新時期現代企業中秘書隊伍現狀及對策

黃昌英

一、現代企業秘書隊伍現狀

第一，秘書素質良莠不齊。

當今，在市場經濟下，我國秘書行業已形成龐大的社會職業群體。隨著現代企業的不斷發展，秘書的需求量也在不斷增大。在人才招聘網上看到，有大量的現代企業需要招聘秘書，對秘書的職業要求也越來越高。秘書已不再是簡單的行政事務人員，而是現代企業人力資源團隊中十分重要的角色，其職能在發生著變化，從過去的打打字、發發文件，到現在的參與制訂工作計劃，在職權范圍內協助處理事務等。據不完全統計，我國企業秘書職業需求量達到1000萬人，而這些職位大部分都是由未接受到專業培訓的改行而來的人員擔當，其中包括大量的現代企業秘書，其職業化水平較低，素質良莠不齊。

第二，秘書能力難以滿足企業要求。

現代企業對秘書的要求越來越高，但還是有一部分人認為，秘書職業只是“青春飯”，認為秘書工作就是簡單機械的“收發存打”，從而一葉障目，以偏概全。我國自頒布《秘書職業技能標準》以來，經過多年發展，秘書的職業水平得到很大提升，但距離國際標準還有較大差距。據一些資料顯示，外國同行在中國發現，中國秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在1個“低級”的角色，只是等待老板命令，而不會主動提前解決問題。在現代企業，一些秘書在工作中，服從和服務意識淡薄，沒有敬業精神；工作態度不佳，保密意識差，導致泄密事件；專業技能水平差，各類知識較淺薄等等。這些現象反映出這些秘書個性還不夠成熟、水平不夠專業，其知識素養和能力還不能滿足當前現代企業秘書工作的需求。

第三，秘書角色定位不清晰。

當前，受到市場經濟的深刻影響，有些秘書人員不能清醒認識自己、正確把握自己，對秘書工作沒有一個準確的判斷，造成工作實施階段產生秘書角色錯位的情況。秘書角色錯位主要表現在以下幾個方面。一是領導的化身。目前很多現代企業的領導完全依賴秘書，把工作無選擇地交給秘書去處理，在這種情況下，很多現代企業的秘書，不能正確把握自己的身份，在處理問題時，自作主張，擅自行動，越俎代庖，在不了解領導的意圖、目的、思路的前提下，也不請示領導，擅自作決定，儼然以領導自居。二是領導的奴才。秘書與領導的基本關系從職權的角度上說，是領導與被領導、為主與從屬、主導與輔助、決策與參謀的關系。簡言之，秘書要為領導服務。但是服從不是不加分析地盲從，秘書為領導服務，既要服從領導的指示和安排，又要積極主動、創造性地完成任務。但在實際工作中，有些秘書人員卻視自己的領導為自己命運的主宰，在執行領導的任務中毫無主見，只知一味迎合領導，工作無任何主動性，停留在只聽命式的低層次服務水平上，導致工作無所作為，無所事事。三是領導的“自己人”。在很多現代企業，由于秘書代替領導處理很多日常事務，需要與領導一起去和相關部門和單位工作人員交涉、談判，需要與領導密切配合和合作，需要與領導一起研究工作思路、溝通思想和觀點，因此更容易建立起一種較之普通員工更為融洽、和諧親密關系。更容易建立深厚的感情和友誼。作為秘書，應該把握好這種關系。但很多人不能很好地把握這層關系，混淆了工作關系與私人關系，有的秘書自認為與領導關系好，以領導的兄弟自居，說話沒有分寸，辦事不講原則，過分維護領導的利益，甚至包庇領導的錯誤，即使領導犯錯誤也不去揭發，甚至和領導同流合污、沆瀣一氣，違法亂紀，損害其他員工的利益，甚至走上犯罪道路。

二、現代企業秘書隊伍問題原因分析

第一，秘書人員自身道德水平不高。

秘書自身的素質及工作效率直接影響到整個部門或機構的形象及競爭力，可見秘書崗位的重要性。良好的素質是做好服務工作的基礎，自身素質越高，提供的服務層次越高，秘書的作用也發揮得越充分。這就要求秘書自身必須具有良好思想品德素質，具有德、才兼備的條件。秘書人應該潔身自好，不謀私利。應該不斷加強自我修養，應該養成不貪婪，不自私，知足常樂、廉潔奉公的優良品質應該養成自覺與社會不良風氣作斗爭的習慣，杜絕和抵制社會腐敗現象。現實中很多現代企業秘書人員思想道德水平不高，缺乏必要的修養，爭名奪利，追逐虛榮，這是現代企業秘書素質良莠不齊的重要原因。

第二，對秘書工作和職能缺乏全面具體的了解。

秘書是一個從業人員數量龐大、種類繁多的職業。在不同的產業中，從工礦業企業到商業企業以及服務企業在不同所有制企業和部門中，從社會主義性質國有企業到私營企以及外資企業；從服務類型來看，從軍工企業到黨政機關、教育文化科技部門以及地方經濟部門，到處都需要秘書。秘書是個統稱，從不同的角度，可分為不同的類別。秘書的類別、層次不同，其工作職能也不盡相同，對其素質的要求也就差別很大，各有側重。公眾、領導，甚至秘書自身必須對秘書工作的種類、各秘書工作種類的區別、秘書工作不同種類的特點、秘書工作不同種類的相應職能、秘書工作不同種類的相應素質要求有一個準確的認識和全面的了解，如果對這方面的問題缺乏了解和認識，對現代企業秘書工作的認識就會產生偏差和錯誤。

第三，社會公眾對秘書角色的認知偏差。

社會公眾思想觀念影響著秘書角色正確定位。在社會主義市場經濟發展過程中，秘書隊伍迅速發展壯大，他們在現代企業中發揮著重要作用，而且一大批秘書通過在秘書崗位的出色工作，走上了現代企業的領導位置，許多人認為，秘書人員就是現代企業未來的經理（或總經理）和行政領導，包括不少從事秘書工作的人也認為，自己就是未來現代企業的領導者，進而把秘書工作視為通往仕途的一塊跳板受這種思想影響，很多人（包括從事秘書工作的人）無法給秘書工作一個正確的角色定位。

三、提升現代企業秘書素質的對策

要提升現代企業秘書的素質，關鍵還在于秘書自身要有良好的上進意識，具體而言，體現在以下幾個方面。

第一，現代企業秘書應具備良好的工作心態。

工作的動機是在需要的刺激下直接推動秘書進行活動的內部動力，是激勵秘書的心理因素，也是秘書心理活動中最重要的機能。一名優秀的現代企業秘書，應當具備正確而高尚的動機，在工作中勤奮努力、積極進取，履行職責。優秀的現代企業秘書應自覺培養對本職工作的興趣，以百倍的精力、滿腔的熱情投入其中。培養了良好的興趣，才能在工作中產生愉快、興奮的積極情緒體驗，自覺提高職業素質，高效完成工作任務。

第二，現代企業秘書要不斷適應專業化服務的需要。

一名優秀的現代企業秘書必須要時刻保持領先的職業技能，確立職業的專業知識技能和素質。要有很高的專業技能除了熟練使用計算機和擬寫各種文件外，還應具備良好的溝通能力、組織能力、協調能力、判斷能力、預見能力、一定的決策能力以及隨機應變的能力。除此之外，對于自己的知識也要孜孜不倦地進行積累現代企業秘書一定要拓寬知識領域。秘書作為企業領導人的助手，在輔助領導人經營管理企業過程中，除了必備的專業知識外，對于煤炭行業知識、企業管理知識、法律知識、時政常識、經濟學常識、風土民俗、餐飲常識和財務會計知識等應不斷補充和掌握。

第三，現代企業秘書應擺正位置，牢固樹立角色意識和服務意識。

一是充分地尊重領導。尊重是相互的，你尊重領導，領導必然會有所反應。尊重不是吹捧，對領導的尊重主要體現在是對領導工作、人格、情感的理解、支持和協助上。

二是用出色的工作業績征服領導。這是所有原則中最基礎、最核心的內容。沒有哪個領導，會讓1個和自己私人關系很好，但工作一塌糊涂的人擔任自己的秘書。所以，出色的工作能力和業績是獲得領導賞識的第1要義。

三是不打折扣地完成領導交辦的任務。秘書要有嚴格的執行力，對領導交代的工作不拖拉，按時、保質、保量地完成。

四是為領導的工作提供有建設性的意見。領導不僅僅需要言聽計從的下屬，他還需要聽到下屬有創造性的方案，秘書要充分發揮輔助決策的作用，做領導的得力助手。

五是要多多請示。聰明的下屬，總是善于在關鍵的時候恰到好處地向領導請示，征求他的意見和看法，把領導的意志融入正在專注的事情里。這是下屬主動爭取領導的好辦法，也是下屬做好工作的重要保證。這樣既體現了自己對領導的重視，也體現了自己工作的嚴謹、細心。

六是維護領導的尊嚴。領導的尊嚴不容侵犯。領導理虧時要給他留臺階下；當眾糾正領導是愚蠢的方式；領導的忌諱不要沖撞；領導處理問題出現疏漏，秘書要及時地圓場、補救，為領導爭取榮譽。

七是爭取成為領導的朋友。出色的工作能力再加上和領導較好的私人關系，那是再好不過的事情了。和領導成為朋友并不是要拼命地討好他，而是1種能夠彼此信任、真誠溝通，相互關心的關系。秘書要縮小和領導的認識差距，體會領導的責任和壓力，在工作上、思想上、情感上、行動上和領導保持共同的目標。

第四，現代企業秘書要加強禮儀修養，注重禮儀規范。

一是現代企業秘書要有得體的儀表風度。現代企業秘書經常代表或陪同領導出入各種公共場合，給人的第一印象往往就體現在其儀表風度上。秘書的服裝風格，應當與現代企業的整體著裝風格及秘書的崗位職業形象風格相吻合。總體上來說，以端莊保守為宜。不管上司自己穿什么樣的衣服，都希望秘書儀表端莊得體。進餐落座有講究，陪同領導進餐時要先打開座位，領導先落座，秘書要略先于領導吃完，不能讓領導先吃完等秘書。上下車要主動，上車前要為領導打開車門，領導上車后，自己才能上車。下車要為領導開車門，秘書坐車一般應坐專職司機右側的座位。行走時，秘書一般要在外側，領導在內側，行進中要略后于領導，進門時要走到領導前面去開門。

二是現代企業秘書在工作交往中注意的禮儀細節正確理解上司的指示，積極主動與上司溝通。現代企業秘書每天都要完成上司布置的很多工作，在上司指示工作時，應當對不清楚的細節加以確認核實，避免造成溝通上的誤解。

三是禮貌待人，做現代企業富有教養的人。受大家喜愛和歡迎的現代企業秘書，一定是在工作場合懂得尊敬他人的秘書。有的時候大家一起工作的時間長了，秘書與同事之間會變得很熟悉，這時候容易犯的錯誤就是言行上過于隨意。例如：有的秘書與上司熟了，對上司常常直呼其名，上司一般不會介意。但是遇到有上級領導或者客人來的時候，秘書仍然對上司直呼其名，這樣做就會讓上司非常尷尬，也會給上級領導或客人留下不好的印象。盡管關系好，也不能忘記禮貌。

總之，現代企業秘書存在的價值就是為了更好地為領導服務，領導的活動規定了秘書活動的基本范圍和利益指向。秘書應掌握與領導相處的基本原則和方法。現代企業秘書應甘當配角、甘當服務員，牢固樹立起角色意識和服務意識。

（作者單位：廣西電網公司百色供電局）