基于COM組件的合同文本自動生成系統

摘 要： 對合同文本手工錄入方式存在的問題進行了分析，提出在C#環境下利用COM組件讀/寫MS Office Word和Excel文件的技術，自動地生成Word格式合同文件的方法，并且根據該方法實現了自動生成合同文件的軟件系統。通過在陜西省電力物資公司的實際應用，驗證了該方法的可行性和高效性。

關鍵詞： Com組件； C#； MS Office； 文檔自動生成系統

中圖分類號： TN911?34 文獻標識碼： A 文章編號： 1004?373X（2013）12?0061?04

伴隨計算機和網絡技術的飛速發展，電力企業大規模開展了信息網絡的建設和信息系統的開發，信息技術的應用領域已經深入到電網生產、經營和管理的各個環節。電力物資公司作為電力系統的物資專營企業，主要承擔著電力設備的招標、訂貨和采購工作，日常業務需要處理大量的合同數據。

目前物資合同數據來自于電系統的ERP數據庫，以Excel文件格式導出，采用人工方式把數據文件中的合同數據填入Word格式的標準合同文件。在該過程中，人工填寫數據的做法存在問題較多。通常一個Excel數據文件就會有幾十甚至數百份合同數據，如果采用人工錄入數據的方式不僅勞動量大、生成合同速度慢、而且還容易出錯；另外，如果Word合同模板發生變化，需要添加或刪除一些數據項，那么按照原合同模板制作的合同就需要逐份修改或重新錄入，因而維護合同文件十分困難、不靈活。

為了解決這些問題，本文討論了如何在C#環境下，利用COM組件讀/寫MS Office Excel和Word文件的技術[1?2]，研究自動地生成合同文件的方法[3?6]，實現了自動生成合同文件的軟件系統，該系統的應用將大幅削減人為操作、提高工作效率和質量、進而提升企業形象帶來良好的社會效益。

1 C#處理Excel和Word文檔的方式

用Excel作為數據源保存數據，用Word作為數據呈獻的載體顯示數據，是企業信息系統輸出數據時采取的典型的做法。本文的合同自動生成系統采用了這一方法。另外，在C#開發平臺下，微軟公司提供了專用于Office開發的程序集和相關的Office應用程序對象模型，即COM。利用COM和相關的程序集，可以在C#平臺上實現對MS Office文件的各種操作。

1.1 用C#讀取Excel文件

合同數據來自于ERP系統數據庫，并且已經導出到Excel數據文件中，Word格式的合同將使用該數據文件來生成。因此首先讀取Excel數據文件的內容，這里有2種方法。

1.1.1 第一種方法

1.1.2 第二種方法

2 系統模塊結構

設計合同自動生成系統的目標是讓合同編制人員能夠靈活、快捷、準確地生成合同文檔。該系統的整體架構如圖1所示。首先從ERP中導出要生成的合同數據，將其存放在一份Excel文件中。然后根據需要準備Word標準模板（注：此處的“模板”仍是一個以doc為后綴的文檔，不是指后綴名為dot的Word模板文件，文中出現的模板二字均照此意理解）。最后，系統的核心部分是合同自動生成程序，它的主要功能是按照輸入的Word標準合同模板，從Excel文件中提取所需的數據并寫入Word合同文件，從而形成符合要求的合同文本。

3 標準合同生成過程

3.1 Word標準合同模板制定

使用合同生成系統之前，需要準備Excel數據文件和Word標準合同模板文件。

Excel數據文件直接從ERP數據庫中導出。

Word標準合同模板中包含2種性質的文字：固定不變的內容，即每份合同都相同的部分，例如合同中的法律聲明、甲方聯系人、甲方單位地址等文字信息；以及發生變化的內容，例如合同中的產品名稱、產品價格等信息，這些變化內容來自于Excel數據文件，每份合同都不相同。對于可變的內容用統一格式的字符串填寫，該字符串本質上起到占位符的作用，在自動填入信息時有助于查找和替換操作。它由2部分組成，第一是不會引起歧義的前后綴；第二是被前后綴圍堵的部分，用來說明被替換的內容在Excel數據文檔中的列名稱。例如“autogen工程項目autogen”字符串表示應該用Excel數據文檔中名稱為“工程項目”的列所對應的內容來替換此處的字符串，添加前后綴“autogen”可以避免與合同的其他固定內容沖突，不會導致錯誤替換。當然，對Word文檔進行定位可采用的技術還包括書簽定位、域定位等[3?10]，但不如直接填寫查找字符串方便，比較適合標準模板的編寫人員所采用。

另外，對于合同模板中的“明細表”，其中要填寫的記錄數量不固定，不能用查找和替換方式寫入合同，對此采用了動態處理的辦法，在程序中根據具體的明細數據行數向明細表填寫數據。

Word標準合同模板的準備工作比較復雜，但是該模板一般不會發生變化。如果必須修改標準合同模板，模板修改只需修改固定內容或添加/刪除可變內容的替換字符串即可。

3.2 自動生成Word標準合同

自動生成Word標準合同的算法如圖2所示。大致可以分為4個步驟：

（1）把Excel數據文件中的信息讀取到DataSet數據集合內；

（2）檢查DataSet中的當前行數據是否為新合同數據的開始，即合同首行數據，如果存在該行數據則打開Word合同模板，采用逐項查找?替換或查找?修改?替換的方法填充合同模板中的可變數據；如果該行數據不存在，則說明已經處理至數據文件末尾，退出程序；

（3）檢查該份合同是否有明細項（行），如果有則采用循環的方式逐行把明細項填入Word模板中的“明細表”，如果沒有則直接把合同數據首行寫入該表。

（4）保存按模板生成的合同，然后返回到步驟（2）。

4 標準合同生成技術的實際應用

5 結 語

本文在基于COM組件技術對Excel和Word操作支持的基礎上，提出了自動生成Word格式合同文檔的方法，并根據該方法實現了合同文檔自動生成系統。在陜西省電力物資公司的實際應用中，驗證了這種技術的可行性和高效性。

但是，系統仍有一些不足之處，還存在以下幾方面的后續研發工作：Word合同模板中動態內容的增減仍要靠人工打開Word文檔增刪占位字符串，應能提供更好的人機界面，通過鼠標拖拽的方式從Excel數據文件中選擇出Word合同模板所需的占位字符串。從而提高模板制作的自動化程度，減少人為操作失誤；標準化合同模板的規范化問題，合同模板的規格和標準越規范，利用計算機技術進行自動化處理的程度就越高；該軟件系統能否自動生成其他類型的文件，即能否提高它的抽象性和通用性問題。

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