文秘專業人才辦公自動化應用能力培養研究

梁艷青

（南京曉莊學院文學院，江蘇南京211171）

文秘專業人才辦公自動化應用能力培養研究

梁艷青

（南京曉莊學院文學院，江蘇南京211171）

隨著科學技術的發展，在信息化的發展背景之下，自動化辦公成為一種趨勢，需要文秘人員具備更好的素質和能力，才能與時俱進，在激烈的競爭中多的生存和發展的機會.

文秘；專業人才；辦公自動化；能力培養

1 辦公自動化簡介

辦公自動化，是一種把現代化的辦公技術和計算機網絡技術進行有機組合的新型的辦公方式.運用先進的科學技術手段和網絡海量的信息資源，讓整個辦公的活動在人之外的設備中得到外化，實現對工作效率和質量的提升，最終可以實現企業良好的經濟效益和良好的社會效益[1].隨著計算機技術的不斷發展，計算機的核心技術在辦公室中得到良好的運用，傳統的文秘辦公的方式已經不能滿足現代化的企業發展的要求.現代的企業的文秘需要更加深層次和更加廣闊的內涵.隨著社會競爭的日趨增強，對于文秘的要求不斷的提高，對于其專業知識和能力以及工作的模式都提出了更高的要求.現今的文秘工作已近成了一個需要把知識、信心高度密集、以及專業技能融合消化的高素質人才，在文秘的日常工作之中，信息化的程度越來越高，現代的文秘人員要想在信息化更新速度很快的社會獲得生存，除了具備扎實的基本知識之外，還需要掌握一定的信息采獲和進行適當的分析，對信息進行良好的處理和發布，能夠熟練的掌握現代化的辦公設備.

辦公自動化是隨著計算機技術和網絡技術以及通信技術和現代胡的設備的發展逐漸發展起來的一門綜合的技術.在經濟逐漸高度發展和社會競爭日趨激烈的情況下，怎樣提高辦公的自動化，怎樣實現辦公效率的有效提高，是文秘人員需要具備的素質和需要努力改進的方向.

2 新形勢下的文秘隊伍建設

2.1 健全相互激勵的競爭機制

文秘人員是公司文秘服務的主體，對于文秘人員質量的提高，需要做好對于文秘人員的積極性和主動性的調動，需要做好堅持以人為本和有效的競爭相結合.建立好競爭和趕超的激勵格局，不斷實現對于文秘隊伍的建設，實現對文秘活力的激發，讓他們在競爭的機制下，不斷提高自己的素質和能力，為企業的發展更好的服務.

2.2 對文秘進行人文格局建設

文秘工作的責任重大，需要承受的壓力也很大，工作的辛苦程度很大，需要管理層給予他們足夠的人文關懷，需要做好用真情和真心進行管理，還需要做好對于文秘人員的思想和動態方面的具體關注，幫助解決文秘人員生活和工作中的困難，解除其思想負擔和后顧之憂，從而實現對于員工是工作潛能的激發[2].做好精神層面的鼓勵和激勵的雙重結合，對于那些在工作之中政治成熟、成績顯著的文秘人員需要給予必要的獎勵，做好對這些人員的優先選拔和任用，構建良好的人文關懷和進行適當的激勵機制.

2.3 構建任務明確的考核制度

對于文秘人員的工作，需要做好對于目標的考核，把日常的協調和結合服務，以及對于文件的起草和相關的調查研究等業務進行細化和分解，落實到科室和個人的身上，逐月的量化，實現全程考核和實現年終獎優懲劣[3].做好對于目標管理的考核成果的應用，把對于文秘人員的考核結果和對于先進和優秀的評選進行掛鉤，做好對于管理人員的績效工資以及選拔任用方面的工作，逐漸強化對于目標的考核和實現激勵約束的機制.

2.4 構建過失問責的格局

需要把責任落實到個人的身上，把這種問責的機制引入到對于文秘的管理上面，在對于工作進行安排時，對于完成的效果需要進行明確的標準約束，對于在工作之中的失誤，協調服務和文稿的起草方面的業務之中出現的問題和錯誤，需要進行明確的責任追究，引導文秘人員不斷增強自身的責任感，降低其做事的失誤率，依靠有力和有效的追責措施來促進文秘質量的提升.

辦公室秘書在公司的運轉中起著重要的作用，需要起到對于領導進行輔助和助手的作用，對于員工，文秘是進行傳遞的橋梁，是領導處理日常事務和落實檢查行政任務以及平衡行政部門工作的得力助手[4].需要文秘人員具備謙和和寬容的道德素質，還需要有強大的心理素質.

3 辦公室文秘人需需要擁有的應用能力

隨著信息化的步伐不斷增強，社會經濟的高速發展和科技技術的不斷發展，對于辦公室的文秘人員提出更高的要求，辦公室的文秘人員只有不斷的增強自身的能力和素質，才能不斷適應新形勢的要求，不斷增強機關的活力，從而保證機關工作效率和效益.

3.1 認清發展形勢，增強自身責任感和使命感

隨著信心全球化的不斷增強，經濟發展的不斷加速，科技革命得到迅速發展.需要文秘人員注重對于自身的素質的提高[5].樹立不斷學習的意識，實現對自己知識的不斷更新，做到學用結合，不斷的勤奮工作，做好自己職責范圍內的事情，保證做事的質量和效率，為領導提供更好的服務，還需要做好對部門的服務，增強自身的責任感和使命感.

3.2 在學習中實踐，不斷提高自身的素質和業務素質

我們的知識和能力不是在短期內速成的，知識和能力需要在不斷的工作實踐之中不斷的更新，尤其是優秀的素質，需要在不斷的學習和實踐之中逐漸豐富.在先進的時代，極端及知識已然成為當今密實人員的看家本領，秘書之間要做到相互的取長補短，進行相互學習，實現共同提高[6].還需要不斷的向領導學習，遇到不懂的問題，多向領導請教，這樣既能實現對于領導在一些事情上的看法的了解，還能在整個過程之中實現對自己的提高.更重要是把自己學習得到的知識和技能，在實踐之中不斷運用，要走出辦公室，到實際的工作環境之中去了解企業的發展和運轉狀態，在實踐之中去獲取知識，為企業的領導決策提供更好的輔助.

在進行學習的過程中，需要擺正自己的態度，做到謙虛好學，不要驕傲的情緒，需要腳踏實地的做好自己本職的工作，講究實用和實效，做好對個人的素質和工作能力的不斷提升.在實踐之中，要不怕跑路，舍得花費自己的力氣，把工作做到實處，還要多動腦進行思考，加強和部門之間的溝通，進行密切的合作，樹立廉潔和高效的形象.不斷提升自己的能力，在實踐中鍛煉成才.

3.3 注重敬業奉獻，不斷增強對于服務的主動性

辦公室的工作一般都比較繁瑣，涉及的范圍廣.文秘人員需要做好，上面為領導分擔憂愁，下面為干部職工做好服務.做好對于二者的結合[7].做好自己的工作，落實自己的出發點和落腳點的地位.做好對于“參與政務、管理事務、搞好服務”三大職能的統籌兼顧.做好對自己工作的合理安排，做到“調研圍繞中心轉，協調圍繞領導轉，服務圍繞大家轉”這幾個職能的統籌兼顧.讓自己的工作目標更加明確，突出工作的重點，讓工作的成效更加的明顯.

4 辦公室自動化對于文秘工作的重要意義

4.1 辦公自動化的功能和作用

辦公自動化的功能主要包括三個方面.一個方面是對于內部的通信簡潔化，不需要進行人為的傳遞.實現包公自動化，公司需要做好對于軟硬件設備的購置，采用最新的技術和手段，實現信息傳遞的簡潔和快捷，改變了以往靠人力進行協調和安排的局面.實現了整個工作流程的簡化，這就在一定程度上節約了時間，實現了簡約化的目標；第二個方面是實現信息發布的快速化.通過采用最新的科學技術設備和技術手段，實現了信息傳遞的高度和效率，改變了傳統的信息傳達的程序繁瑣，信息發布速度緩慢的情況，實現信息發布的效率的大大提升；最后一方面是實現了整個工作流程的自動化，這樣就顯著提高了工作的效率.在沒有進行辦公自動化之前，辦公一般都是采用手動化的操作，這樣的方式必然出現做事的效率低下，實現了自動化辦公之后，就可以有效實現對于效率的提高.

4.2 辦公自動化對文秘工作的意義

4.2.1 提高文秘工作的效率

因為秘書的工作是以及繁瑣和復雜的，工作中往往是千頭萬緒，尤其是在一些會務工作，時常讓秘書對于會議的安排力不從心[8].在運用了自動化的設備進行辦公之后，就可以運用辦公室的自動化的辦公系統，這樣就能應付大量的會議.隨著自動化設備和技術的應用，秘書對于信息化手段的掌握，就能實現辦事效率的大大提高，尤其在信息的處理方面，運用辦公室自動化就有利于秘書充分的運用互聯網來獲取信息和知識，就能讓秘書更好的做好政務服務方面的工作.

4.2.2 促進秘書工作職能拓展

秘書在傳統的工作之中主要負責的是辦公、辦文、辦事三個方面.但是隨著信息化的高速發展，新技術的不斷出現，在辦公區域的自動化設備和技術逐漸成熟，隨著信息技術的不斷提高，就讓秘書的工作和網絡自動化之間進行了緊密的聯系，自動化辦公的方式，改變了秘書工作的模式.工作的內容也發生了極大的變化，不僅僅停留在以上三個方面，還需要做好許多方面的工作.但是自動化辦公的采用，就能實現對于領導的工作服務，可以運用網絡進行解決的，都可以運用這樣的方式進行迅速的解決，實現了秘書職能的大大擴展，同時還能保證效率的提高.

4.2.3 更新秘書讀物意識

實際上秘書的意識就是一種“決策”的意識.秘書的活動是一種直接聯系在人和社會實踐之間的實踐活動，隨著網絡現代化的發展，秘書的服務職能需要最好和現代化信息技術的有效接軌，還有更多的服務意識需要在實踐之中逐漸被發掘和運用.

5 結束語

秘書工作的復雜性，決定了秘書的工作很難有一個統一的標準進行規范，需要秘書人員做好自己分內之事，既要精通業務，又要處理好上下之間的關心.因此，秘書需要根據時代的發展，與時俱進，實現自我素質的提高，運用自動和的設備設施，實現工作效率的提高，在平凡的工作崗位之中體現自己的價值.

〔1〕陳寶亞.談高校辦公自動化對秘書工作的影響[J].浙江工商職業技術學院學報,2010(2).

〔2〕單敏,盧錦明.涉外企業文秘人員辦公自動化能力運用的要求及對策[J].鄭州航空工業管理學院學報（社會科學版）,2009(3).

〔3〕納勇.“管理文秘”職能的歷史演變[J].云南民族大學學報（哲學社會科學版）,2008(2).

〔4〕卞華程.淺析如何提高文秘專業人才辦公自動化的應用能力[J].中小企業管理與科技,2011(34).

〔5〕李麗.高職文秘基層復合型人才培養質量芻議[J].職教論壇,2010(2).

〔6〕譚哲.高職文秘學生職業能力培養途徑探析[J].教育與職業,2009(30).

〔7〕高萍.論經貿活動中的文秘工作[J].黑龍江對外經貿2010 (6).

〔8〕張爽.淺談辦公自動化對文秘工作的重要性[J].中國科技信息,2005(11).

TP399

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1673-260X（2013）09-0034-02