基于文件管理的電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔

卞咸杰

摘要：基于文件生命周期理論，文章提出了電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔中確保電子郵件的可用性、可控性、機(jī)密性、完整性和真實(shí)性等目標(biāo)，并確定了電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔方式，提出合理的分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔方案。

關(guān)鍵詞：文件生命周期電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)歸檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)與通訊技術(shù)的發(fā)展，電子郵件作為政府、企業(yè)與外界的主要溝通橋梁，已經(jīng)成為政府部門(mén)之間、企業(yè)與客戶（供應(yīng)商）之間保持互動(dòng)的重要工具。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子郵件是其最基本的功能。政府、企事業(yè)單位通過(guò)電子郵件迅速便捷地起草、發(fā)送、瀏覽、分類(lèi)各類(lèi)文件、信函等，實(shí)現(xiàn)其在政府、企事業(yè)單位各部門(mén)及個(gè)人之間快速的傳遞。目前，電子郵件的應(yīng)用已確立一種協(xié)同工作的機(jī)制，更多的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以依據(jù)不同工作流的處理流程，自動(dòng)地將文檔以電子郵件的方式傳遞給下一處理對(duì)象，通過(guò)文檔的自動(dòng)傳遞，實(shí)現(xiàn)復(fù)雜的工作流應(yīng)用。

1 傳統(tǒng)存儲(chǔ)與歸檔的分級(jí)方式及其弊端

傳統(tǒng)的存儲(chǔ)與歸檔的分級(jí)主要是從數(shù)據(jù)的訪問(wèn)率的角度來(lái)考慮的，根據(jù)數(shù)據(jù)的重要程度、可用性、訪問(wèn)頻率和存儲(chǔ)成本等技術(shù)指標(biāo)對(duì)數(shù)據(jù)實(shí)施差異化管理，把數(shù)據(jù)存放在相應(yīng)的存儲(chǔ)設(shè)備上，一般分為在線存儲(chǔ)、近線存儲(chǔ)和離線存儲(chǔ)三級(jí)存儲(chǔ)方式。如鄭州大學(xué)白廣思的《信息資源分級(jí)存儲(chǔ)實(shí)現(xiàn)信息生命周期管理》、廣東交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院周淦淼等人的《分級(jí)存儲(chǔ)管理在電子郵件系統(tǒng)中的研究與應(yīng)用》和安徽省經(jīng)濟(jì)信息中心繆輝宇的《分級(jí)存儲(chǔ)技術(shù)在數(shù)字媒體資源管理中的應(yīng)用》等都提出了數(shù)據(jù)三級(jí)存儲(chǔ)方式的觀點(diǎn)。這三級(jí)存儲(chǔ)的最大優(yōu)點(diǎn)就是提高整體系統(tǒng)性能，把不經(jīng)常使用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到下級(jí)存儲(chǔ)設(shè)備上，需要時(shí)刻保持在線的數(shù)據(jù)就少，這樣就減少了系統(tǒng)資源的占用，自然也就提高了整體系統(tǒng)性能。但是，這種傳統(tǒng)的存儲(chǔ)與歸檔分級(jí)方式有著一定的弊端，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的成本較高

在線存儲(chǔ)多采用高速磁盤(pán)陣列等存儲(chǔ)設(shè)備及高端存儲(chǔ)系統(tǒng)和技術(shù)如：SAN、點(diǎn)對(duì)點(diǎn)直連技術(shù)、S2A等。這些高端存儲(chǔ)系統(tǒng)具有一些“高端”屬性，高容量、高性能、高可用性、冗余性等。在電子郵件數(shù)據(jù)收集的過(guò)程中，需要一定的自動(dòng)化軟件作支撐，WindowsLiveMailDesktop、KooMail、IncrediMail、Foxmail、Mozilla Thunderbird、Outlook Express和MailWasher等，這些都需要增加投資，提高電子郵件存儲(chǔ)的成本。

1.2分級(jí)過(guò)分依賴于訪問(wèn)率高低

把訪問(wèn)量不大的電子郵件數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移到存儲(chǔ)性能稍低的磁盤(pán)（如IDE或SATA接口磁盤(pán)）或光盤(pán)存儲(chǔ)設(shè)備上，其目的是減輕電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的壓力。但這樣做并不合理，因?yàn)楦鶕?jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)并不是以“利用的頻率”作為唯一標(biāo)準(zhǔn)。決定檔案保管期限的因素：一是檔案價(jià)值的大小，或者說(shuō)檔案重要程度的高低；二是檔案價(jià)值發(fā)生作用的時(shí)間范圍。同時(shí)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)工作有參考利用價(jià)值的文件材料，列為短期保存，而在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)工作具有查考利用價(jià)值的檔案，則列為長(zhǎng)期以上保存。因此，電子郵件數(shù)據(jù)訪問(wèn)量并不能成為存儲(chǔ)與歸檔分級(jí)的唯一標(biāo)準(zhǔn)。

1.3相關(guān)信息具有后驗(yàn)性的特點(diǎn)①

對(duì)于電子郵件管理系統(tǒng)，并不能從接受電子郵件數(shù)據(jù)始端就能判斷電子郵件訪問(wèn)率的高低，僅僅依靠經(jīng)驗(yàn)判斷將電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在某一層次的存儲(chǔ)設(shè)備上并不科學(xué)。而且，短期內(nèi)訪問(wèn)率高的電子郵件數(shù)據(jù)并不代表它的使用價(jià)值就大。

1.4不同廠商的數(shù)據(jù)訪問(wèn)難以自動(dòng)遷移

目前盡管有許多廠商都推出了相應(yīng)產(chǎn)品支持電子郵件數(shù)據(jù)自動(dòng)遷移，但從技術(shù)角度來(lái)看，對(duì)于同一廠商的存儲(chǔ)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)電子郵件數(shù)據(jù)間的自動(dòng)遷移并不困難，而不同廠商之間的存儲(chǔ)產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)電子郵件數(shù)據(jù)自動(dòng)遷移就有一定的局限性，這要考慮到數(shù)據(jù)遷移頻度對(duì)電子郵件系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定是否有影響。

2 電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔的保障目標(biāo)

1940年，美國(guó)檔案學(xué)者菲利普·布魯克斯最早提出了“文件生命周期”概念。“文件生命周期”指的是文件從產(chǎn)生直至因喪失作用而被銷(xiāo)毀或者因具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值而被檔案館永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。引入“文件生命周期”概念的目的是強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的一種時(shí)間跨度，表明文件具有從最初形成到最終銷(xiāo)毀或永久保存的整體運(yùn)動(dòng)過(guò)程。電子郵件作為電子文件的重要組成部分，文件生命周期理論同樣適用于電子郵件的存儲(chǔ)與歸檔。

2.1確保電子郵件的可用性

電子郵件的可用性是指電子郵件的數(shù)據(jù)與電子郵件系統(tǒng)在任何情況下都能夠在滿足基本需求的前提下被使用的特性。這一特性反映在物理安全、運(yùn)行安全層面上，確保信息網(wǎng)絡(luò)與重要電子郵件系統(tǒng)的正常運(yùn)行，包括保障電子郵件的正常傳遞，保證電子郵件系統(tǒng)正常提供服務(wù)等，反映出電子郵件系統(tǒng)的可用性的基本屬性。保證合法用戶對(duì)電子郵件的使用不會(huì)被不正當(dāng)?shù)鼐芙^。

2.2確保電子郵件的可控性

電子郵件的可控性是指在電子郵件系統(tǒng)中加強(qiáng)對(duì)電子郵件的監(jiān)測(cè)與控制。互聯(lián)網(wǎng)上針對(duì)電子郵件的主動(dòng)監(jiān)測(cè)、過(guò)濾、限制、阻斷等控制能力，反映出電子郵件及電子郵件系統(tǒng)的可控性的基本屬性。在電子政務(wù)、電子商務(wù)中表現(xiàn)為電子郵件系統(tǒng)對(duì)電子郵件服務(wù)和電子郵件的訪問(wèn)具有很強(qiáng)的控制能力。

2.3確保電子郵件的機(jī)密性

電子郵件機(jī)密性反映在電子郵件具有不被非授權(quán)解析，電子郵件信息系統(tǒng)不被非授權(quán)使用的特性。這一特性反映在物理安全、運(yùn)行安全、數(shù)據(jù)安全層面上，保證電子郵件數(shù)據(jù)即使被黑客捕獲也不會(huì)被解析，保證電子郵件系統(tǒng)即使被訪問(wèn)也不能夠越權(quán)訪問(wèn)與其身份不相符的信息，達(dá)到電子郵件機(jī)密性保障目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.4確保電子郵件的完整性

電子郵件完整性是指電子郵件數(shù)據(jù)信息不被篡改的特性，即電子郵件在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中保持不被非法修改和破壞，并且能夠判別出電子郵件數(shù)據(jù)是否已被改變。其目的是保證政務(wù)信息、商務(wù)信息處于一種完整和未受損狀態(tài)，在數(shù)據(jù)安全層面上，確保電子郵件系統(tǒng)中所傳輸?shù)碾娮余]件數(shù)據(jù)的完整性。

2.5確保電子郵件的真實(shí)性

電子郵件真實(shí)性是指電子郵件系統(tǒng)在交互運(yùn)行中確保并確認(rèn)電子郵件的來(lái)源以及電子郵件發(fā)布者的真實(shí)可信及不可否認(rèn)的特性。這一特性反映在運(yùn)行安全、數(shù)據(jù)安全層面上，保證電子郵件交互雙方身份的真實(shí)可信、以及交互電子郵件數(shù)據(jù)及其來(lái)源的真實(shí)可信。在電子政務(wù)、電子商務(wù)中要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是任何電子郵件的提供者和其使用者雙方都要建立有效的責(zé)任機(jī)制，防止用戶否認(rèn)其行為。

3 電子郵件分級(jí)存儲(chǔ)與歸檔方案的實(shí)施

在電子政務(wù)、電子商務(wù)等活動(dòng)中，電子郵件作為發(fā)布信息、傳遞文件的重要渠道，其數(shù)據(jù)保護(hù)是其關(guān)鍵。但是，并非所有的電子郵件數(shù)據(jù)都具有同樣的價(jià)值，也并非所有的政府、企事業(yè)單位都具有同樣的需求。電子郵件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與歸檔目的“是將當(dāng)前高效運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)和信息系統(tǒng)中長(zhǎng)期呆滯的數(shù)據(jù)從當(dāng)前在線存儲(chǔ)系統(tǒng)中剝離出來(lái)，以減輕現(xiàn)行系統(tǒng)的運(yùn)行負(fù)擔(dān)，提高系統(tǒng)的服務(wù)性能和運(yùn)行效率。”②

3.1電子郵件的鑒定

根據(jù)電子郵件的內(nèi)容確定其是否具有公文性質(zhì)，是否具有保存價(jià)值。對(duì)于涉及公務(wù)但以個(gè)人名義收發(fā)的電子郵件應(yīng)視為公務(wù)電子郵件。對(duì)于公務(wù)電子郵件保管期限和密級(jí)的劃分工作，參照國(guó)家有關(guān)紙質(zhì)文件材料的保管期限和密級(jí)的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。另外，檔案部門(mén)必須對(duì)需要?dú)w檔的公務(wù)電子郵件進(jìn)行真實(shí)性、完整性、有效性鑒定。為拒絕垃圾郵件，首先要查看發(fā)件人的IP，查詢收到的電子郵件IP所屬的區(qū)域。其次，如果網(wǎng)站上有計(jì)數(shù)器，同時(shí)可以參考一下計(jì)數(shù)器里面的IP記錄，查看該IP是否瀏覽過(guò)收件方的網(wǎng)站。第三，查看電子郵件發(fā)來(lái)的時(shí)間，根據(jù)時(shí)差判斷發(fā)送電子郵件的時(shí)間是否準(zhǔn)確。第四，查看電子郵件里面是否留下詳細(xì)的聯(lián)系資料，如果有網(wǎng)址、詳細(xì)電話、傳真地址等，一般比較可信。第五，分析電子郵件的內(nèi)容是否有價(jià)值。

3.2電子郵件的分級(jí)

電子郵件分級(jí)就是要將用戶擁有的所有存儲(chǔ)資源統(tǒng)一管理，提高每種存儲(chǔ)設(shè)備的利用率，節(jié)約成本。在分級(jí)過(guò)程中，存儲(chǔ)的分級(jí)是十分明顯的，僅從設(shè)備上說(shuō)，就有磁帶機(jī)、磁帶庫(kù)、NAS、中低端盤(pán)陣、高端存儲(chǔ)系統(tǒng)等等。對(duì)于電子郵件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)，采用分級(jí)別進(jìn)行，在保持對(duì)歸檔數(shù)據(jù)可訪問(wèn)的前提下，根據(jù)電子郵件內(nèi)容的具體情況和保管期限，結(jié)合檔案分類(lèi)方案，把電子郵件按不同級(jí)別存儲(chǔ)到硬盤(pán)或磁帶上。對(duì)重要的電子郵件，具有永久保存價(jià)值的將電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在一級(jí)硬盤(pán)；對(duì)于比較重要，具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子郵件數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在二級(jí)硬盤(pán)。同時(shí)，也應(yīng)把電子郵件數(shù)據(jù)保存拷貝在磁帶上，因?yàn)橄鄬?duì)于硬盤(pán)來(lái)說(shuō)磁帶的成本低得多。

3.3電子郵件的存儲(chǔ)

OE全稱(chēng)Microsoft Outlook Express，這是微軟公司出品的郵件管理程序，功能強(qiáng)大。該軟件已經(jīng)整合在IE瀏覽器中。在OE程序里，默認(rèn)的郵件文件夾地址在系統(tǒng)盤(pán)，但重裝電腦的時(shí)候很容易丟失該程序，所以正常情況應(yīng)將電子郵件存儲(chǔ)到非系統(tǒng)盤(pán)。另外，在OE里面，按照單位名稱(chēng)、郵件類(lèi)別、地區(qū)等有關(guān)選項(xiàng)新建電子郵件的存儲(chǔ)文件夾，并將相關(guān)的電子郵件存儲(chǔ)到對(duì)應(yīng)的文件夾里面。定期將電子郵件內(nèi)容整理出來(lái)，也可以打印以紙質(zhì)檔案的形式同時(shí)保存。

3.4電子郵件的歸檔

電子郵件歸檔作為文件生命周期管理中不可缺少的一環(huán)，就是要把需要長(zhǎng)期存儲(chǔ)卻又不會(huì)被經(jīng)常訪問(wèn)的數(shù)據(jù)遷移到更經(jīng)濟(jì)合理的存儲(chǔ)介質(zhì)上，在需要時(shí)又能及時(shí)檢索，從而降低系統(tǒng)的整體擁有成本，簡(jiǎn)化存儲(chǔ)管理。根據(jù)《公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，“辦理完畢且具有保存價(jià)值的電子郵件應(yīng)及時(shí)從原有郵箱中遷移出來(lái)，進(jìn)行邏輯歸檔，保存到專(zhuān)門(mén)的電子文件管理系統(tǒng)中。”③需要注意的是，采用物理歸檔的公務(wù)電子郵件應(yīng)采用或轉(zhuǎn)換為規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式進(jìn)行歸檔，有些電子郵件的存儲(chǔ)格式無(wú)法完整、準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換，應(yīng)將相關(guān)的應(yīng)用程序同時(shí)歸檔。

總之，在電子郵件存儲(chǔ)與數(shù)據(jù)歸檔中，文件生命周期管理的理念同樣適用于電子郵件的管理，它能幫助政府、企事業(yè)單位科學(xué)有效地加強(qiáng)對(duì)電子郵件的管理，以最低的成本來(lái)實(shí)現(xiàn)電子郵件大量數(shù)據(jù)的有效管理與高效利用。隨著通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)在電子郵件歸檔系統(tǒng)中應(yīng)用的成熟，數(shù)據(jù)加密、身份認(rèn)證、虛擬化等技術(shù)也逐步走進(jìn)電子郵件存儲(chǔ)與歸檔的應(yīng)用中，有效地提高了電子郵件存儲(chǔ)與歸檔應(yīng)用的效率，使電子郵件的存儲(chǔ)與歸檔做到既科學(xué)規(guī)范又節(jié)約高效。

鹽城師范學(xué)院2012年度校級(jí)教授、博士基金項(xiàng)目（項(xiàng)目編號(hào)為：12YSYJB0107）《基于文件管理的電子郵件歸檔研究》階段性研究成果。

注釋?zhuān)?/p>

①傅佳.基于應(yīng)用等級(jí)的存儲(chǔ)分級(jí)管理策略[J].中國(guó)金融電腦，2012（1）：72-74.

②陳永生，薛四新.基于分級(jí)存儲(chǔ)的數(shù)字化檔案利用模式研究[J].檔案學(xué)研究，2006（5）：33-37.

③國(guó)家檔案局.中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA/T32-2005公務(wù)電子郵件歸檔與管理規(guī)則[J].中國(guó)檔案，2006（1）：41-43.作者單位：鹽城師范學(xué)院