工作應涉及網絡技術、計算機技術、網站建設等多元的知識結構，這就要求檔案信息開發人員和網絡技術人員進行交互式的學習，拓寬彼此的知識面，調整檔案管理人員和網絡技術人員的知識結構，切實的把檔案信息和網絡技術相結合。如果檔案管理人員沒有掌握網絡技術，僅靠服務外包來完成將很難完成理想的檔案信息網站，同時更不能有效地開展網絡檔案信息的建設與服務。因此需要對現有的檔案管理人員進行全方位的網絡技術培訓，對知識層次不同的人員要進行分類，層次較低的人員要負責簡單的檔案信息管理和系統操作，而專業性較強的工作人員，需要進行信息的分類與開發，如：檔案信息網絡數據的開發、數據庫的建設、索引分類的建設等。只有強化網絡信息檔案工作人才的培養，才能更好地促進網絡檔案信息化的建設，另外，要強調實踐能力的提升，創造實踐環境，使在管理人才能夠熟悉業務知識，操作流程和規范，培養出更多知識扎實，實踐能力強的檔案人才。

4.完善網絡檔案信息體系的建設

網絡檔案信息建設的基礎是檔案館（室）的館藏信息，豐富的館藏的信息是網絡檔案資源的源泉。因此網絡檔案信息體系的建設要以館藏信息的數字化為基礎。在館藏資源的建設上，我國的法律法規做出了明確的規定：“屬于中央級和省級、市級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔案單位應當自檔案形成之日起滿20年即向有關的國家檔案館移交；屬于縣級國家檔案館接收范圍的檔案，立檔單位應當自檔案形成之日起滿10年即向有關的縣級檔案館移交”。同時通過各種措施征集民間殘存的珍貴檔案，也是豐富館藏資源的重要工作之一。另外，為了防止館藏資源的丟失，應對資源進行整合，開展機構間的相互合作，實現大范圍的資源共享。

5.加強網絡環境下檔案信息資源的集約化

檔案信息資源的集約化不僅提高了資源的利用效率，也減少了管理和開發成本。要做到集約化管理，首先要在檔案機構之間加強聯系，使數據庫形成統一的對接端口，以方便各地區之間的信息對接工作，最終形成統一的信息網絡；另外要加強資源共享，減少重復開發信息資源造成的浪費，使現有資源在網絡上共享，并為不斷提供新信息節省了資源。

綜上所述，網絡環境下的檔案信息開發，即能提升網上檔案信息資源的價值，又可以更主動地為利用者提供優質的信息服務。同時它還是原始檔案信息的延伸，也是單位檔案部門檔案信息資源建設的新內容。

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