文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質初探

江曉旭

（南京曉莊學院，江蘇南京211171）

文秘人員做好文書檔案管理工作必備素質初探

江曉旭

（南京曉莊學院，江蘇南京211171）

文秘在現在的企業和黨政機關中發揮著無可取代的作用.因此在對文秘的聘用和對其考核時要注重對其必備素質的考量.首先需要良好的文字水平和能力，還要具備文秘需要的基本修養和技能，除此之外，還要注重對其政治素養和職業道德的考核，以及其創新意識的關注，只有實現秘功效的最大化，才能保證整個的公司機關的工作的正常高效運轉.

文秘人員；文書檔案管理；必備素質；探究

1 文秘在黨政事業單位中的重要地位

文字秘書無論是在黨政機關部門之中，還是在企業和事業相關單位之中，都占據著重要的位置.文字秘書在這些組織機構企業中的作用，不僅僅是進行抄寫收發的工作，還要對一些事務性的工作進行及時的處理，還是公司機關部分領導的得力助手和工作參謀.在一般的中小機關之中，或者是在企業事業的單位之中，文字秘書還負責進行文書和檔案管理的工作.對于文書的檔案管理的重要價值，重要在于對檔案管理的質量的把握，而要實現檔案管理的質量控制，主要取決于文字秘書和一些文檔管理者們的自身的素質和能力.因此，文字秘書人員要做好文書管理的工作就需要不斷提高自身的能力和素質，實現管理的科學合理和有序.因為文書管理這么復雜和重要的工作，在對文秘的選擇和任用中要充分考慮到對其素質和能力的考核和提高，只有這樣才能實現其在相關公司職能部門效能的最大化.

2 文秘素養要求

2.1 文字水平和能力

一般情況下，對秘書的聘用和選擇，首先要考核的就是其文字水平和能力.需要秘書具備知識廣博，擁有精專的知識涵養，這是秘書素質的重要構成部分.作為文字秘書，首當其沖的就是和文字打交道.要在平時的工作中進行一些文字和會議的記錄，對會議進行記錄、抄寫，還要負責對文件和報告的起草等工作.上面提及的會議記錄，是一個有文化沉淀公司繁榮的歷史資料和文獻，如果在這些工作中，由于文秘本身的語文水平不夠，在對會議進行記錄時出現一些錯記和漏記的情況，即便是文秘對相關的會議的內容進行了適當及時的記錄，但是如果出現字跡潦草等情況，就會給以后的查閱造成不必要的麻煩.對文稿進行起草工作，是文秘的工作中主要的部分.當然在實際的文書起草的過程中，通常是由文字秘書和相關的領導通力合作完成的.有些時候是在領導的親自口授下，秘書進行記錄和整理，有的時候，領導提出要點，和秘書進行討論協商完成，然后由秘書個人去搜集查閱相關的資料和信息，對觀點進行推敲，形成文稿.還有些情況是領導只給出一個題目，其余的對提綱的編寫，以及相關的資料的收集，對文稿進行初步的起草到后來的修改，都由秘書獨立完成.在這個過程中，文字秘書不僅需要對稿件進行謀篇布局，還需要在稿件的寫作中，對相關的內容提出自己的觀點和看法，供領導參考，還可以在初稿的寫作中加入自己的想法和觀點，最后讓領導自己的抉擇.

從上面秘書在會議記錄和文稿的醞釀寫作中的重要作用，可以知曉秘書的文字水平和能力在其工作和公司組織里面的作用是多么重要.因此在對其聘用和考核時，要特別注意對其文字水平和能力的考核，并在不斷的工作中對其進行提升.

2.2 政治素質和職業道德

秘書的政治素質主要包括秘書的政治方向以及政治立場，還有一些政治觀點，對政治的鑒別力和對政治的敏銳性的能力的總和.政治素質是秘書的素質的核心部分.一個黨政機關和企事業單位的秘書，首先得保持自己的政治方向和國家和公司的方向一致，在一些政治事件中的觀點持有，以及相關的政治的敏銳性等方面需要和所在的部門和公司保持一致性，只有從政治方向上保持向心力，才能在工作中從整個的團隊的利益出發，守護團隊的利益，做到工作有責任感，對自己所做的事認真負責.在我國這個社會主義的制度下，秘書人員的政治素質顯得尤為重要，無論是在黨政機關的工作中，還是在國有大中型企業乃至事業單位中工作的秘書，都應該具備良好的政治素質和修養.

至于秘書的職業道德，這是秘書所從事的秘書職業工作所必備的.職業道德是社會道德在秘書從事秘書工作中的具體體現.在秘書活動的長期實踐中，不斷的在踐行這個要求.秘書工作具有特殊性，要求在工作之中注重忠信以及實事求是的精神，如果不具備這樣的素質，就無法勝任秘書的工作.秘書在從事相關的職業活動時，要注重恪守自己的職業道德，規范自己的操作，不斷提高自己的政治素養和職業修養，不斷鍛煉，向著品質高尚恪盡職守的秘書方向邁進.

2.3 文書檔案管理技能

現今的許多的機構設置中，由于出現人員編制的一些局限，諸多的機關和企事業單位對文檔的管理工作往往都是由秘書來進行兼任.由于受到相關的檔案管理的規定的制約，對文檔的管理工作是隸屬當地檔案局領導.基于以上的限制，文秘對檔案的管理工作，就要依據檔案管理的黨性以及實踐性和科學性的要求，遵循一些文書檔案管理的原則，不斷提高自身在文書管理方面的素養和技能.文秘兼任文書的檔案管理的工作，主要涉及到對文書材料進行立卷，還包括對文書檔案的收集和整理，以及相關的鑒定和檢索工作，還要做好相應的保護和對一些信息的統計等這些復雜繁瑣的工作.這一系列的環節之間既存在連接的地方，又有相互制約和限制的地方.實現利用的便捷是中心環節.其余的環節都是為了實現利用的便捷服務.做好文書檔案的管理工作，能夠給本部門或本單位的其它工作做好服務，這是文書檔案管理人員的根本任務.文書是機關工作的有效參謀，是企業單位歷史的有效憑證.是進行科學研究的必要的基礎條件.其在企事業單位和黨政組織里面的重要作用不言而喻.

現在的機關文書的管理工作基本實現了文檔室的管理，這樣的文檔室在小的機關之中，具有綜合性的作用.不僅僅是實現對文檔的管理，還具有進行人事、科技、會計等檔案管理的功能.這樣的情況讓內容更加豐富，工作起來就更加的復雜.這就要求需要供給大量的資料給機關的工作運用資料創造足夠的方便.還要實現提供資料的迅速和準確，這必然增加工作的難度.正是具有這樣的情況，就要求相關的秘書人員，要充分掌握文書檔案管理的理論和業務，以及嫻熟的技能等，做好一名合格的，科學的檔案管理者.

2.4 文秘本身基本素養和提高

隨著時代的加速發展，生活的節湊越來越快，這就要求實現管理的科學和合理化.現今的許多企業對文秘的要求越來越高，秘書的職務不僅僅是一個單一的環節，還要對上面提及的文書檔案進行科學合理的管理.這就要求秘書要不斷的提高自身的素質和技能，面對繁瑣的事務，首先需要良好的心理素質.面對領導的要求和自己手中不斷的文件和文書檔案的管理，我們可以說秘書是個“雜家”.不僅要做好相應的文字工作，還要負責文書檔案的整理和管理，這就需要秘書在工作中擺正心態，要有耐心，有強力的抗壓能力.這也是文秘修養的一部分.

其次，文秘要養成禮貌待人的習慣.對自己的同事和相關的客戶，要以禮相待，做好公司的形象宣傳.樹立企業良好的形象和整體的高素養.還要熱情和負責任的對待自己的工作.做好相應的準備和管理，做好領導的好助手和好幫手，輔助領導進行文字稿件的寫作，以及做好相應的文書檔案的管理工作.要把公司和企業當做自己的家，熱愛自己的崗位，并樂于在其中奉獻自己的力量.還要做到對自己的工作負責人，用細致耐心的方式對待工作中的細節.按照領導的要求和需要進行必要的準備和管理工作，為企業的發展和資料的檢索提供便利，還要為企業的發展和企業文化的塑造和維護做必要的了解和思考.這既有利于自己的文稿的寫作，也助于對公司機關的了解，做到文字寫作的實事求是，以及檔案管理的有序和科學.

除此之外，文秘還要養成微笑接待的習慣.領導的客人最好及時禮貌的接待.做好自己的分內之事，還要不斷的提升自己的文化修養，提高自己的內涵，和公司機關的發展進步攜手并肩，實現自己知識的不斷更新，還要養成不斷學習的習慣.實現自己知識的提高和運用設備管理技能的提升，提高做事的效率和質量.這些都是秘書基本修養的題中之義，需要在實際的工作中不斷提高.

2.5 文秘人員的創新意識

中小企業的文書檔案管理一般由秘書兼任，這就對秘書的能力提出了更高的要求.而文秘本身的修養會直接影響到文字稿件的質量和對文檔管理的水平.文秘的工作和文書管理的工作，既有區別更有聯系.尤其是在業務上，文秘的個人修養對文檔資料的價值和對文書資料的管理起著重要的影響.近二十幾年以來，文書檔案管理有了長足的進步和發展.但是文書管理的隊伍建設的任務還很艱巨.尤其是基層的文書管理工作和管理者的水平與時代的要求和發展速度存在著極大的不匹配.突出的表現在，能夠勝任秘書和文書管理工作的人員數量極少.有些企業和組織對文秘的要求不高，對其技能和素質沒有跟隨時代的步伐，沒有有效的提高.這就導致許多的文秘的素質與實際的需要之間存在極大的差距.根據時代不斷發展的要求和實際的需要，在對文秘的挑選和任用方面需要下大力氣.要選擇專業相關的基本素質良好的文秘來從事文秘的工作，還要對他們進行定期的培訓，還要做好對文秘技能和素質的定期考核，實現差罰優獎的措施.文秘人員也要做好與時俱進，做到知識的及時更新，和技能水平的不斷提高.

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