工程項(xiàng)目信息管理淺述

孫 莉

（中國(guó)建材國(guó)際工程集團(tuán)有限公司，上海200063）

近些年，在工程建設(shè)領(lǐng)域，我國(guó)不斷從工業(yè)發(fā)達(dá)國(guó)家引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，在工程實(shí)踐中也取得了不少成績(jī)，但工程信息管理仍然是較薄弱的領(lǐng)域，信息管理的方法和手段大多停留在傳統(tǒng)的管理方式和模式上，項(xiàng)目參與各方的信息管理水平有待提高。隨著我國(guó)在工程建設(shè)領(lǐng)域的一系列法律法規(guī)及管理規(guī)范逐步完善，對(duì)工程項(xiàng)目管理要求越來(lái)越嚴(yán)格，對(duì)項(xiàng)目的信息管理要求也越來(lái)越高。

1 信息管理定義

傳統(tǒng)項(xiàng)目管理對(duì)信息管理稱作資料管理或者內(nèi)業(yè)管理，主要是指工程資料的收集、整理和存檔，定義范圍比較狹隘，而工程信息遠(yuǎn)比工程資料范圍廣。所謂信息管理是指信息有效獲取、存儲(chǔ)、存檔、處理和交流等，目的是通過(guò)有效地信息管理輔助項(xiàng)目做出決策，并為項(xiàng)目建設(shè)的增值服務(wù)。

信息管理是涉及工程項(xiàng)目全過(guò)程的管理，同時(shí)也是涉及到工程項(xiàng)目各參與方對(duì)工程的管理，而不僅僅是傳統(tǒng)意義上從合同簽訂后才開(kāi)始的資料管理。就一個(gè)完整的工程項(xiàng)目而言，全過(guò)程包括決策階段、實(shí)施階段（設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工和物資采購(gòu)過(guò)程等）和使用階段，參與方包括投資方、建設(shè)方、總承包方、設(shè)計(jì)方、施工方、供貨方和項(xiàng)目使用期的管理方等。

2 信息管理在工程項(xiàng)目不同階段的側(cè)重點(diǎn)

大型工程項(xiàng)目的全壽命周期長(zhǎng)，變化因素多，合同關(guān)系復(fù)雜，涉及信息種類繁多、數(shù)量巨大，因此做好工程信息的管理工作是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，不僅需要專職信息管理人員具備專業(yè)素質(zhì)，更重要的是要有負(fù)責(zé)任的態(tài)度及足夠的耐心。項(xiàng)目各個(gè)階段側(cè)重的內(nèi)容不同，項(xiàng)目信息管理也有著不同的著重點(diǎn)。

2.1 項(xiàng)目決策階段信息管理

從項(xiàng)目建設(shè)意圖的醞釀開(kāi)始，直到項(xiàng)目立項(xiàng)都屬于項(xiàng)目決策階段，其信息主要有項(xiàng)目前期調(diào)查研究的原始資料、項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告等。決策階段的信息主要用來(lái)確定項(xiàng)目的定義，信息收集得越全面詳細(xì)，項(xiàng)目定義越準(zhǔn)確。決策階段的信息管理工作主要是來(lái)自投資方，雖然這個(gè)階段的信息管理工作只涉及投資方，若一旦項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段，決策階段的信息對(duì)項(xiàng)目的實(shí)施起著非常重要的指導(dǎo)作用。例如投資方和建設(shè)方可以據(jù)此有效控制投資和掌握項(xiàng)目使用的時(shí)間目標(biāo)，工程總承包方、設(shè)計(jì)方、施工方可以了解項(xiàng)目實(shí)施的組織、建設(shè)原則、成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)等重要信息，為項(xiàng)目實(shí)施打好基礎(chǔ)。因此，投資方從一開(kāi)始就要建立起信息體系，為項(xiàng)目的順利開(kāi)展提供有利保障。

2.2 項(xiàng)目實(shí)施階段信息管理

項(xiàng)目立項(xiàng)后進(jìn)入項(xiàng)目實(shí)施階段。實(shí)施階段的內(nèi)容范圍廣、時(shí)間跨度大，主要包括設(shè)計(jì)準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工、物資采購(gòu)、動(dòng)工前準(zhǔn)備等階段。實(shí)施階段是參與方最多的階段，其中工程項(xiàng)目總承包模式下的總承包方從項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段開(kāi)始參與，要負(fù)責(zé)所有的設(shè)計(jì)、采購(gòu)和建造工作，最終向業(yè)主交付一個(gè)設(shè)施配備完整、可直接投產(chǎn)運(yùn)行的項(xiàng)目，因此信息管理工作對(duì)于總承包方尤其重要。從工程項(xiàng)目管理角度出發(fā)，總承包方管理任務(wù)主要有安全管理、合同管理、信息管理、進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、項(xiàng)目總投資和項(xiàng)目承包的成本控制等，項(xiàng)目信息就是從項(xiàng)目管理過(guò)程中產(chǎn)生的。

從眾多的工程實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，合同是各方參與工程最重要的依據(jù)，合同在簽訂后生效，項(xiàng)目執(zhí)行要依據(jù)合同，合同信息是工程實(shí)施階段信息管理工作的重中之重。首先在合同簽訂之前，對(duì)合同進(jìn)行格式審查，如合同的合法性、完整性等外在形式，格式審查通過(guò)后進(jìn)行內(nèi)容審核，重點(diǎn)是工程范圍、合同價(jià)格及付款、合同工期、雙方的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)、風(fēng)險(xiǎn)承擔(dān)劃分、爭(zhēng)議解決方式等。我國(guó)大多數(shù)企業(yè)普遍忽視了對(duì)合同簽訂前的審查工作，為急于拿到項(xiàng)目草草簽訂合同，這樣反而為以后合同的執(zhí)行埋下了很多隱患。合同簽訂后，應(yīng)設(shè)專人進(jìn)行合同信息管理，分析合同內(nèi)容，主要是分析合同中可能存在的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)，解釋有爭(zhēng)議的內(nèi)容從而制定風(fēng)險(xiǎn)對(duì)策。合同和合同分析出的信息是工程管理實(shí)施的重要依據(jù)。因此合同分析后，應(yīng)向項(xiàng)目各級(jí)管理人員進(jìn)行合同信息交底，使全體項(xiàng)目管理人員對(duì)合同主要內(nèi)容的理解達(dá)成一致，明確項(xiàng)目的各項(xiàng)目標(biāo)和任務(wù)分工等，避免信息溝通不暢或傳遞不及時(shí)，這樣大家在項(xiàng)目實(shí)施初期就能樹(shù)立全局觀念的統(tǒng)一思想，使各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)一致。

竣工驗(yàn)收是實(shí)施階段最后一項(xiàng)工作，是對(duì)工程建設(shè)工作的全面考核，面臨向項(xiàng)目使用階段過(guò)渡，因此其承上啟下的作用不能忽視。傳統(tǒng)項(xiàng)目管理中往往忽視了信息管理的重要性，甚至沒(méi)有專職人員負(fù)責(zé)，很多項(xiàng)目是在竣工驗(yàn)收階段才集中補(bǔ)充資料，這樣做一方面不能真實(shí)反映工程建設(shè)過(guò)程，另一方面也失去了項(xiàng)目信息管理存在的意義，因此從事項(xiàng)目管理必須從思想上重視信息管理的重要性。竣工驗(yàn)收階段的工程已經(jīng)是建設(shè)完成的工程，因此參加驗(yàn)收的專家只能通過(guò)檢查工程資料來(lái)了解工程建設(shè)過(guò)程，若項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中信息管理到位，工程驗(yàn)收時(shí)就能夠及時(shí)并有條不紊地提供驗(yàn)收所需資料，不需耗費(fèi)很多精力，且由于所有信息都是在項(xiàng)目過(guò)程中據(jù)實(shí)收集整理的，因此所提供的資料能夠真實(shí)、詳細(xì)地反映出工程建設(shè)的全過(guò)程。只有這樣竣工驗(yàn)收工作才容易進(jìn)行下去，避免了因資料造假、修改資料等狀況造成竣工驗(yàn)收反復(fù)拖沓。

2.3 項(xiàng)目使用階段

工程項(xiàng)目交付給投資方或建設(shè)方，項(xiàng)目才進(jìn)入到使用階段。在使用階段會(huì)利用到大量項(xiàng)目實(shí)施階段形成和積累的工程信息，也會(huì)形成大量新的信息，信息管理工作此時(shí)仍未結(jié)束，信息管理是涉及整個(gè)項(xiàng)目全壽命周期的。

3 信息管理的重要性

信息管理關(guān)系到項(xiàng)目全壽命過(guò)程的方方面面，從信息角度看，任何管理活動(dòng)都是信息的來(lái)源，同時(shí)信息也是各項(xiàng)管理工作的基礎(chǔ)。因此，做好項(xiàng)目的信息管理工作，對(duì)工程項(xiàng)目起著非常重要的作用：1）能夠顯著提高工作效率，提高企業(yè)管理水平，增強(qiáng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力；2）為項(xiàng)目提供大量信息，為項(xiàng)目決策提供有力支持。

4 結(jié) 語(yǔ)

盡管信息管理只是工程項(xiàng)目管理的一個(gè)方面，但信息管理與項(xiàng)目進(jìn)度控制、質(zhì)量控制、成本控制、安全控制等各項(xiàng)管理工作息息相關(guān)。為了提高我國(guó)工程項(xiàng)目信息管理水平，需要從觀念上改變對(duì)信息管理的看法，只有這樣才能在工程管理信息化的道路上見(jiàn)到曙光。

［1］ 趙雪峰.建設(shè)工程全面信息管理理論和方法研究［M］.北京：中國(guó)建筑工業(yè)出版社，2001.

［2］ 潘炳玉.建設(shè)工程項(xiàng)目管理［M］.北京：化學(xué)工業(yè)出版社，2009.