醫院基建檔案特點和管理

李雪梅

黨的十八大會議的召開為進入深水區的醫改明確了方向，而隨著城鎮化進程的加快，醫院特別是公立醫院將投身到新一輪的建設浪潮中［1］。上項目，搞基建，增床位，擴張規模，各種基建項目如火如荼在公立醫院中開展。如何做好醫院基建檔案管理，為醫院保留好珍貴的歷史財富，成為醫院工作者不可推卸的責任。

1 基建檔案的主要特點

基建檔案以項目為一個檔案單位，涵蓋了從項目審批，建立組織架構進行工程準備、報批、設計、預算、招標和合同，建設準備階段的立項報建、勘查設計、施工招標、施工許可證申辦，工程建設階段進行的質量管理、進度管理、預算控制，工程竣工驗收和交付使用，到最后項目決算一整套完整的項目流程材料。

1.1 基建項目涉及的單位和人員較多，影響歸檔率 一項基建工程要和城建、規劃、環保、消防、設計和勘察、建設、施工、監理、質監和采購等十幾家甚至幾十家部門單位發生聯系，有幾十甚至上百人員參與其中。由于收集的部門、單位眾多，材料的分散增加了收集工作的難度。而人員素質參差不齊，檔案意識淡薄，在文化程度、業務技能、理論基礎等方面各不相同，對基建檔案形成的來龍去脈認識不清，對收集歸檔范圍把握不準確，造成基建材料收集不齊全。

1.2 基建項目建設周期較長，影響完整率 基建工程要經過提議、立項、審批、勘察、設計、施工、竣工、驗收并投入使用一個完整周期，在實際操作過程中還可能遇到資金不到位、設計變更、增加預算和不可抗力客觀因素等原因，一般要經歷一年甚至幾年的建設時間，使基建檔案材料形成時間過長，檔案資料員保存和保管容易丟失。特別是一些基礎隱藏工程和電氣管網工程的記錄單，雖是分項目卻重要和隱蔽而負責人員眾多，不僅易漏責任人的簽字蓋章，還容易丟失不見。

1.3 基建項目專業性較強，影響準確率 基建材料產生于多個專業技術部門，有報建審批表、勘察報告、招投標書、合同協議書等文字文書材料，還有紅線圖、施工執照、驗收記錄單、施工竣工圖、預決算書等報表圖紙材料，形成了文字、圖紙、照片、錄像等多種載體形式。如果收集人員不熟悉基建工程專業知識和項目運作程序，就不知道哪里有材料該收集，在哪個階段要收集上來，則不能及時收集每一個環節的原始材料［2］。

2 加強基建檔案管理工作的措施

基建檔案反映了醫院各個歷史時期的基本建設，是醫院發展的歷史見證。它記載了醫院每個基本建設項目的全過程，可以為醫院中長期規劃和建設提供參考，為醫院產權查證和地界劃分提供依據，更是日后維護維修、改建擴建甚至建筑安全的重要參考依據。

2.1 加強領導，責任到人，建立基建檔案預立卷制度 基建工程質量是“百年大計”，反映醫院基本建設的整體水平。而基建檔案真實反映醫院工程項目管理過程和項目實體的全面貌，對醫院長遠發展有重要意義。醫院領導要提高檔案意識，把基建檔案收集管理工作納入到基建項目管理和考核全過程。有分管領導，設專職檔案資料管理員全程專門負責各部門、每個階段材料的催收和整理。其他相關兼職資料員在做好專業技術工作同時及時收集和上交產生在本部門的資料，建立順暢的基建檔案材料人員網絡體系。

基建工程專職檔案資料員要嚴格把關，規范歸檔材料，做好“誰形成文件資料誰負責收集立卷”的預立卷工作，如合同協議書必須是正本，不能是草稿或副本;簽名簽字要用黑色墨水，不能用圓珠筆、鉛筆和藍、紅墨水;驗收記錄單要簽字蓋章齊全，不要空白和遺漏;文件要保存原件，不能使用復印件;工程圖紙要標注明確，審批蓋章齊全，避免重要的竣工圖收集不規范等等。專職資料員要在每個階段及時整理收集材料，發現有不規范的材料馬上退回去整改，從而避免幾年后項目竣工時發現問題，卻因時間過久而找不到相關人員和部門彌補的永久遺憾和缺失，甚至影響到工程竣工驗收的損失。

2.2 強化收集，監督指導和經濟手段雙管齊下，確保材料收集完整、準確、系統 基建資料收集是基建檔案管理的基礎也是難度最大的工作。收集工作涉牽到多個單位和醫院內部不同科室。不同的單位和部門在項目各個階段有不同的收集任務，作為建設單位的醫院基建辦公室的檔案資料管理員要提前介入項目，了解該項目的規模和使用功能，便于在收集和匯總資料時做到心中有數。

工程準備階段的大量文件主要產生在醫院，資料管理員要做好前期階段的文件材料收集。工程施工階段的資料由施工單位形成，資料管理員要深入項目現場，主動、積極了解工程進度，熟悉每個階段檔案文件的內容，對照收集清單督促指導施工單位、承包單位和監理單位及時上交施工、竣工、驗收各階段的資料，催收缺失的材料。

施工階段包含有土建、水電、照明、供暖、信息、通訊、消防、設備等主體和各分部分項、隱蔽工程種類繁多的基建資料，其材料收集齊全還關系到項目的竣工驗收達標。作為建設單位的醫院在簽訂各種建設項目合同時應把歸檔要求和具體內容向施工各單位作明確要求，利用合同形式對歸檔文件的份數、質量、時間以及違約責任作出具體規定，并和工程結算掛鉤，確保各部門各階段收集的檔案完整、準確、系統［3］。

2.3 加強檔案人員培訓，提高業務素質和專業水平 基建檔案資料管理是一項復雜而細致的工作，而在醫院工作中是以衛生專業技術人員為主，基建后勤管理體制不健全，基建辦公室人員流動性大，資料管理員工程技術專業性不強，又缺乏檔案專業知識，所以工作起來往往顯得比較被動。

廣西壯族自治區民族醫院是一所有50多年歷史的三級甲等綜合醫院，醫院正在進行住院綜合大樓、腫瘤放療樓和職工危舊房改住房改造等多個基建項目。隨著各個大型基建工程的陸續竣工投入使用，醫院的就診醫療條件，職工居住環境和綜合服務能力將得到更大的提升。醫院領導要建設工程和檔案管理兩手抓兩手都要硬，選拔一位愛崗敬業，工作細致的管理人員通過業務培訓使之掌握工程專業知識又了解檔案業務知識，提高其綜合素質和管理能力，從而確保基建檔案管理工作的質量和效率，讓基建檔案管理成為醫院和院長一項功在當代，利在千秋的事業。

［1］楊郁素，邱衛黎，歐陽俠.以基建檔案為例淺談做好醫院檔案歸檔與管理工作.中外醫療，2009，23:95-96.

［2］崔志剛.醫院基建檔案管理控制的認識.山西檔案，2010，增刊:52-53.

［3］申曉寧，朱偉文.建立虛擬管理模式提高基建檔案工作水平.蘭臺世界，2008，3:35-36.