ERP在企業中的管理探討

胡家亞

進入21 世紀，從全球角度看，一個非常激烈的企業競爭環境正在形成。在未來以顧客為中心的時代，如何對企業外部環境的市場變化和顧客需求的個性化作出靈活快速響應，有效地為顧客提供滿意的產品和服務，并不斷開辟新的顧客市場，是當今現代企業必須考慮的問題。隨著現代科學技術的日趨進步，企業的管理也正沿著信息化、專業化、高效化的道路發展，財務管理和制造管理作為現代企業管理中必不可少的兩大部分而日趨受到高效性、正確性、及時性的挑戰。我們發現通過管理軟件的實施不僅改變了一些計劃經濟體制和市場經濟體制新舊混合的、不合理的工作方式與工作理念，同時也促進了現代企業管理技術化、信息化的進程。

一、ERP 的產生與發展

ERP 的產生離不開環境因素的影響。其環境包括企業內部環境和企業外部環境。在企業外部，企業所處的商業環境己經發生了根本性變化。顧客需求日新月異、技術創新不斷加速、產品生命周期不斷縮短、市場競爭日趨激烈，這些均構成了對現代企業的生存與發展的影響。

在企業內部，無論是連續型還是離散型的制造業，無論是單件生產、多品種小批量生產、少品種重復生產還是標準產品大量生產的制造，制造業內部管理都可能遇到諸如此類問題。而實際上，采購部門的效率過高，倉庫里囤積的某些材料20 年都用不完，倉庫庫位飽和，資金周轉很慢，許多公司甚至要用5～10 個星期的時間，才能計算出所需要的物料量，所以訂貨周期只能為5～10 個星期，訂貨單和采購單上的日期和缺料單上的日期都不相同，沒有一個是肯定的。

這種外部和內部的矛盾就要求企業用一種新的管理方式和管理工具來全面管理企業，使得企業在競爭激烈的大市場中能快速反應、協調各部門。這樣ERP 便產生了。

二、ERP 應用的基本條件

ERP 系統集中信息技術與先進管理思想于一身，成為現代企業的運行模式，反映了時代對企業合理調配資源、最大化地創造社會財富的要求，成為企業在信息時代生存、發展的基石。ERP 系統中的計劃體系主要包括：主生產計劃、物料需求計劃、能力需求計劃、采購與庫存管理、銷售執行計劃、財務與成本管理和人力資源計劃等，而且這些計劃功能與價值控制功能已完全集成到整個供應鏈系統中。因此，ERP 的應用是一項龐大而復雜的工程，企業必須具備相應條件才有可行性。

第一，企業發展的實際需求。企業實施ERP 多數是自身發展的一種需要，在這個階段中企業大多在管理上出現了這樣或那樣的矛盾，已嚴重制約了企業的發展。必須切實解決好這些管理問題，全面提升企業的管理水平及發揮管理效益，才能使企業不至于在激烈的市場競爭中被淘汰。對于企業決策者來說，與企業在生產設備或者銷售渠道等方面的投入相比，ERP 是一筆不小的投入。ERP 又是一項跨功能的工程，不可避免地需要進行業務流程的重組和組織機構的調整，它改變企業模式和人的思維方式，并常伴隨著權力和利益的轉移。同時，ERP 也是信息高度集成的系統，而各部門領導是上下聯系的橋梁，他們了解部門內部業務流程，掌握企業的生產經營，知道生產經營工作中實際存在的問題，也是ERP 系統的主要用戶。

因此，ERP 不僅是企業一把手工程，而且也是企業各部門一把手工程。ERP 在沿海地區、經濟發達地區的私營企業、合資企業實施的成功率較高，而在國有大、中型企業的成功率較低，成功率高低的主要原因是取決于企業各級管理者采用先進技術和管理方法決心的大小。前者由于承擔的市場風險大，有強烈的盈利目的，所以實施ERP 的阻力相對較小；而后者由于其歷史原因造成機制不活，思想不解放，觀念沒有更新，所以實施阻力較大，成功率也較低。因此，企業的各級管理者富有改革、開拓與進取精神以及能從大局出發的全局觀念，是ERP 應用的前提。

第二，企業業務流程重組（BPR）的基礎。BPR 的核心精神是以流程運作為中心，擺脫傳統組織分工的束縛，提倡面向客戶、組織變通、員工授權及正確地運用信息技術，達到快速適應市場變化的目的。對于我國的大多數企業，業務流程通常是按照職能分工設計的，這是幾十年來人們一貫奉行的準則。

企業員工習慣在其他部門需要某個數據的時候從計算機系統中倒出數據來，重新整理、加工、制表后再進行人工傳遞。而實施ERP 系統追求的是整個企業內部一次性地采集信息并共享信息。換言之，ERP 強調企業變“結果管理”為“過程管理”。因此，實施ERP 必先實施BPR，才能確保企業有一個科學的、規范的業務流程和管理基礎。這個階段的工作是不可逾越的，對于我國大多數長期處于粗放管理的企業更是如此。

三、ERP 應用的風險及應對策略

我國企業ERP 應用成功率不高的事實表明，實施ERP項目存在著很大的風險，主要有投入成本巨大的財務風險，項目過程中的各種實施風險和由實施帶來業務錯亂的業務流程風險，以及內部管理風險和外部環境風險等。要有效地應對和防范這些風險，必須切實做好以下幾個方面的工作。

首先，實施ERP 是對現行業務的改革與創新。由于企業現行的業務流程要進行變更與改革，實行業務流程重組，企業的各級管理人員和基層員工可能會因此事關涉到本部門、本單位及個人利益，或是業務人員的工作習慣會受到沖擊，從而對實施會產生各種各樣的阻力。這種情況下，企業必須強化領導，采用堅定有力的措施，以排除實施阻力，提高企業人員的業務技術水平、綜合素質和參與實施的積極性。

其次，在企業實施ERP 項目之前，必須十分明確ERP 項目需求，搞清項目的主要目的、特點、實施的范圍和策略并細化成文存檔。企業選定的ERP 廠商在實施項目前都要根據企業的實際情況及項目需求來設計企業的系統范圍、系統架構，并根據實際情況對企業的業務流程重組提出建議。

最后，ERP 軟件運行的基礎是企業的數據，在系統實施之初，就要規范數據的收集整理工作。必須把追求系統數據的正確性、完善性作為提高企業管理水平的一項重要工作抓實抓好。

四、ERP 應用的成功標志

ERP 系統的實施成功對于企業是來之不易的，需要項目組成員及全體員工在各階段付出艱苦的努力，還需一絲不茍地對軟件的功能、項目的需求及實施過程進行整理和評價。對于如何評價一個ERP 系統是否實施成功，驗證的標準是多方面的，但根據企業的一般共性情況主要應從以下幾個方面來進行評定。

第一，系統運行集成化。企業選購的系統能全部正常運轉起來，已成為各部門管理人員日常工作離不開的有效工具，這是ERP 應用成功在技術解決方案方面最基本的表現。ERP系統是對企業物流、資金流、信息流進行一體化管理的軟件

系統，其核心管理思想就是實現對“供應鏈”的管理，軟件的應用將跨越多個部門甚至多個企業。

第二，業務流程合理化。這是ERP 應用成功在改善管理效率方面的表現。ERP 應用成功的前提是必須對企業實施業務流程重組，這種對流程的變革不是進行簡單的膚淺的改變或修補，其目的也不是使企業的效益略有改善或簡單提升，而是拋棄所有陳規陋習、毫無效益或效益低下的作業方式，創造全新的工作方法，從而使企業效益有顯著增長或極大飛躍。

第三，績效監控動態化。ERP 的應用將為企業提供豐富的管理信息，如何用好這些信息并在企業管理和決策過程中真正起作用，這是衡量ERP 應用成功的另一個標志。在ERP 系統完全投入實際運行后，企業應根據管理需要，利用ERP 系統提供的信息資源設計出一套動態監控管理績效變化的報表體系，以期即時反饋和糾正管理中存在的問題。

第四，管理改善持續化。隨著ERP 系統的應用和企業業務流程的合理化，企業管理水平將會明顯提高。實施ERP 的一項重要目標應當是提高企業員工的素質，企業能因此而建立一支既熟悉現代管理、又能熟練應用計算機技術的雙專業員工隊伍。

五、結束語

總而言之，ERP 為企業提供的是一套融合先進的管理理念和生產模式的完整管理體系，提供了企業達到更高層次經營管理能力的系統構架、平臺。但企業能否成功應用這樣的管理系統，以及系統平臺能否達到理想的境界，則取決于企業自身素質與條件。

（作者單位：河南中達信會計師事務所有限公司）