淺論企業電子檔案的安全管理問題

張寧寧

(長春公交集團，長春130022)

互聯網是計算機交互網絡的簡稱，是利用通信設備和線路將地球上不同地理位置的計算機系統互聯起來，以功能完善的網絡通信協議、網絡操作系統來實現網絡資源共享和信息交換的數據通信網。互聯網于上個世紀60年代末投入使用，至今僅僅走過40多年歷史，但已經成為21世紀的時代標志。隨著互聯網的普及和發展，企業利用電子計算機和互聯網技術進行檔案數字化管理，已經蔚然成風，逐漸成熟。但隨之而來的如何在互聯網和電子技術的平臺上對企業電子檔案進行有效保護和安全利用，是所有企業迫切需要解決的問題，特別是美國發生的“司諾登”事件，更提醒企業必須重視自己的信息安全，防患于未然。

1 企業電子檔案的特點

電子檔案是指利用計算機技術形成的、以代碼形式存儲于特定介質上的檔案。電子檔案是由電子文件轉換來的，在電子檔案中全部信息是以數字式代碼加以存儲，信息的編碼和解碼過程都需要計算機來完成，因此，人們也將電子檔案稱為機讀檔案或數字式檔案。

電子檔案與其他傳統檔案相比，有著鮮明的特征:

A.儲存密度較高。電子檔案大多存儲在硬盤、磁盤、光盤等介質中，儲存密度比較高。一張DVD光盤，可以儲存幾千萬甚至上億個文字或大量圖像，可以用“海量”來形容，有人戲言，一張光盤可以裝下一個小型圖書館。

B.傳輸速度快。電子檔案可以不受時間、空間和載體傳遞限制，用戶可以利用網絡終端設備瞬間讀取儲存于某個設備中檔案信息資料。

C.檔案信息生動形像。計算機技術的應用，使電子檔案可以為人們呈現出聲、光、像等多色彩的活動影像，生動活潑，富于觀賞和理解。甚至可以穿越時空，展現歷史生動全貌。

D.方便檢索利用。在海量文字或者圖像信息中，利用計算機技術，只要輸入關鍵字，可以迅速查找并復制，并利用輸出和打印機打印出來。

E.依賴性。這是由于電子文件的產生依賴于電子環境，導致電子檔案也依賴于電子產品的軟硬件、數據庫和網絡環境。離開了計算機和網絡，電子檔案就無法生成、傳遞，甚至是被用戶利用。

F.脆弱性。電子檔案具有可以被修改、易損和被刪除等特點，這使得電子檔案原始性和真實性變得難以確認，從而某種程度上影響了其作為法律文件的權威性。

2 對電子檔案進行安全管理

電子檔案的這些特殊性，決定了對其使用和管理，也必須采取一些具有鮮明特色的方法。概括起來就是“四防”，興利除弊。

2.1 防止輕視和無所作為的思想

電子檔案是檔案管理中的新生事物，一些同志可能在思想上一時難以接受，總是輕視電子檔案，認為電子檔案無影無蹤不易掌握，還是傳統的紙質檔案資料更為安全和牢靠一些;也有一些同志特別是老同志雖然接受了，但是由于自身文化基礎和電子知識的缺乏，感到比較茫然無處下手，不知如何對電子檔案進行管理，從而缺乏積極適應和學習的勁頭，干到哪算到哪。為此，要大力提高檔案人員對電子檔案重要性的認識，使其擺脫以紙質檔案管理為基礎的傳統思維模式，建立以電子檔案為基礎的新型思維模式，實現由過去以紙質檔案管理為主向電子檔案的轉變。

2.2 防止黑客和病毒侵害

網絡世界和電子技術領域與現實社會有極高相似度，一些丑惡的、有害的，甚至為了一定目的而隨意竊取、惡意攻擊和篡改電子文件的現象比比皆是，這就要求電子檔案管理人員，一定要保持高度警惕性，高度重視安全防范工作。一方面要在計算機操作系統中，妥善安裝正版的防火墻和殺毒軟件，并及時進行更新和換代。另一方面存儲電子檔案的計算機不得安裝、使用來歷不明的電子程序和應用軟件，堅決把住各種電子文件來源進口。

2.3 防止隨意篡改和介質損害

電子檔案一旦被正式歸案以后，它就成為集歷史性、權威性、客觀性于一身的檔案文件。為了保證它的原始性，必須及時將電子檔案設為只讀性，不經批準和一定的申報程序，任何人不得隨意刪除、改動，以確保電子檔案的權威性。同時，對電子檔案的儲存介質，如電腦硬盤、磁盤、U盤等，要加強保護，做好防磁、控制環境的溫濕度、防機械損傷、與有害氣體隔離等方面的工作，避免電子檔案介質受到物理損害。

2.4 防止數據失效

對所有電子檔案，都應建立完整備份。對同一內容的檔案，要保證紙質文件與電子文件同時歸檔備份一份。備份的電子檔案，要存放于不同地點，不同服務器，以防止因火災、水災、高壓電等災難造成同一房間內的電子計算機同時損壞，帶來無法彌補的損失。

2.5防電子檔案管理人員失泄密

與紙質文件不同，電子文件便于攜帶，一張光盤就可以存儲巨量的技術資料，一旦失密，風險極大，損害極大，為了防止電子文件的竊取和遺失，要切實提高企業電子檔案人員的保密意識和風險意識。除了在技術支持方面加強保護以外，檔案人員要強化保密意識，嚴格執行檔案保密制度，對電子檔案的復制拷貝、外出攜帶、介質更新換代，都必須經過嚴格的審查，以確保企業電子檔案信息的安全。

[1]劉燕.試論建立高校電子檔案門類[J］.長春大學學報，2006，(11).

[2]馮華.信息化時代電子檔案和紙質檔案長期并存的思考[J］.科技創新導報，2011，(09).