淺談“908專項”檔案整理工作＊

崔愛菊，曲媛媛，韓京云

(國家海洋局第一海洋研究所 青島 266061)

我們國家對海洋的開發利用有著悠久的歷史，從早期的舟楫之便、漁鹽之利，到現在的海洋產業規模化發展，特別是“九五”和“十五”期間，國家對海洋調查的投入力度呈現出更大、更廣的趨勢。2003年9月，國務院批準了我國近海海洋綜合調查與評價專項 (以下簡稱“908專項”)，并成立了由國家發展和改革委員會、財政部和國家海洋局組成的專項領導小組，由國家海洋局負責具體組織規劃和部署協調。2004—2009年，歷時6年完成的“908專項”海洋調查任務體現了我國對海洋的開發利用在廣度、深度和強度上都有了巨大的變化。

1 “908專項”概況

“908專項”是我國目前為止啟動的規模最大的海洋綜合調查，也是我國海洋發展史上投入最大、調查要素最多、任務涉及部門最廣的一項海洋環境基礎調查和評價工作，其內容覆蓋之廣前所未有，堪比一本海洋百科全書。為盡快摸清我國近海海洋資源的家底，全面推進實施海洋開發戰略，促進我國海洋經濟的持續快速發展，國家投入了20多億資金用于“908專項”調查，上百家科研單位的上萬名科技工作者投入到了該項調查研究工作中。“908專項”調查采用了同類型中最先進的設備作為技術手段，不僅組織實施了各項綜合性調查，還開展了包括海島海岸帶調查與評價、海水資源、潛在的增養殖區和濱海旅游區等在內的專項調查，這在中國海洋事業發展史上是前所未有的。

“908專項”自組織實施以來，始終堅持“邊調查、邊評價、邊應用”的方式，在逐步開展調查的同時積極推動各類專項調查評價成果的轉化和應用。在專項實施過程中，通過利用調查成果和整編海洋科學資料，開通了“iOcean中國數字海洋公眾版”，還發行了大型志書《中國海洋本草》《中國區域海洋學》《中國海洋物種和圖集》和《中國海島志》等典籍。這些成果不僅在海洋、醫學、教育、科技等領域具有重要的科學應用價值，也對普通百姓生活起到了服務功能。如，海洋藥物領域的成果不僅能夠指導人們的日常飲食及防病保健、藥物治療等，其成果轉化還可對現代海洋藥物的研發起到啟迪作用，從而進一步推動各類科研成果直接轉化為服務于社會的產品。

2 “908專項”調查及其成果的利用

目前，“908專項”成果已廣泛應用于海洋科學研究、海洋經濟、海洋綜合權益維護、國防建設、海洋綜合管理及海洋文化建設等方面，但總體來說，“908專項”調查及成果的利用主要體現在以下3個方面。

2.1 海洋權益維護方面

“908專項”調查通過高精度遙感數據、地面驗證和GUS技術對包括南沙、釣魚島及其附近島嶼在內的全國海島及領海基點都進行了遙感調查，獲得了我國全部海島 (礁)的數量、類型、地理位置、岸線長度和面積等重要基礎資料，并編制了《全國海域勘界圖集》等。除我國領海基點的遙感影像和實地勘察資料外，“908專項”也獲得了海量的網格化環境數據，為維護我國的海洋權益發揮作用。

2.2 海洋環境保護方面

“908專項”針對我國近海環境質量和海洋生態系統及服務價值等開展了評價研究，得出了關于我國近海海洋環境質量的評價報告，并發布實施了《海洋生態資本評估技術導則》國家標準。“908專項”根據水體環境調查，尤其是海洋污染和海洋化學的調查以及大氣化學的調查結果，提出了關于加強我國海洋環境保護的建議，為制定全國海洋環境保護規劃提供了寶貴的數據。

2.3 海洋經濟建設方面

“908專項”根據在調查和評價中取得的大量關于海洋環境基礎數據、海岸帶與海島資料及海洋開發利用現狀等方面的豐富成果，為沿海地區制定發展規劃提供了數據資料支持，有力推動了沿海各地區的社會和經濟發展，根據“908專項”成果提出的發展海洋經濟的有關建議也已被有效納入國家的相關規劃中。調查中掌握的我國海域使用現狀及各類用海的基線數據、大陸海岸線和灘涂利用狀況等資料成果，為分析和預測海域使用的圍填海規模及發展趨勢、今后科學合理地開發保護我國近海空間資源、實現海洋經濟健康持續發展指明了方向。

3 “908專項”檔案整理簡介

“908專項”產生了大量的調查數據及研究成果，這些在調查過程中產生的數據和資料不僅是對專項工作的真實記錄，更是極具參考和利用價值的重要信息資源。因此，做好“908專項”任務的檔案收集及整理工作尤為重要。為了更好地指導和開展“908專項”任務文件材料的積累、立卷和整理工作，國家海洋局辦公室成立了“908專項”監督和檔案管理小組，并制定了《我國近海海洋綜合調查與評價專項歸檔文件材料整理規則》，對各項目承擔單位實現“908專項”檔案整理及立卷的規范化和標準化提出了統一要求。作為“908專項”任務承擔較多的單位，國家海洋局第一海洋研究所成立了檔案管理小組，負責對“908專項”文件材料的收集、整理、審核、保密等工作。

“908專項”檔案主要包括紙質檔案、照片檔案、大幅圖件和電子文件幾種類型。

3.1 紙質檔案

為保證原始記錄資料的完整、齊全和準確，檔案室首先要求各項目組確定好本項目的專門檔案整理人員，以方便聯系和溝通。為保證歸檔材料的準確無誤，除項目本身的自驗收以外，還在項目管理中設立了專項的質量審核，保證項目歸檔資料的自驗收和驗收的質量。檔案部門專門設立了檔案整理的場所，以便于對項目組檔案整理人員進行指導和溝通，并實行了“預歸檔”制度，做到邊開展項目、邊驗收，邊收集、邊歸檔。在“908專項”檔案的整理中，按照要素對原始材料進行分類，打破了以往的航次排序。在“908專項”紙質檔案的整理中，檔案人員特別重視原始資料、原始數據的齊全完整性，在根據合同任務書及執行情況報告而進行資料收集的同時，還注意把原始記錄、初步加工處理資料、原始數據及調查專項成果都列為永久保存。此外，根據檔案整理中的實際情況，檔案人員還細化了《“908專項”歸檔文件材料整理規則》中有關學科要素類目表，并分別制定了《照片檔案的收集和整理》《大幅圖件的收集和整理》及《電子文件的收集和整理》等細則。

3.2 照片檔案

照片檔案一般由一些野外調查、室內分析測試以及工作會議等形成的照片構成，在整理時要將紙質版和電子版照片分別進行保存，并且紙質照片要進行統一規格的專業沖洗。照片組件以反映單一事件或事物產生的一組為一件，件內照片按拍攝時間排序，并在照片背面右下角編號。編號格式是“件號+件內順序號”，例如，將第一件照片檔案的第1張照片編號為1－1，第一件第2張照片為1－2，以此類推。

3.3 大幅圖件整理

在進行大幅圖件的整理時，將海上剖面垂直分布圖按照剖面由北至南、由東至西的次序排列，平面分布圖則按照由表層至底層的次序排列。確定次序后，依據圖件的多少決定將其建為一卷或多卷，并建立互見卷。一個互見卷可對應多個圖筒，且這個互見卷與這些圖筒具有相同的檔號——根據相關圖件在案卷中的位置確定該檔號，如908項目號為90801CJ07，某一大幅圖件在案卷中排在第8卷，則互見檔號為90801CJ07－08。除檔號外，每個圖筒都有一個按檔號機構編號制形成的編號，如908CJ07項目中的第一個圖筒編號為908CJ07－T01，第二個圖筒為908CJ07－T02，以此類推。圖筒內要附有筒內圖件清單表，該清單表采用卷內目錄的格式擬制，包括:序號、檔號、案卷題名、起止時間、數量、密級、保管期限、歸檔日期、備注。圖筒外還要粘貼能夠提供筒內圖紙的基本信息的標志，標志內容包括:任務名稱、圖筒題名、圖筒序號、互見卷號、筒內卷號范圍、歸檔時間、檢查人。在確定每個圖筒都有一份內部的圖件清單和外部的粘貼標志后，將其裝入以寬松為宜的袋具中。

3.4 電子文件整理

在電子文件的內容檢查無誤后，要對其進行保存。電子文件的保存載體要求為一次性可打印光盤 (VCD或DVD)、硬盤、磁帶，其中，要對光盤的封面進行噴墨打印，并保持載體標志和獨立外包裝的信息一致。光盤卷標采用“專項代碼 +載體順序號”的格式，如908CJ07—01、908CJ07—02。光盤內要建立根目錄、總文件夾和Readme文件，其中，總文件夾命名格式為“任務代碼 +類目名稱”，如“908CJ07管理類文件”;Readme.txt文件則主要是對載體上的各子目錄名、歸檔文件名、文件內容、文件記錄格式和文件運行環境、制作單位、責任人及聯系信息等進行說明。電子文件的載體存放可按照管理性文件、照片文件、視頻文件、數據文件的分類進行排序［1］。

4 小結

908海洋調查專項已于2012年10月27日在北京完成了總驗收，專項檔案從2012年開始試點移交進館，案卷質量之優良、內容之規范在我國海洋檔案史上是前所未有的，“908專項”檔案工作的成功實踐也必將對海洋檔案事業產生巨大的推動作用。“908專項”調查產出了大量內容翔實的成果資料，且各項成果的轉化應用潛力巨大，各成果的應用必將在海洋經濟發展、海洋環境保護、海洋權益維護以及海洋行政管理等方面產生重大而積極的影響［2］。

［1］孫曉燕.海洋專項電子文件歸檔整理的實踐與思考［J］.天津檔案，2012(4):30－31.

［2］金建霞，張靜，陳思媛.“908專項”檔案管理的思考［J］.中國檔案，2012(11):64－65.