信息數字化對高校檔案管理的影響分析

王麗勇

（赤峰學院 院辦綜合檔案室，內蒙古 赤峰024000）

信息數字化對高校檔案管理的影響分析

王麗勇

（赤峰學院 院辦綜合檔案室，內蒙古 赤峰024000）

當今社會，計算機信息技術和網絡已經普及并深入到我們現代生活的各個方面，同時也變更了現代企業和公司的工作方法和模式.信息技術傳遞的高效性和方便性，使得現代行業領域的工作效率和效益都得到極大的提升，為了不落后于市場，迎合時代的需求，現在高校的檔案管理活動也要打破以往傳統的理念和模式，并加以改進，使得高校的檔案管理體系進一步信息數字化、先進化.文章主要就信息數字化對高校檔案管理工作帶來的影響進行探討，希望能夠同仁帶來參考借鑒作用.

信息數字化；高校檔案管理；影響；幫助

高科技的發展和信息技術的進步，使得現代社會工作和生活都發生了深刻的變革，現代社會的娛樂方式、獲取信息方式、工作形式以及日常生活都有了顯著的改變，我們已經離不開各種電子信息化設備和軟件，而我們日常工作中引進的各種各樣的信息軟件和平臺，也迅速提高了現代市場的發展效率，信息數字化系統已經被廣泛的應用到各個管理機制.數字信息時代的來臨，使得現代高校的檔案管理工作內涵發生了巨變，也使得檔案管理工作的職能和作用得到了進一步擴展，從側面減輕了檔案管理的工作壓力，對高校檔案管理事業帶來了很大的影響.文章首先分析了高校過去傳統的檔案管理的問題及信息化對高校檔案管理帶來的影響和優勢，然后就加快高校檔案管理信息化進程，提高其管理水平提出有效的建議和對策.

1 高校傳統的檔案管理

在各個行業領域中，由于檔案管理工作無法給企業公司單位帶來直接的經濟利益，尤其是一些教育機構，其檔案管理工作經常都不被重視，自然也存在一些問題.我國高校檔案管理工作有以下幾個問題：

首先，高校傳統的檔案管理工作人員的專業水平都不太高，大多數高校領導都把其檔案管理工作視為一種輕松的、悠閑的工作，因此，其工作待遇相對而言也不是很高，所以大多數管理工作者都是年紀偏大、身體狀況不佳和一些關系護，這種潛在不利思想和行為造成了高校檔案管理工作人員的專業程度和管理水平整體偏低.

其次，眾做周知，雖然檔案管理工作比較簡單，也不用花費太多腦力，但是其工作內容比較多，也很雜，其程序也很繁瑣，相當考驗工作人員的耐心和細心，尤其是很多高校的檔案都是紙質的，在校對、分類、收集以及查詢信息時都會十分消耗工作人員的精力和時間，其工作效率極為偏低，同時也很容易出現失誤.

接著，高校的傳統檔案管理工作并不系統，也不夠整體全面化.大多部門的相關檔案都是自己部門來進行管理，而很多部門的檔案信息中無疑有些信息是相通的，也就是說可以共享，但是由于管理機制的不科學和不系統，使得每個管理部門都分別收集和記錄信息，極大的浪費了人力和財力.

最后，很多高校的檔案信息并不齊全，主要是由于我國很多高校都經過整合和合并，而在此過程中，檔案管理工作沒有做好，使得大量信息流失，也嚴重影響了其檔案工作整理和交接.

2 信息數字化對高校檔案管理工作的影響

信息數字化無疑對高校檔案管理工作方式和工作效率帶來了巨大的影響，下面文章就對其進行分析.

2.1 精簡了高校檔案工作程序和內容，提高了工作效率

首先，高校檔案的信息數字化能夠利用計算機信息存儲的方便高效性，使得很多檔案信息都能夠用信息數字存儲起來，節省了大量的信息存儲空間，也保證了存儲信息的完整性和全面性.而紙質檔案長時間保存和查詢必然會受損，從而影響其資料保存的質量的；其次，精簡了檔案信息程序，減少了其信息傳遞和加工時間，進而提高了檔案信息管理的失效性.傳統的檔案信息管理的工作都是人工完成，所耗時間長，也影響了其信息的有效性，而利用信息數字化儲存資料就能夠利用計算機軟件功能加快其儲存工序，有效提高了信息管理工作的效率和水平；最后，檔案管理的信息化只需要通過數據庫和收索信息功能平臺就能夠精確而迅速的查找所要資料信息，大大方便了人工查詢檔案工作.

2.2 推動了高校校務管理工作的公正化、清晰化建設

高校檔案信息化建設通過在校園校務管理平臺上設立相關檔案系統和公告欄，對于學校的辦學條件、招生條件、教師聘任條件、就業和出國條件等等所有相關信息都可以通過信息平臺來通知，學生和老師也可以借此便利，來了解其切身信息，這不僅擴大了高校檔案信息管理功能，還促進了高校校務管理的公開化及透明化，也使得高校的檔案管理工作的服務性和專業性更強，有利于提高高校檔案管理工作的服務水平和能力.

2.3 加快了高校檔案管理工作的信息共享建設

現在社會信息量急劇增多，信息范圍也急劇擴大，使得現代社會人們逐漸表現出來對信息共享的需求.高校檔案信息化的建設，不僅能夠使得其校內的檔案信息資源得以共享，還能夠把我國所有高校的檔案信息系統聯系起來，使得我國各大高校、各個單位、區域之間互通有無，從而形成全國范圍內的高校信息共享服務系統和平臺，大大方便了我國高校學生、老師及科研人員的需求和工作，也有助于節省資源.

3 加快高校檔案管理工作信息化建設的方法

通過上文分析，我們可以看出信息數字化對于高校檔案管理工作來說有著很大的優勢，它不僅能夠節省高校大量的人力、物力及財力，還能夠促進高校檔案管理工作的有序化、系統化及全面化，也使得高校檔案管理工作高效的發揮了其職能.因此，我國高校很有必要強化其檔案管理的信息化建設.

3.1 提高高校檔案管理工作人員的專業素養和水平

市場上信息技術管理軟件和檔案管理理念日益增多，各種先進的管理知識和模式也都層出不窮，因此，高校檔案管理工作人員就要定時更新其業務知識結構，不斷學習并進修，了解其他先進的管理知識和方法，整合其管理機制，并充分引進先進的管理技術和模式，從而全面提高其專業素養和管理技術水平，實現高校檔案管理工作的先進化、科學化及信息化.

3.2 加大高校檔案管理工作的建設力度

高校檔案管理的信息化建設需要大量現代設備和先進技術軟件，同時其又無法直接給高校帶來收益，因此很多高校都不注重其檔案管理工作的信息化改革和投資.但是要想全面提高高校檔案管理水平，就必須要加快其信息化、科學化建設步伐，加強投資力度，確保高校檔案的信息化建設工程能夠順利進行，雖然這項工程投入資金較多，但是從長遠來看，這不僅能夠使得其員工從大量的文本檔案工作上解放出來，節省了大量的人力、物力，還能夠擴大其檔案管理工作的經營范圍和利用價值，有助于高校的長遠發展.

3.3 加強高校檔案信息安全的建設

在加強高校檔案信息化建設的同時，也要注意其信息安全問題，確保高校信息的安全性，使得高校的利益不受損.目前高校檔案信息安全的主要威脅來自于網絡攻擊、病毒及高校自身系統，因此，高校檔案管理工作人員就要在做好其信息備份的同時，也要做好相關安全防護措施.

4 結束語

隨著計算機信息技術和網絡技術的進一步提高和發展，信息數字化必將更加滲入到我們日常工作娛樂和生活，而高校的檔案管理工作也一定會隨著時間和市場的發展而不斷朝著電子化、信息化的方向發展，因此可以預見未來的高校檔案管理工作就會逐漸取消紙質檔案，全面電子檔案化.

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〔2〕方芳,馬愛芝,李書錦.淺談高校檔案管理工作應注意的幾個問題[J].文學界(理論版),2010(10).

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〔4〕方芳,李書錦,姚路明.淺論電子檔案與傳統檔案管理的差異和共性[J].科技情報開發與經濟, 2011(02).

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