基于風險管理的高校物資采購管理審計研究

陳小敏

高校物資采購管理審計是為保證物資采購信息的可靠透明、資金的安全完整、物資采購資源得到合理有效配置、降低物資采購風險、保證遵守物資采購活動相關法律法規，高校內部審計機構和人員依據有關法律、法規、政策及相關標準，按照一定的程序和方法，對物資采購各部門和環節的采購活動和內部控制等進行的獨立監督和評價活動。高校物資采購的目的是控制采購風險，提高設備采購質量，降低采購費用，維護學校的合法權益，促進學校教學、科研及管理目標和價值的實現。在明確目標的基礎上進行風險識別和評估并根據風險分析結果針對性地抓住審計重點提出審計解決方案。

一、高校物資采購的風險因素的識別和評估

（一）高校物資采購內因型風險

1.采購計劃（預算）風險。高校在確定采購年度計劃之前會進行調研并組織專家論證，由于有關部門的調研、論證不科學或者不負責，導致采購的計劃風險，即采購目標、采購時間、質量計劃、使用計劃等與采購實際目標發生較大的偏離。

2.采購過程風險。主要由于采購內控制度不健全，負責采購的部門或個人采取各種方法和手段規避招投標或者虛假招標，沒有嚴格執行《政府采購法》；采購人員違反國家法律法規假公濟私、收受供應商的回扣、謀取私利等行為可能遭受起訴、外部處罰和信譽損失人員或導致學校蒙受經濟損失的風險。

3.采購合同風險。包括合同條款風險和合同管理風險。合同條款風險主要是指合同訂立時權力和責任不對等，合同的付款條款不恰當或因缺少索賠、退貨條款而使學校處于不利地位；合同管理風險是指合同執行管理不到位。當出現供應商違約的情況僅僅通過口頭協議、君子協定來處理問題，等到出現大的損失時難以去追究對方責任，或由于高校自身原因也常常造成違約被對方鉆空子或被追究責任，或者由于合同執行有偏差可能導致學校經濟損失或信譽損失等風險。

4.采購驗收風險。人為因素造成的所采購設備在驗收時沒有依據合同條款規定的規格、質量等進行審核和驗收造成設備質量不過關，或者設備型號不對路以低型號冒充高型號充在價格上打擦邊球造成賬實不符或資產損失的風險。

（二）高校物資采購外因型風險

1.合同欺詐風險。比較典型的就是簽訂空頭合同，供應商本身只是個“皮包”公司，將合同轉手倒賣從中牟利，而學校所需要的設備卻無法得到保證，特別是一些定制設備。還有的情況是供應商故意設置合同陷阱，無故終止合同，更改合同條款，違反合同規定等做法。

2.采購價格風險。供應商通過串標、找人陪標等不法手段操縱投標環境，故意抬高價格，使高校在采購時蒙受價格損失；由于國際、國內市場商品價格、匯率等波動的影響導致學校蒙受價格下跌的損失。

3.采購質量風險。供應商提供的設備質量不符合要求，從而對學校教學任務的正常開展造成不良影響，或者對達不到科研人員的科研的需要造成設備嚴重浪費，使學校在經濟、聲譽等方面造成損害。

4.技術進步風險。由于新技術不斷推陳出新，有時候剛剛采購的設備已經無法使用或無法得到高效使用，面臨著被淘汰的風險。

二、高校物資采購管理審計的關鍵控制點及審計重點

在上述風險識別和評估的基礎上開展物資采購管理審計時應該以物資采購風險管理防范為中心，對物資采購全過程開展全方位審計。根據高校物資采購審計的實際，可以將項目管理式審計和過程參與式審計兩種審計模式加以結合運用。審計中應緊緊把握住高校物資采購內部控制活動的關鍵控制點，防止在關鍵控制點上出現舞弊行為。高校物資采購內部控制活動主要包括職責分離控制、計劃控制、設備采購招標控制、設備驗收控制、合同控制、付款控制、憑證和記錄控制等，下面就以內部控制活動出發進一步明確審計的范圍和重點。

（一）物資采購的職權分離檢查

高校物資采購的主要業務有：根據學校發展規劃、教學科研計劃確定所需要的設備，尋求能夠滿足這些需求的供應商和最低價格，確定供應商并簽訂購貨合同，對設備進行調試驗收，確定是否接受設備，進行會計記錄，核準付款等。這些業務中，內部審計人員應對需要職務分離業務進行檢查：學校是采購業務涉及的相關部門的崗位職責、權限是否明確，確保不相容職務相互分離、相互制約、相互監督。各學院、部門對設備需求的立項申請必須由學校資產管理部門組織論證審批，然后才能提交采購部門實行采購；付款審批人和付款執行人不能同時執行采購尋求供應商和價格談判。采購執行人不能同時承擔設備驗收工作；設備的采購人和使用人應與賬簿記錄人分離。付款的申請、審批與執行付款的申請人與審核付款的人應同付款執行人職務分離，并且記錄應付賬款的人不能同時擔任付款業務。

（二）物資采購計劃控制檢查

1.審查采購計劃編制的真實性、合理性、有效性。檢查物資采購計劃的編制是否符合實際，是否從學校發展規劃、年度工作安排出發堅持輕重緩急、合理安排、確保重點的原則；檢查采購計劃審批程序的合規性，有關部門是否依照經審批的采購計劃組織采購，采購計劃有無變更，若有變更是否嚴格按規定的程序進行，對于臨時性或特別緊急設備采購等特殊情況是否經由主管上級領導審批同意并經資金預算負責人簽字同意后采購部門才能辦理采購；檢查采購計劃內容是否完整，是否與經費預算相互銜接；檢查所有設備采購，是否由負責資金預算的部門進行審批。

2.審查物資采購計劃執行情況。采購部門是否按時、保質、保量完成采購計劃任務，采購活動是否滿足了學校教學、科研和管理的需要。

（三）設備采購過程的控制檢查

1.審查采購方式以及供應商選擇的合理性。內部審計人員應根據國家、地方法律法規的要求確定學校是否選擇了適當的采購方式，采購方式的確定是否體現了效益性原則。是否出現把批量采購的規定金額以上的設備進行拆分達到規避招標的情況；是否存在把應該公開招標的項目變成邀請招標甚至單一來源采購；單一來源采購的審批程序是否齊全。要關注定點供應商的選擇程序是否規范，是否對供應商資料進行了嚴格篩選、排序和審批，是否定期復核供應商名單等，檢查邀請招標的供應商數量是否符合規定。

2.招標過程是否公開、公平、公正。審查招標文件是否符合規范。招標文件的實質性條款是否具有傾向性或者有明顯的排斥潛在投標人的不公平條款；招標公告是否在指定媒體發布，發布時間是否符合規定的要求。確定采購報價的合理性，審查采購的詢價、談判、決議過程是否符合規定，有無出現徇私舞弊的情況。審查專家的組成的數量、質量是否符合要求，是否從專家庫中隨即抽取，是否執行回避原則。評標專家組一般由用戶代表、經濟技術專家組成，用戶代表不能擔任專家組的組長。專家評分是否采用量化打分法，評標記錄是否完整，是否采用“最低評標價”等比較科學合理法；評標結果是否在網上公示。

（四）設備采購合同的控制檢查

1.審查采購合同的合法合規性。內部審計人員應審查供應商是否具有簽約資格的主體；是否存在超出定點協議采購名單的供應商；合同的簽訂程序是否合規與合同相關的供應商投標文件、投標承諾書等是否完整；可以聘請法律專家檢查合同內容是否完備、合法，是否符合《合同法》的要求；簽訂合同前是否經過有關部門審查，違約條款、退貨條款、質保條款等必要條款是否遺漏，合同標的、雙方權利義務、履約方式等是否明確等。

2.審查合同執行情況。審查合同內容是否得到全面、嚴格的履行，是否發生合同違約的情況，如屬于供應商違約，是否及時按照合同進行索賠，如屬本單位違約，是否及時處理有關事項并追究相關責任人的責任；如果合同執行中雙方產生經濟糾紛的，應了解具體情況和未來的解決方案；發生合同變更、解除、終止等事項時是否簽署了書面變更協議并履行有關手續。

3.審查付款執行和負債確認情況。內審人員應檢查付款是否符合資金結算制度的要求，是否按照合同確定的付款方式支付給指定收款人，付款手續是否完備。檢查負債的確認是否建立在真實的交易之上，是否在認真核對相關單據的基礎上由財務部門審核確認負債；是否由采購人之外的專人定期與供應商對賬，確保付款業務和負債記錄的真實性和合理性。

4.審查采購合同管理的規范性。作為物資采購活動的重要法律文書，內審人員要特別關注合同的歸檔和保管是否規范，是否包括合同正本、補充協議、技術協議及其他合同附件。

（五）驗收入庫環節的控制檢查

內部審計應關注學校是否設置了獨立于使用人、采購人和會計人員之外的部門或人員來承擔驗收工作，是否建立了完善的驗收制度防止采購人、驗收人和使用人的串通舞弊；驗收時主要責任是檢查所購設備的數量、質量是否符合合同規定的要求。專業設備需要請專家經過儀器實驗進行檢驗，設備驗收必須填寫驗收報告單，并將驗收結果提交給采購、會計等有關部門。當出現設備不符合質量要求時是否根據不同情況及時要求索賠或退貨，是否建立了退貨制度，索賠是否及時、足額入賬。