論勘察設(shè)計企業(yè)項目管理過程中的合同管理

鄭　微

(中鐵工程設(shè)計咨詢集團有限公司，北京　100055)

1　企業(yè)合同管理的概念及分類

1.1　合同(Contract)

指的是平等主體的自然人，法人，其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議[1]。

1.2　合同管理(Contract Management)

是指對合同進行規(guī)范化的管理；企業(yè)合同管理是指企業(yè)對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止，以及審查、監(jiān)督、控制等一系列行為的總稱[2]。合同的訂立、履行、變更、解除、轉(zhuǎn)讓、終止是合同管理當中的主要工作內(nèi)容；審查、監(jiān)督、控制是合同管理的方法與手段。合同管理是貫穿的、完善的、動態(tài)的、實時的管理。合同管理貫穿性是從雙方有合作意向、合同的制定、生效開始，直至合同履行完畢為止，不僅要重視雙方合同簽訂之前，更要對生效后的管理加以重視；完善性就是凡涉及到合同中的內(nèi)容，企業(yè)要將內(nèi)部各部門一起來管理，確保合同約定內(nèi)容的順利實施；動態(tài)性就是對合同實施過程中的修改、變更、補充或中止和終止等不同變化進行掌握；實時性就是對整個合同管理中的變化做到第一時間掌握并處理。

2　鐵路勘察設(shè)計企業(yè)合同管理過程

2.1　管理機構(gòu)及人員職責

因為合同管理的特殊性，一般的勘察設(shè)計企業(yè)都會設(shè)立單獨的合同管理部門及專業(yè)的人員進行管理。鐵路勘察設(shè)計企業(yè)如何設(shè)置合同管理管理部門，采取什么方法進行合同管理，要根據(jù)不同企業(yè)的整體規(guī)模比如注冊資本金的多少、經(jīng)營范圍及其職工的整體素質(zhì)情況等確定[3]。以Z公司為例，合同管理部門設(shè)在集團計劃經(jīng)營處下，統(tǒng)一歸口合同管理工作。部門設(shè)2名部員一名部長，并有一名處長分管合同管理。其職責：

①制定合同管理辦法，負責合同的完整性、資質(zhì)的適宜性和條款的合理性審核及合同簽訂等綜合管理的日常工作，歸口管理集團公司各類經(jīng)濟技術(shù)合同，跟蹤合同執(zhí)行情況；

②統(tǒng)一管理集團公司合同專用章，建立合同專用章使用制度；

③負責合同管理臺賬和合同有關(guān)檔案材料的保管工作，建立合同登記、管理制度。 然而，無論勘察設(shè)計企業(yè)如何設(shè)立合同管理機構(gòu)，都應(yīng)建立完善、嚴密的合同管理制度，要求其條款清晰，責權(quán)明確，并要具有有效的可追溯性及可操作性。

2.2　合同管理流程

合同管理工作應(yīng)當遵循下列原則：

①依法簽訂合同，保證合同的合法性；

②切實履行合同，提高合同的履約率；

③有效監(jiān)控合同，保證資料的完整性；

④及時處理合同糾紛，維護企業(yè)的合法權(quán)益。

(1)合同簽訂之前的管理

進行合同簽訂前的過程控制審查及評審，以確保與產(chǎn)品有關(guān)的各項規(guī)定具體明確，確定勘察設(shè)計企業(yè)滿足合同的各項要求，并確保勘察設(shè)計企業(yè)利益不受損害。以Z公司為例，評審內(nèi)容包括：

①合同是否符合國家政策、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范和本公司經(jīng)營范圍，各項內(nèi)容是否齊全。

②與投標或草簽合同不一致的要求是否得到解決。

③當顧客提供的要求沒有形成文件時，應(yīng)當在接受顧客要求前進行確認。

④各項要求，如質(zhì)量保證要求、技術(shù)要求、工藝、文件數(shù)量等要求在合同中是否都有明確的規(guī)定。

⑤本公司能否滿足合同中各項要求的技術(shù)能力、交付期限的能力。

(2)合同簽訂過程中的管理

從合同簽訂前雙方的準備到合同生效這一過程，就標志著合同簽訂處在實施階段。合同一經(jīng)簽訂，就具有法律效力，雙方必須依合同條款履行。為了使合同從訂立時起就合法、有效，將糾紛和不利于企業(yè)的條款杜絕，合同管理部門必須做好合同簽訂的準備工作。“擬定的合同文書要做到：文字簡潔通順，語言表述準確，責任明確清楚，避免出現(xiàn)易產(chǎn)生歧義和誤解的詞語”[4]。各勘察設(shè)計企業(yè)要盡量使用統(tǒng)一的合同文本，在國家的合同示范文本基礎(chǔ)上制定本企業(yè)合適的各種合同版本(如勘察設(shè)計合同文本，技術(shù)咨詢、技術(shù)服務(wù)、勘探合同文本，總包合同文本等)，請企業(yè)內(nèi)法務(wù)人員核定后作為本企業(yè)的合同示范文本，這樣既可以提高合同管理人員的審核效率又可以使用有利于自身企業(yè)的合同版本。因此，在合同訂立過程中要有企業(yè)的法務(wù)人員嚴格審核，將合同風險降至最低，保證今后合同履行過程中的順利進行，在合同履行過程中產(chǎn)生糾紛也能保證企業(yè)利益的最大化[5]。以Z公司為例：合同管理人員將擬好的合同文本經(jīng)過多部門審核——審核后的整改——領(lǐng)導(dǎo)簽批——簽字蓋章——合同生效。這樣的必經(jīng)流程首先經(jīng)過多部門、多領(lǐng)導(dǎo)審批，提出合同中存在的問題，減少合同中的錯誤。

(3)合同履行階段的管理

建立、完善合同登記工作，落實合同的順利進行。以Z公司為例，合同已經(jīng)簽字蓋章立即完成登記編號備案，將合同錄入合同管理軟件系統(tǒng)，將紙質(zhì)合同及審批過程掃描備案，為日后的查找、變更、補充合同提供方便，并隨時掌握合同履行中的情況，以保證合同正常履行。

實時監(jiān)督保證合同實現(xiàn)。在合同項目實施過程中，因雙方企業(yè)造成工作量變更時，按合同約定期限提交產(chǎn)品比較困難時，合同管理部門人員要及時得到生產(chǎn)部門的信息并上報企業(yè)的主管領(lǐng)導(dǎo)，合同管理部門及其工作人員應(yīng)經(jīng)常與設(shè)計生產(chǎn)部門及相關(guān)職能部門進行溝通協(xié)調(diào)，做到上情下達，下情上報，發(fā)現(xiàn)問題要及時溝通、解決，使合同的履行順利進行，按合同約定的時間向甲方交付合同約定的設(shè)計產(chǎn)品，為維護企業(yè)合法的權(quán)益及時處理糾紛。因為甲方的要求不同而發(fā)生變化，反映到合同履行過程中的爭議時有發(fā)生，此時雙方企業(yè)應(yīng)及時主動溝通，爭取協(xié)商解決。如雙方無法達成一致，只能按合同中約定，由一方所在地人民法院解決或者由當?shù)刂俨梦瘑T會解決。

4　結(jié)束語

綜上所述，勘察設(shè)計企業(yè)的合同管理是維護企業(yè)項目管理及生產(chǎn)經(jīng)營活動的重要環(huán)節(jié)，是企業(yè)項目管理的重要內(nèi)容，企業(yè)中職能機構(gòu)重要組成部分，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟利益和企業(yè)自身信譽。因此，要對勘察設(shè)計企業(yè)的合同管理加以重視和強化，盡量將經(jīng)營中的風險降至最低，確保企業(yè)在合同管理過程中合法性和預(yù)定經(jīng)營目標的圓滿完成。

[1]合同管理-管理百科(http://baike.themana)

[2]張曉遠.項目管理系列教材：項目合同管理[M].北京：機械工業(yè)出版社，2008

[3]劉和山，李普紅，周意華.設(shè)計管理[M].北京：國防工業(yè)出版社，2005

[4]梁永寬.項目管理中的合同治理與關(guān)系治理[D].中山大學，2008

[5]任明.企業(yè)合同風險管理研究[D].天津：天津大學，2006

[6]張遠堂.公司合同管理操作指南[M].北京：中國法制出版社，2008