電子文件原始性對檔案工作的影響及對策

賈彥俊

【摘要】從當前檔案工作者的角度對電子文件定義、特點，電子文件與紙質文件的原始性進行認定，對電子文件的特定表現進行闡述。電子文件對檔案本質性、來源原則、研究內容及檔案界所應采取的對策進行分析、論證。

【關鍵詞】文件；原始；檔案；影響；對策

當前檔案工作者的重要使命就是開發和利用檔案信息資源，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設和諧社會服務。并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

一、電子文件定義及其特點綜述：

所謂電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

1、電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要借助現代辦公設備才能閱讀利用；

2、電子文件可以直接由計算機等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

3、電子文件的利用是可共享的，也不再受時間和距離的影響：

4、電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

二、電子文件原始性的認定：

對于紙質文件來說，內容的原始性附著在形式的原始性上，人們可以借助形式的原始性來證實和確認內容的原始性。紙質文件的原始性體現為內容和形式的統一，對于任何一項形式上的變化，人們都有理由對它的原始性表示懷疑。但電子文件的內容與形式是相對獨立的，不僅內容易于變化，而且失去了固定的形式，因此，對電子文件的原始性進行認定是非常困難的。主要表現在以下幾個方面：

1、電子文件易于修改，而且改動后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內容發生變化的可能性總是比紙質文件要大得多，從而使人們感到把握其內容原貌的困難。在網絡上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。

2、電子文件制作過程的虛擬化使得對其原件的界定難于實現。電子文件的制作者不一定像制作紙質文件那樣必須制出一份或一批原件來行使其職責，有時它只不過制作一個“窗口”，將必要的信息集中在一起，并在需要的時候將其輸出。在不同時間、不同地點、由不同人獲得的同一內容文件可以毫無區別，無法區別其中哪個是“原件”，哪個是“復制件”。

3、電子計算機軟硬件技術的不斷更新換代，迫使電子文件必須不斷地適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的改變為代價。因此，長期保存的電子文件很可能在結構和格式上與最初形成的大不相同。

4、電子文件不再具有固定的存儲載體，根據利用需要，人們可以采用不同的方式輸出。對于長期保存的電子文件，還需要定期進行復制，轉換載體，以防信息損失。電子文件沒有了固定的載體，也就無法通過載體來判定電子文件的原始性。

三、電子文件對檔案學理論的影響：

1、對檔案本質屬性的影響

原始記錄性是檔案的本質屬性。這種原始記錄性一方面表現在檔案的內容上，另一方面表現在檔案的形式上，如當事人的親筆手稿、領導者的親筆簽署等，都表現出真實的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區別于圖書、情報、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定電子文件能否作為檔案是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。

2、對檔案來源原則的影響

來源原則包括兩個方面：從外部來看是尊重全宗，從內部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產生，后者愈益受到普遍關注。因此，要確定檔案的來源，不可僅局限于尋找一個恰切的定義，或僅要求完整地保護全宗與文件系列，按照原始順序進行整理等，而必須正確說明檔案的原始聯系，了解在整個生命周期中文件組合的變化，應隨著客觀實際的變化，豐富和發展來源原則。

3、對檔案學理論研究內容的影響

檔案學理論研究的內容是由研究對象所決定的。以往的檔案學理論研究是以紙質檔案為主要對象。如電子文件的整理排序技術、信息安全保護技術、計算機病毒防治技術等等，都將成為檔案學理論研究必不可少的內容。

四、檔案界所應采取的對策：

1、做好歸檔電子文件的技術處理工作，實施電子文件管理戰略。也就是說，通過采取技術處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質文件一樣發揮社會效用。

2、解決好電子文件的保存問題。以化學磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因為它的信息讀出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質層上的信息被密封在塑料保護層內，不怕外界磁場的影響，不會直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。目前，對于長久保存的電子文件，需要定期進行復制，以防止信息損失。

3、使檔案管理向立體化方向發展。因此，在原有平面結構基礎上，又增加了一項檔案信息載體內容，就構成三維空間，形成了立體化的管理結構。

4、檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。我國檔案人員要適應信息技術和檔案事業的發展必須采取積極措施抓好知識更新，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發展的需要。可以肯定，加快檔案人員知識結構的變革，多途徑、多層次培養人才，是檔案工作迎接信息技術革命最根本的對策。