高校學生檔案統計的現狀與對策

郭登權

（四川職業技術學院成教處，四川遂寧 629000）

高校學生檔案統計的現狀與對策

郭登權

（四川職業技術學院成教處，四川遂寧 629000）

本文分析了高校學生檔案統計工作的現狀，闡述了存在的主要問題，并提出加強高校學生檔案統計工作中的四點對策：1、高度重視高校學生檔案統計工作；2、著力提升檔案統計人員的職業素質；3、建立檔案統計工作的現代化信息平臺；4、充分發揮統計結果的價值，使高校學生檔案工作能夠更科學、合理.

高校；學生檔案；統計；利用

1 高校學生檔案統計工作的涵義和意義

檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用是檔案工作的六個環節.而統計應該是一個關鍵的環節，它既是檔案綜合管理的基礎，還起著承前啟后的橋梁作用.

檔案統計是以檔案的數據信息為元素、以數學統計為方法、以數學模型為基礎、以現代化信息平臺為載體來反映檔案工作的真實情況,揭示檔案管理活動的一般規律.是對檔案工作中的大量現象進行觀察、分析和抽象，以定量的角度來揭示檔案和檔案工作中眾多現象的現狀及其發展規律.

高校學生檔案是國家人事檔案的重要組成部分,對大學生在校期間的學習、生活及參加各種社會實踐過程,以及學生家庭社會關系、經濟狀況等重要信息做了全面客觀地記錄.它是大學生從學校走向社會的履歷,也是今后各級組織選拔、任用、考核的重要依據.重視學生檔案統計工作，不僅可使大學生檔案工作更加系統化、科學化、信息化，還能對學校人才培養工作提供必需的信息支持.

2 高校學生檔案統計工作的現狀

目前，大學生的檔案統計工作的現狀不容樂觀，還存在著一些普遍性的問題，具體表現在以下幾個方面:

（1）對檔案統計工作重視不夠.很多高校對學生檔案統計工作不夠重視，甚至認為這個工作可有可無.對學生檔案統計工作僅僅對檔案工作的一些現象作一點點膚淺的定性分析與定性結論，工作形式也僅限于填報數字，應對上報的經驗型階段，忽視數據的采集，更缺少運用數學統計思想方法進行合理分析；對檔案統計的意義作用不夠明確，缺少必要的制度、工作標準、工作要求，甚至缺少該項工作的工作人員，造成該項工作膚淺落后，嚴重影響高校檔案工作的良性發展，甚至影響到學校人才培養水平的提升.

（2）對統計方法的數學化方法不夠，缺乏科學合理性.很多高校的檔案管理中統計意識淡漠，工作人員、管理人員的統計方法機械原始，缺乏數學性例如無法做到統計對象的合理選取，無法對采集數據進行科學收集與整理，缺乏數據的處理方法，缺乏結論獲取的數學模型，不能將結論成果進行數學化呈現等，造成檔案統計工作的科學化水平偏低導致統計結論不夠精準，甚至誤導領導決策，給高校學生檔案工作造成不好影響.

（3）現代技術參與度不高，手工成分大.隨著我國高等教育事業的蓬勃發展，高校學生檔案增長很快，檔案管理信息量很大，因此檔案統計的工作必將繁重，如果僅憑手工或者簡單的表格處理很難做好該項工作.根據我們的調查，大多數高校無專門的統計數據上報網頁，無統計軟件，無操作人員或操作人員的計算機水平偏低，多數不能使用軟件進行數據信息處理，不能及時反映學院檔案的現狀和規律，造成學生檔案工作信息化程度差，系統化程度不夠.

（4）對統計結果的作用不夠重視.多數高校承擔有學生檔案管理任務的部門不重視統計結果價值的發揮，不重視招生信息檔案、學生學習過程檔案學生頂崗實習檔案、學生德育成長檔案、學生就業檔案等的統計結果的價值發揮，不能對學校的招生就業、人才培養方案制定、學生檔案管理的系統化科學化信息化管理提供依據.

3 對加強高校檔案統計工作的建議

3.1 高度重視檔案統計工作

加強檔案統計工作是提升學校檔案管理綜合水平的重要條件，學校決策層要充分認識到檔案統計工作的歷史作用、憑證作用以及參考價值，要認識到它對學校、地方與社會所起的服務作用，這是檔案管理工作的根本所在.檔案統計工作還能反映檔案管理工作的規模、水平、發展速度，為檔案工作加強和管理提供重要的依據.為了更好的發揮檔案統計工作的作用，提出以下建議：

（1）學校領導要認識到檔案統計的重要性，通過檔案統計全面掌握學校學生檔案管理的量與質，以及檔案管理的科學程度與現代化管理水平，了解檔案人員的素質能力水平，從檔案統計中收集學院發展信息，把該項工作有效納入學院發展規劃之中.

（2）為保證學生檔案統計工作的良性健康發展，務必要科學制定該項工作的管理制度規定與工作制度，例如檔案統計人員的職責、檔案信息報送制度、檔案統一編碼辦法規定、電子檔案統計辦法等等，使該項工作有章可循、有制可遵.

（3）積極開展各種檢查評比活動，有效提升學生檔案工作水平.對各部門的檔案統計人員進行統計知識競賽、計算機知識達標評比、定期評定其工作效果，促進該項工作水平的穩步提升.

3.2 提高人員的統計素質

（1）培養求真意識.采集真實的檔案數據是檔案統計工作的生命.為了確保統計數字準確性，在平時的工作中，就要以“真”為要求，完善規章制度，建立檔案統計臺賬，采取切實有效措施，從檔案基礎環節抓起，從工作人員的求真意識做起，真實做好該項工作，是檔案工作規范化、制度化的基礎.

（2）提高業務素質.提高學校學生檔案統計工作的水平關鍵是提高檔案統計人員的素質能力水平.要從政治素質、職業素質、業務素質與心理素質等幾個方面入手對檔案統計人員實施培養.重要的是讓檔案統計人員充分認識檔案工作的重要性，站在學校發展與對學生高度負責的角度培養政治素質與職業素質；提高檔案統計人員運用現代化技術與數學方法來做好檔案統計工作的業務素質；培養檔案人員高度的歷史責任感、淡泊名利的心態與寬容平和的心態等心理素質.積極開展定期檢查評比送培、自培等方式提升人員的素質能力水平.

（3）提高數學統計能力.由于檔案統計工作的重點是檔案統計數據的綜合分析研究，因此加強人員對檔案統計數據的收集、整理、分析水平，非常的重要.所以要對檔案統計人員進行數學統計方法的學習提高.例如對檔案進行合理的數學編碼、運用軟件進行檔案的動態統計，定期對檔案統計結果進行分析并寫出分析報告等.還要加強檔案統計人員的計算機水平的提升，如e x cel中的查找功能、統計功能運用，報表制作等.使學校學生檔案統計工作更上新的臺階.

3.3 建設檔案統計的現代化信息平臺

目前，我國高校學生人數增長較多，高校管理更加科學嚴謹，因此學生檔案的種類增多，數量也增多，再用手工操作很難收集并處理大量浩繁的數據.因此應該明確檔案統計的重要性，充分了解檔案的增速和發展趨勢，有目的、有計劃地安排經費采購用于檔案統計工作中數據采集、整理加工的必須的現代的軟硬件設備，并認真做好工作人員的培訓工作，開發檔案信息資源，服務學生，服務學校服務地方，服務社會.

要努力使學生檔案統計工作達到系統科學的現代化信息化水平.要建立網上檔案信息系統，突出時效性與價值最大化.同時，也要保證數據的安全，防病毒攻擊，防惡意非法篡改、增刪，定期做好備份.

要做好統計手段的數學化與現代化工作，建立便捷快速操作性強的檔案信息數據傳送系統，建立基礎數據庫，研發先進科學的軟件實現對檔案自動編碼、自動統計、自動預測、自動生成統計結論報表等功能，提高工作效率，提升學校學生檔案管理綜合水平.

3.4 發揮檔案統計結果的價值與效益

高校學生檔案統計工作的目標就是運用統計結果服務學生、服務學校發展、服務社會，充分體現檔案統計的價值發揮.要建立檔案增長的數學模型，檔案壽命的數學模型、檔案快速搜索的數學模型.要通過現代化信息平臺并運用模型進行預測給學校檔案工作的近期規劃提供依據，充分發揮檔案統計結果的價值.

要在做好檔案統計基礎工作上入手，使高校學生檔案更科學、更合理地被利用，使檔案管理更加科學有序高效，充分發揮其效益.還能確保檔案保持的完好，延長檔案的壽命，充分發揮檔案的作用.

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責任編輯：鄧榮華

G271

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1672-2094(2013)03-0164-0

2013-04-24

郭登權(1970-),男,四川遂寧人,四川職業技術學院檔案館員.主要從事高校學生檔案管理.