談如何做好檔案開放利用中的檔案保密工作

孫寶輝

(吉林大學農學部，長春130062)

檔案保密工作是檔案管理工作中的一項重要內容，尤其是對于一些特殊的企業或單位來講，檔案都是要進行密級分類的。例如，有些密級等級較低的檔案可以被廣泛借閱參考，而有些檔案則需要經過一定的授權才能被利用，對于一些高等級的檔案，更是要經過多層驗證才能被利用。若檔案在管理中沒有按照密級規定進行管理和開放利用，使檔案信息被泄露，就有可能給企業或單位帶來嚴重損失，甚至會對社會造成很大影響。為此，在檔案的開放利用過程中，必須做好檔案的保密工作。

1 加強開放檔案的審查鑒定力度

根據我國相關法律的規定和要求可以得知，檔案是具有一定的保密期限的。一般是在檔案正式形成之后的30年內，都屬于保密期限范圍內，當超過30年，這些檔案就可以向社會公眾開放，以供大家利用參考。對于普通的經濟、科學、技術、文化等方面的檔案普遍適用這一規定。但是對于其中某些特殊的檔案，例如涉及國家利益的相關檔案，則即使已經形成30年，也不能對外完全開放，可以根據實際情況延期一段時間，直到這些檔案不再對國家利益造成影響后再對外開放。除了這些規定以外，檔案法還規定了需要保密的檔案是有密級之分的，一般是分為絕密、機密和秘密三個密級[1］。不同密級的檔案在管理中需要根據不同的要求進行管理，以最大程度地利用檔案資源又不會影響其保密價值。但是需要注意的是，檔案的密級并非是終身性的，有些檔案在某段時期內為絕密文件，但過了這段時期可能就成為機密文件、秘密文件，甚至不再具備保密價值。因此，檔案管理人員不可一味地按照檔案原本的密級進行管理，以免降低檔案的利用價值。也不能忽視檔案的保密性，無限制地增大檔案的利用范圍，以免造成信息泄露。這就要求在開放利用檔案時，必須要對檔案的密級進行重新審查和鑒定，并重新正確劃分其密級，從而合理控制檔案的開放程度和利用范圍。

2 加強檔案開放利用的監督管理

對檔案的開放利用進行有效監督，也是做好檔案保密工作的重要舉措。通過監督我們可以及時發現檔案開放利用過程中存在的問題與不足，并及時予以制止和管控，使一些不利于檔案保密管理的行為得到限制和約束[2］。我們需要建立一定的檔案管理制度，對檔案的借閱、外借、復制等行為都進行明確的規定，使檔案管理人員在日常工作管理中能夠有據可依、有規可守。要做好監督管理，結合不同的檔案利用人員的身份與其利用檔案的目的來辨別其心理動機，并對于一些可疑人員進行重點監督，仔細檢查其翻閱過的檔案，一旦發現有破損或其他問題時，必須及時做出正確處理，并做好記錄。對于一些破壞性較大的行為，要及時報告上級，通過法律途徑來挽回損失。

3 做好檔案的密級調整工作

由于檔案的密級并非是終身性質的，具有一定的保密期限。因此在對檔案進行管理時，要在不同的時期對其做出不同的管理。隨時做好檔案的密級調整工作，以增大檔案的利用率。為此我們可以根據法律規定設立一定的檔案密集管理新秩序，使檔案管理工作者能夠結合實際，放眼未來，合理地制定檔案的密級期限，并做好密級的升降管理，加強檔案的規范管理。另外，在對涉密檔案進行管理和密級調整時，要分類分段的進行，以免密級不同的檔案混在一起，或涉密檔案與非秘密檔案混在一起，造成檔案信息泄露。同時，要按立檔單位檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統計臺賬和存放地點索引，為科學的管理、準確的掌握、有效的保密、及時的提供創造條件，做好檔案利用過程中的保密工作[3］。

4 涉密檔案人員管理

檔案保密工作的好與壞，檔案管理人員的素質是關鍵。首先，領導要注重涉密檔案人員管理工作，加強制度管理，建立人員的約束機制，使其在日常工作中，對絕密檔案的調閱、移出、銷毀等嚴格按規定手續辦理，必須經指定領導人審批，認真履行登記、簽字手續，任何人無權擅自調閱。絕密檔案使用完畢后應及時清對、檢查，發現失密、泄密問題，應及時查明原因進行補救，確保絕密檔案安全。其次，檔案管理人員必須具有較強的責任心、事業心和高度的保密意識，不僅要有嚴謹的工作作風，還要防止秘密的泄露。另外，檔案工作人員要從搞好檔案保密工作、提高檔案利用質量的角度來加強自身的業務學習，使自身能更好地適應新時期檔案工作的要求。

[1]徐慧春.檔案管理中應注意做好保密工作[J］.黑龍江檔案，2011，(04):13—14.

[2]趙愛民.試論如何做好檔案的保密與開放[J］.經濟師，2012，(02):32—35.

[3]劉姍姍.正確處理檔案保密與利用的關系[J］.蘭臺世界，2011，(S1):9—10.